Traitement des frais ad hoc

  1. Importer les frais en exécutant Interfacer relevés carte d'approvisionnement.
  2. Sélectionner Maintenance de l'interface des relevés de carte d'approvisionnement pour ajouter et gérer les ventilations. Examiner les erreurs rencontrées.
  3. Valider les débits et créer une facture en exécutant Facture et validation relevé de carte d'approvisionnement. Une facture est créée pour la totalité du relevé.
  4. Approuver ou contester les frais dans Relevés carte d'approvisionnement dans l'onglet Facturé. Les approbations peuvent être effectuées à la fois aux niveaux du relevé et de transaction. Des commentaires peuvent être ajoutés dans Détails.
  5. Traiter la facture dans Comptabilité Fournisseurs. La ventilation de facture Comptabilité Fournisseurs est ajoutée à la facture originale quand les frais sont approuvés. Après approbation, l'administrateur peut clôturer ou rejeter les frais. Après un rejet, le titulaire de la carte peut apporter des modifications et réapprouver les frais.
  6. Envoyer le règlement à la banque.
    Le nom du relevé est utilisé dans le fichier CSV pour nommer un groupe de frais qui seront réglés ensemble. Le nom de la facture est le nom de la facture Comptabilité Fournisseurs créée à l'aide de Facture et validation relevé de carte d'approvisionnement.

    Si des frais importés contiennent un numéro de commande d'achat, ils ne sont pas inclus dans la facture créée. Les frais PO sont déjà traités et réglés. Les frais PO sont validés pour approbation et déclarations.

  7. Envoyer le règlement à la banque. Le fournisseur est payé lorsque la carte d'approvisionnement est utilisée.