Application automatique avec la méthode algorithmique
Cette méthode utilise les processus suivants pour appliquer les paiements au comptant :
- Rapprochement un-à-un
- Combinaison de factures
La méthode algorithmique ne s'applique pas aux factures partiellement appliquées et ne traite pas les notes de débit et de crédit. Les escomptes ne s'appliquent pas. Vous pouvez utiliser cette méthode uniquement pour les clients écriture non lettrée.
Conditions de traitement
Pour un rapprochement un-à-un, la différence entre le montant du paiement et le montant de facture doit se trouver dans la tolérance d'écart spécifiée dans le champ Ecart de la section Audit de lettrage automatique. Si la différence entre les montants du paiement et de facture est inférieure ou égale à l'écart, l'application automatique se produit. L'écart s'applique uniquement au rapprochement un-à-un. Etant donné que le processus compare les montants de transaction lors de l'application de la méthode algorithmique, des écarts s'appliquent et des enregistrements d'ajustement sont créés avec un enregistrement appliqué.
Un enregistrement d'ajustement est créé par le système pour un montant d'ajustement automatique. S'il existe un rapprochement un-à-un, le processus combine jusqu'à cinq factures les plus anciennes si la somme est égale au montant du paiement. La combinaison maximale de factures ne peut pas dépasser le nombre maximal de factures indiqué dans Audit de lettrage automatique. L'écart ne s'applique pas lors de la combinaison de factures. Les factures combinées doivent correspondre exactement au montant du paiement et par conséquent, aucun enregistrement d'ajustement n'est créé.
Client écriture non lettrée
Cet exemple montre comment Audit de lettrage automatique traite les enregistrements non soldés d'un client écriture non lettrée. Supposons que le client dispose des options de traitement suivantes :
| Options de traitement | Valeur |
|---|---|
| Ecart | 10,00 |
| Factures maximum | 3 |
| Combinaison | 2 |
Facture et notes de débit sont triées par dates Comptabilité :
| Numéro de transaction | Date Comptabilité | Montant non soldé |
|---|---|---|
| P 101 | 17/10/2016 | 200,00 |
| P 105 | 21/10/2016 | 250,00 |
| P 102 | 30/10/2016 | 100,00 |
| C 201 | 27/10/2016 | 70,00 |
| C 202 | 05/11/2016 | 140,00 |
| I 301 | 10/10/2016 | 150,00 |
| I 302 | 14/10/2016 | 90,00 |
| D 401 | 22/10/2016 | 40,00 |
| I 303 | 29/10/2016 | 100,00 |
| D 402 | 03/11/2016 | 100,00 |
| I 304 | 07/11/2016 | 200,00 |
La méthode algorithmique applique le paiement non soldé le plus ancien à l'écriture non lettrée la plus ancienne ou à une combinaison d'écritures non lettrées. Le paiement non soldé le plus ancien, paiement 101 (200,00), est comparé à la combinaison de factures maximale en ordre d'ancienneté décroissant :
- facture 301 (150,00)
- facture 302 (90,00)
- facture 303 (100,00)
Aucun rapprochement un-à-un ne se produit, car la différence entre le montant du paiement et celui de facture individuelle est supérieure à l'écart (10,00). Même si la quatrième facture, facture 304 (200,00), a le même montant que le paiement 101 (200,00), il n'est pas appliqué car le client définit le nombre maximal de factures à 3.
- Les montants de ces trois factures sont comparés au montant du paiement par combinaison de deux. Etant donné qu'aucune combinaison ne correspond au paiement 101 (200,00), le paiement est ignoré.
- Le paiement non soldé le plus ancien suivant, paiement 105 (250,00), est comparé aux factures non soldées les plus anciennes, les factures 301 (150,00), 302 (90,00) et 303 (100,00).
Aucun rapprochement un-à-un ne se produit, car la différence entre le montant du paiement et celui de facture individuelle est supérieure à l'écart (10,00). Les montants de ces trois factures sont comparés au montant du paiement par combinaison de deux.
Même si la combinaison de la facture 301 (150,00) et de la facture 302 (90,00) se trouve dans la tolérance d'écart (10,00) et est comparée au paiement 105 (250,00), aucune application ne se produit, car l'écart ne s'applique pas lors de la combinaison de factures. Les factures 301 (150,00) et 303 (100,00) sont combinées pour correspondre exactement au paiement 105 (250,00), ce qui crée deux enregistrements appliqués (150,00 et 100,00) pour les factures entièrement appliquées 301 (150,00) et 303 (100,00).
Le paiement non soldé le plus ancien suivant, paiement 102 (100,00), est comparé aux deux factures restantes, les factures 302 (90,00) et 304 (200,00). Etant donné que la différence entre le paiement 102 (100,00) et la facture 302 (90,00) se trouve dans les tolérances d'écart (10,00), l'application a lieu. Un enregistrement appliqué (90,00), y compris l'ajustement de 10,00, et un enregistrement d'ajustement (10,00) sont créés pour la facture 302 entièrement appliquée (90,00).