Report e certificazione dei tempi di lavoro

Il report dei tempi di lavoro è un documento in cui si certifica che la distribuzione del libro paga riflette con precisione il tempo di lavoro impiegato. Il report e la certificazione dei tempi di lavoro rappresentano un requisito fondamentale per la maggior parte delle ricerche finanziate da sponsor. Le organizzazioni devono presentare agli sponsor la certificazione del tempo di lavoro impiegato per i vari progetti. La reportistica dei tempi di lavoro si applica per i dipendenti che lavorano su progetti sponsorizzati. Per poter essere certificato, il tempo di lavoro deve essere uguale al 100% per il dipendente e il periodo.

Nell'elenco seguente sono riportati i tipi di tempo di lavoro che è possibile certificare:

• Tempo di lavoro concordato: percentuale di tempo concordata per lo sponsor di sovvenzioni per lo specifico dipendente di progetto.
• Tempo di lavoro pianificato: valore predefinito per il tempo di lavoro concordato. Il tempo di lavoro pianificato è la percentuale di tempo che il dipendente di progetto prevede di impiegare per l'esecuzione di attività relative al progetto sponsorizzato. Il tempo di lavoro pianificato viene utilizzato come base per gli importi degli impegni per retribuzioni.
• Tempo di lavoro effettivo: quantità di tempo effettivamente impiegata per un progetto. Il valore è espresso come percentuale del tempo totale impiegato per l'esecuzione di attività per un istituto per il periodo di reportistica. Il tempo di lavoro effettivo è un campo derivato che viene modificato ogni volta che viene elaborato un periodo di manodopera.
• Tempo di lavoro certificato: il processo di certificazione del tempo di lavoro dichiarato per i dipendenti rispecchia il lavoro effettivamente eseguito. La certificazione dei tempi di lavoro è una verifica del 100% del tempo di lavoro per il periodo di reportistica. La percentuale del tempo di lavoro per il periodo di reportistica deve corrispondere al 100%.

La manodopera viene generalmente ripartita in un programma o in un periodo di reportistica allineato al periodo del libro paga. Il tempo di lavoro viene certificato per più periodi del libro paga. I programmi di manodopera vengono in genere specificati su base settimanale, bisettimanale, quindicinale o mensile. I programmi dei tempi di lavoro vengono in genere specificati su base trimestrale o semestrale. Tutte le percentuali corrispondono a percentuali medie dei record di ripartizione della manodopera elaborati. Nel modulo di certificazione vengono visualizzati la ripartizione della manodopera per ciascun periodo e il numero di periodi di manodopera inclusi nel periodo del tempo di lavoro. La manodopera di un dipendente, ad esempio, presenta una ripartizione mensile, mentre il tempo di lavoro viene certificato trimestralmente. Le percentuali effettive della ripartizione della manodopera vengono quindi sommate e divise per 3. La percentuale media effettiva viene visualizzata per progetto da certificare. La percentuale media effettiva può essere inferiore al 100%. Per poter procedere alla certificazione, la percentuale del tempo di lavoro per il periodo del tempo di lavoro deve corrispondere al 100%.

Nella scheda Ripartizione manodopera del progetto di contabilizzazione definitiva è presente un valore che indica se per il progetto è necessaria la certificazione dei tempi di lavoro. Il valore predefinito è No. Nei moduli di certificazione dei tempi di lavoro, questo valore è visualizzato nella colonna Certificazione obbligatoria. Questa colonna indica i progetti sponsorizzati a livello federale e per i quali è obbligatoria la certificazione dei tempi di lavoro. Nell'elenco dei periodi di tempo di lavoro aperti è disponibile una colonna Certificazione obbligatoria derivata. Se è obbligatoria la certificazione del tempo di lavoro per un'assegnazione o un progetto, viene visualizzato il valore Sì. Dopo l'apertura della certificazione dei tempi di lavoro per il periodo, viene visualizzata una colonna che indica se è obbligatoria la certificazione per il progetto.