Tolleranze di abbinamento
L'organizzazione utilizza le tolleranze di abbinamento per determinare una discrepanza accettabile tra gli importi di fatture e ricevimenti/ordini di acquisto. Ciascuna regola prevede delle tolleranze per l'abbinamento, per i messaggi di verifica dell'ordine di acquisto, per i messaggi di riconciliazione e l’assistenza. Le tolleranze sono definite per tutte le regole di abbinamento, al fine di automatizzare il processo corrispondente. Le tolleranze relative ai messaggi stabiliscono quando inviare messaggi relativi alla riconciliazione, all’assistenza di tipo in base alla quantità e al tipo importo.
Le tolleranze consentono di abbinare le transazioni anche quando non c’è corrispondenza esatta fra importi e quantità. Senza le tolleranze di abbinamento, l’operatore sarebbe costretto a intervenire su tutte le transazioni che non hanno una corrispondenza esatta. Per ignorare la differenza, impostare un importo della tolleranza o una percentuale dell’importo della fattura per ogni regola di abbinamento. Le tolleranze vengono definite per gli importi o le percentuali che superano o sono inferiori al rapporto fra gli importi di ricevimento/ordine di acquisto e fattura. Se la differenza fra la fattura e il ricevimento/ordine di acquisto è pari o inferiore a questo importo, la fattura sarà abbinata. Se un importo specifico e la percentuale di zero variano e varia anche la fattura e il ricevimento/ordine di acquisto, allora la fattura non potrà essere abbinata senza l’intervento di un operatore.
Quando si impostano le tolleranze di abbinamento, selezionare le opzioni che determinano come gestire la differenza tra gli importi del ricevimento/ordine di acquisto e gli importi delle fatture, in base alla tolleranza definita per importo e percentuale:
- Opzione E
Se la discrepanza della fattura è esclusa dalla tolleranza sia di importo sia di percentuale, l'abbinamento non verrà eseguito.
Poniamo ad esempio una tolleranza di importo pari a 5,00 EUR e una tolleranza percentuale pari al 10%. Il ricevimento è pari a 100 EUR e la fattura è di 111 EUR. La discrepanza della fattura sarà quindi pari a 11,00 EUR. In questo caso, non viene eseguito alcun abbinamento perché la discrepanza rilevata supera sia la tolleranza di importo (5,00 EUR) sia la tolleranza percentuale (10% o 10,00 EUR).
- Opzione OPPURE
Se la discrepanza della fattura è esclusa dalla tolleranza di importo o di percentuale, l'abbinamento non verrà eseguito.
Poniamo ad esempio una tolleranza di importo pari a 5,00 EUR e una tolleranza percentuale pari al 10%. Il ricevimento è pari a 100 EUR e la fattura è di 106 EUR. La discrepanza della fattura sarà quindi pari a 6,00 EUR. In questo caso, non viene eseguito alcun abbinamento perché la discrepanza rilevata non rientra in una delle due tolleranze impostate, ossia la tolleranza di importo (5,00 EUR).
I motivi per cui una fattura e un ricevimento non corrispondono in maniera esatta possono essere rappresentati da problemi di ricezione, errori nella determinazione dei prezzi e errori di inserimento dati. La differenza di tolleranza può essere gestita in due modi: pagando la fattura completamente oppure riaddebitando al fornitore la differenza fra fattura e ricevimento. Il riaddebito viene generato in automatico.
Per ottenere una regola di abbinamento a livello di dettagli: se la regola di abbinamento viene definita in modo da utilizzare il costo unitario per confrontare gli importi di tolleranza, allora la quantità di ricevimento deve corrispondere alla quantità della fattura.
Nel caso di un abbinamento a livello di dettagli, le tolleranze vengono utilizzate per la voce complessiva o la voce unitaria. Nel caso di un abbinamento di fatture, le tolleranze vengono applicate all'intestazione della fattura. In linea di massima, le tolleranze di abbinamento delle fatture sono più stringenti rispetto alle tolleranze di abbinamento a livello di dettagli. Per la maggior parte dei processi, oltre alle tolleranze per le differenze di importo, esistono tolleranze per le differenze a livello unitario.