Création de classifications de contrat

Utiliser les classifications de contrat pour classer vos contrats et les organiser. Vous indiquez des options qui affectent des contrats, des modifications et des avenants.

  1. Sélectionner Gestion des approvisionnements > Configuration de la gestion des approvisionnements > Gérer les contrats > Classifications de contrat.
  2. Cliquer sur Créer.
  3. Sélectionner le groupe de contrats pour affecter la classification.
  4. Indiquer la classification de contrat et la description.
  5. Indiquer les informations suivantes :
    Type approbation
    Sélectionner un type d'approbation.
    • Aucune approbation : La classification n'est pas utilisée pour effectuer les approbations.
    • Approbations sans annotations : Les contrats inclus dans cette classification utilisent Automatisation des processus pour approuver le contrat. Aucune annotation de document ou de contrat ne fait partie de ce processus. Un processus Automatisation des processus nommé cmcontractappr.lpd est utilisé à la place.
    • Approbations avec annotations de document : Les contrats dans cette classification utilisent Automatisation des processus pour acheminer un document avec annotations aux approbateurs internes, puis pour transmettre le document annoté à un fournisseur potentiel pour négociation. Un flux d'automatisation de processus nommé CMWordAppr.lpd est utilisé.
    • Approbations avec annotations de contrat : Les contrats dans cette classification utilisent des formulaires de contrat et Automatisation des processus pour acheminer un contrat entre les contacts principaux du contrat, les approbateurs internes et les fournisseurs potentiels. Ces rôles peuvent apporter des modifications directes aux conditions générales et utiliser des annotations pour indiquer des modifications. Ce processus permet aux fournisseurs potentiels d'utiliser le Portail Fournisseurs potentiels pour créer des annotations dans les formulaires du contrat. Un flux d'automatisation de processus appelé ContNegFinalAppr.lpd est utilisé.
    Utiliser IDM
    Cocher cette case pour enregistrer des documents contractuels dans IDM.
  6. Dans l'onglet Détail de classification, indiquer les informations pour les articles non service :
    Code marchandise requis pour les articles non service sur les lignes du contrat
    Si cette case est cochée et que la classification n'est pas définie sur la valeur par défaut d'un enregistrement de fichier maître article, le code marchandise doit être indiqué sur la ligne du contrat (pour les articles spéciaux) ou sur l'enregistrement du fichier maître article (pour les articles du fichier maître article) avant de pouvoir créer une ligne accord sur la ligne de contrat.
    Code fabricant requis pour les articles non service sur les lignes du contrat
    Si cette case est cochée et que la classification n'est pas définie par défaut à partir d'un article fournisseur, un code fabricant doit être indiqué sur la ligne du contrat. Si l'article fournisseur existe mais n'est associé à aucun code fabricant, celui-ci doit être indiqué sur l'article fournisseur.
    Numéro de fabricant requis pour les articles non service sur les lignes du contrat
    Si cette case est cochée et que la classification d'un article fournisseur n'est pas utilisée, un numéro de fabricant doit être indiqué sur la ligne du contrat. Si l'article fournisseur existe mais n'est associé à aucun numéro de fabricant, celui-ci doit être indiqué sur l'article fournisseur.
  7. Indiquer les informations suivantes pour les services :
    Code marchandise requis pour services sur les lignes du contrat
    Si cette case est cochée, le code marchandise doit être indiqué sur la ligne du contrat de service avant de pouvoir créer une ligne d'accord.
  8. Pour tous les types d'article, indiquer les informations suivantes :
    Afficher informations de santé sur les lignes du contrat
    Cocher cette case pour afficher les articles pour le secteur de la santé sur les lignes de contrat.
  9. Dans la section Valeurs par défaut de contrat, indiquer les informations suivantes :
    Modèle de document
    Sélectionner un modèle par défaut à utiliser avec les contrats qui sont affectés à cette classification. Ces modèles sont utilisés pour créer des documents de contrat et des documents d'avenant.
    Modèle avenant
    Sélectionner un modèle par défaut à utiliser avec les contrats qui sont affectés à cette classification. Ces modèles sont utilisés pour créer des documents de contrat et des documents d'avenant.
    Eligible pour la création d'événement
    Cocher cette case pour créer un événement après l'activation du contrat. Si cette case est cochée, la valeur par défaut de la classification est utilisée sur le contrat.
    Autoriser le fournisseur potentiel à consulter les commentaires/pièces jointes sur le portail
    Lorsque cette case est cochée, les fournisseurs potentiels peuvent consulter les commentaires et les pièces jointes sur Portail Fournisseurs potentiels.
    Remplacer par ligne de contrat active définit l'état sur Modification
    Lorsque cette case est cochée et qu'une ligne de contrat est modifiée sur un contrat actif, la ligne devient une modification.
  10. Spécifier les informations suivantes pour les options de modification de commande :
    Autoriser ordre de modification
    Cocher cette case pour autoriser la modification des commandes sur un contrat.
    Avenant au contrat ou modification lorsque l'ordre de modification est créé
    Sélectionner s'il faut créer un avenant ou une modification lorsqu'une commande de modification est créée pour un contrat actif.
    Mettre à jour le montant maximum cumulatif du contrat lors des mises à jour de l'ordre de modification
    Cocher cette case pour mettre à jour la quantité maximale cumulative du contrat lorsqu'un ordre de modification est mis à jour.
    Autoriser plusieurs ordres de modification par modification ou avenant
    Cocher cette case pour permettre le traitement de plusieurs commandes de modification avant l'approbation du contrat.
    Autoriser mise à jour directe des champs concernés par ordres de modification
    Lorsque cette case est cochée, vous pouvez mettre à jour les champs directement affectés par des ordres de modification en dehors de ces derniers.
    Créer un document contractuel lorsque l'ordre de modification est effectué
    Lorsque cette case est cochée, un document contractuel est créé automatiquement quand un ordre de modification est effectué. L'état du contrat est pris en compte après l'application de l'ordre de modification.
  11. Après la création du détail de classification, si le Type est défini sur un type d'approbation, un volet supplémentaire s'affiche alors. Cocher au moins une case. Les plupart des options présentent une case Brouillon, Avenant et Modification. Si l'une de ces cases est sélectionnée, le processus d'approbation est déclenché si la validation du contrat est terminée, en fonction du statut due contrat avant sa validation.

    Sauf si une description différente existe pour le champ, la sélection d'une option enclenche le processus complet d'approbation du contrat dans Automatisation des processus.

    Dès lorsque les négociations sont utilisées dans le nom d'un champ, il fait alors référence à la négociation du contrat avec un fournisseur potentiel.

    Avant ces processus, le statut du contrat est Brouillon, Avenant ou Modification. Si une option Avant négociation est sélectionnée, la validation du contrat place le contrat au statut Validé. Si une option Négociation fournisseur potentiel est sélectionnée, le contrat est au statut Négociation après validation ou achèvement de l'approbation du contrat interne. Si une option Approbation interne du contrat requise après négociations est sélectionnée, le statut du contrat est Approbation finale après négociation avec le fournisseur potentiel. Après l'achèvement de ces processus, le contrat passe au statut Prêt pour l'activation.

    Pendant les processus d'approbation du contrat, avant et après négociations avec le fournisseur potentiel, sauf mention contraire, les options suivantes sont disponibles :

    • Approuver : Passe le contrat au statut ou à l'étape suivante dans le processus.
    • Désapprouver : Replace un contrat au statut Brouillon.
    • Rejeter : Place un contrat au statut Inactif et le bloque.
  12. En fonction du Type d'approbation sélectionné pour la classification, les onglets suivants sont affichés :
    1. Si le type d'approbation est défini sur Approbations sans annotations, l'onglet Approbations est affiché.
      Validation interne du contrat requise avant négociations

      Cocher cette case pour interdire toute modification des conditions ou des documents dans Automatisation des processus. Le contrat ne peut être que visualisé.

      Négociations du contrat fournisseur potentiel requises
      Si cette case est cochée, la négociation du contrat avec le fournisseur potentiel peut avoir lieu après la validation du contrat et le cas échéant après l'approbation du contrat interne. Pour ce type, il est supposé que toute négociation du contrat avec le fournisseur potentiel a lieu en dehors du système de gestion des contrats. Lorsque la négociation avec le fournisseur potentiel est achevée, l'une des actions suivantes peuvent être appliquées au contrat : Terminer la négociation, Désapprouver ou Rejeter.
      Validation interne du contrat requise après négociations
      Si cette case est cochée, il est possible de visualiser et d'approuver le contrat dans Automatisation des processus après négociation avec le fournisseur potentiel et l'exécution de l'action Terminer la négociation. L'achèvement de ce processus par l'approbation place le contrat au statut Prêt pour l'activation.
    2. Si le Type est défini sur Approbations avec annotations de document, l'onglet Validation des annotations du document s'affiche alors.
      Validation interne du contrat requise avec annotations de document avant négociations
      Si cette case est cochée, il est possible de mettre à jour les documents dans Automatisation des processus à l'aide des annotations. Seuls les contrats au statut brouillon et avenant utilisent ce processus.
      Validation du contrat requise avant négociations
      Si cette case est cochée, les contrats modifiés utilisent le même processus que les Approbations sans annotations. Il n'y a pas d'annotation de document.
      Négociations du contrat fournisseur potentiel requises
      Si cette case est cochée, la négociation avec les fournisseurs potentiels peut avoir lieu en envoyant les contrats par e-mail aux fournisseurs potentiels et en utilisant des documents annotés envoyés par e-mail. Le processus de négociation par e-mail peut être effectué que cette case soit cochée ou non. Lorsque cette case est cochée, le statut du contrat passe à Négociation.
      Validation interne du contrat requise après négociations
      Si cette case est cochée, il est possible de visualiser et d'approuver le contrat dans Automatisation des processus après négociation avec le fournisseur potentiel et l'exécution de l'action Terminer la négociation. L'achèvement de ce processus par l'approbation place le contrat au statut Prêt pour l'activation.
    3. Si le Type est défini sur Approbations avec annotations de contrat, l'onglet Validation des annotations du contrat s'affiche alors.
      Approbation de mises à jour des conditions générales requise sur le contrat
      Si cette case est cochée, il est possible de modifier les conditions générales à l'aide d'annotations sur le contrat.
      Validation interne du contrat requise avant négociations
      Si cette case est cochée, il est possible de modifier les conditions générales à l'aide des annotations dans Automatisation des processus.
      Négociations de contrat fournisseur requises sur le portail Fournisseurs potentiels
      Si cette case est cochée, il est possible de modifier les conditions générales à l'aide des annotations sur le portail Fournisseurs potentiels.
      Validation finale requise après négociations sur le portail Fournisseurs potentiels
      Si cette case est cochée, il est possible de modifier les conditions générales à l'aide des annotations dans le Automatisation des processus.
      Validation interne du contrat requise avec annotations de document avant négociations
      Si cette case est cochée, il est possible de mettre à jour les documents dans Automatisation des processus à l'aide des annotations. Seuls les contrats au statut brouillon et avenant utilisent ce processus.
      Validation interne du contrat requise après négociations
      Si cette case est cochée, il est possible de visualiser et d'approuver le contrat dans Automatisation des processus après négociation avec le fournisseur potentiel et l'exécution de l'action Terminer la négociation. L'achèvement de ce processus par l'approbation place le contrat au statut Prêt pour l'activation.
  13. Dans l'onglet Sous-classifications, indiquer les informations requises et sélectionner le type comme précédemment pour la classification du contrat. Si le contrat est associé à des classifications et à des sous-classifications, ce sont les paramètres de sous-classification qui sont utilisés. Une classification inactive ne peut pas avoir une sous-classification active.
  14. Cliquer sur Enregistrer.