Garanties de soumission électronique
Si vous collaborez avec des fournisseurs potentiels pour des événements dont les montants en dollars sont considérables, il est courant de leur demander de fournir un cautionnement de soumission avec leur réponse. Le cautionnement de soumission est une forme d'assurance qui montre que le fournisseur potentiel peut exécuter la tâche. Surety 2000 permet de saisir un ID cautionnement de soumission, associé à un cautionnement de soumission qui peut être vérifié électroniquement. Les cautionnements de soumission électronique prennent en charge le stockage et la validation électroniques des cautionnements de soumission ainsi que les cautionnements de soumission papier.
Définition d'événements cautionnement de soumission
Définir un événement comme utilisant des cautionnements de soumission dans la section Options de réponse de l'en-tête d'événement. Cocher la case Requérir cautionnement de soumission pour afficher un champ Pourcentage cautionnement de soumission facultatif. Ce champ indique le pourcentage de l'offre totale qui doit être fourni à l'assureur par le fournisseur potentiel. Ce pourcentage doit correspondance au pourcentage pour le cautionnement de soumission électronique. La case Requérir cautionnement de soumission peut être cochée ou décochée jusqu'à ce qu'un fournisseur potentiel soumette une réponse.
Saisie d'ID cautionnement de soumission sur le portail Fournisseurs potentiels
Quand un fournisseur potentiel répond à un événement qui nécessite un cautionnement de soumission, un onglet supplémentaire est disponible pendant le processus de réponse pour ajouter l'ID cautionnement de soumission électronique ou joindre une numérisation de cautionnement de soumission papier. Si le fournisseur potentiel dispose d'un numéro ID cautionnement de soumission de Surety 2000, il peut l'indiquer. Le numéro ID cautionnement de soumission est vérifié avec Surety 2000 en fonction du numéro ID existant, du numéro de fournisseur potentiel correspondant au numéro sur le cautionnement et du numéro d'événement correspondant au numéro sur le cautionnement. Si le fournisseur potentiel n'a pas de numéro ID cautionnement de soumission, cliquer sur le lien dans le formulaire pour accéder au site Web Surety 2000 et commencer le processus d'obtention d'ID cautionnement.
Si l'un de ces éléments ne correspond pas, une erreur s'affiche pour le fournisseur potentiel et il doit utiliser Surety 2000 pour obtenir un ID cautionnement valide. Si l'ID cautionnement est validé, d'autres modifications sont effectuées lors de la soumission pour vérifier que les pourcentages de cautionnement de soumission correspondent, s'ils sont indiqués pour l'événement et que le montant de l'offre n'excède pas le montant du cautionnement de soumission. Si une de ces conditions entraîne une erreur, la réponse ne peut pas être soumise.
Si la réponse peut être soumise, le champ Cautionnement de soumission validé a la valeur Oui de façon à informer l'acheteur que l'ID cautionnement de soumission du fournisseur potentiel a été validé. Si le fournisseur potentiel ne saisit pas d'ID cautionnement de soumission pour la réponse, un message sur le formulaire de soumission indique qu'il doit fournir un cautionnement de soumission papier. Si un cautionnement de soumission papier est soumis en pièce jointe, un message s'affiche indiquant que le fournisseur potentiel doit fournir une copie physique du cautionnement de soumission papier.
Vous ne pouvez pas soumettre un cautionnement de soumission électronique et papier. Le texte en haut du formulaire Cautionnement de soumission est défini par l'utilisateur. Il a une valeur par défaut, mais peut être modifié dans Société de sourcing sous Texte de cautionnement de soumission.
Soumission manuelle de réponses avec cautionnements de soumission papier
Si un fournisseur potentiel fournit une réponse manuelle avec cautionnement de soumission papier, cette information peut être jointe à la réponse en numérisant le cautionnement de soumission papier et en le joignant à la réponse dans le champ Joindre cautionnement de soumission papier. Lorsqu'un cautionnement de soumission papier est joint à une réponse, le cautionnement de soumission est validé.
Cautionnements de soumission dans les formulaires d'analyse
Lors du processus d'analyse des réponses d'événement, pour consulter les informations sur les cautionnements de soumission électronique, cliquer sur le bouton . Pour afficher les cautionnements de soumission électronique qui ont été numérisés et joints, cliquer sur le bouton Afficher cautionnement de soumission papier
Si un cautionnement électronique n'a pas encore été validé pour un événement, cliquer sur le bouton et joindre un cautionnement de soumission papier. Sinon, l'événement ne peut pas être attribué. Si un fournisseur potentiel a joint un cautionnement de soumission papier, une action de validation doit encore être exécutée dans les formulaires d'analyse des réponses de façon à ce que le fournisseur potentiel puisse être attribué.