Création de factures CF

  1. Sélectionner Gérer les factures.
  2. Dans l'onglet Non affecté(e), cliquer sur Créer factures.
  3. Dans le champ Modèle de saisie de facture, sélectionner le modèle de facture.
  4. Dans l'onglet Principal, indiquer les informations suivantes :
    Type de facture
    Sélectionner le type de facture. Une facture augmente le montant dû au fournisseur et, lorsqu'elle est traitée complètement, augmente les soldes de paiement et d'achat du fournisseur. Les options disponibles sont les suivantes :
    • Note de crédit : Une note de crédit diminue le montant qui est dû au fournisseur. Un exemple de note de crédit est une note de crédit d'un fournisseur ou d'un ajustement interne sur le solde du fournisseur. Lorsque le traitement est totalement terminé, il réduit les soldes de paiement et d'achat du fournisseur.
    • Note de débit : Une note de débit est traitée comme une facture et augmente le solde du fournisseur.
    • Acompte : Un acompte est un dépôt ou un paiement que vous effectuez au profit d'un fournisseur avant de recevoir une facture.
    Société
    Indiquer le code société Comptabilité Fournisseurs. Si vous créez une facture interco, ceci représente la société d'origine.
    Niveau de traitement
    Le niveau de traitement est un champ requis. Si votre société ne dispose que d'un niveau de traitement, définissez-le comme niveau par défaut lors de la configuration des niveaux. Une fois la configuration par défaut activée, vous pouvez laisser ce champ vide.
    Fournisseur
    Indiquez un fournisseur à moins qu'une de ces hypothèses soit vraie :
    • Vous créez une facture de rapprochement et un numéro de commande d'achat. Dans ce cas, le numéro de fournisseur figurant sur la commande d'achat est utilisé.
    • Vous créez une facture pour un fournisseur occasionnel. Dans ce cas, vous créez ici le fournisseur occasionnel.

      Pour créer un fournisseur occasionnel, aller dans liste de sélection des Fournisseurs, cliquer sur le bouton Créer un fournisseur occasionnel.

    Fournisseur à payer
    Indiquer le fournisseur à payer.
    Numéro de facture
    Indiquer un numéro de facture. Le numéro de facture doit être unique pour la société et le fournisseur.
    Site de remise
    Indiquer l'adresse fournisseur lorsque les paiements sont remis.
    Date de facture
    Indiquer une date de facture. Les détails concernant la manière dont cette solution utilise la date de la facture et la date d'échéance pour sélectionner les factures à payer figurent dans une autre section de ce guide de l'utilisateur.
    Date d'échéance
    Indiquer la date d'échéance de la facture.
    Conditions de paiement
    Sélectionner les conditions de paiement. Si vous utilisez une condition de paiement, la date d'échéance et les informations d'escompte sont calculées. Si vous avez défini les codes conditions dans Adresse fournisseur, les conditions Site d'expédition ne sont pas utilisées sur la facture. Les codes conditions du site de commande sont utilisés à la place.
    Lieu d'expédition
    Indiquer le lieu d'expédition.
    Montant facture
    Indiquer le montant de la facture. Vérifier que le montant de facture que vous indiquez est égal au montant total des lignes de ventilation des frais.
    Devise
    Indiquer la devise pour la facture.
    Description
    Saisir une description de la facture.
    Code de ventilation
    Indiquer le code de ventilation.
    Unités
    Indiquer les unités lors de l'utilisation d'un code de ventilation.
    Compte
    Indiquer le compte de comptabilisation pour le code de ventilation.
    Catégorie de routage facture
    Indiquer la catégorie de routage facture.
    Centre de coûts valideur
    Indiquer le centre de coûts valideur.
    Catégorie d'approbation
    Indiquer la catégorie d'approbation.
    Date de comptabilisation
    Indiquer la date de comptabilisation du paiement.
    Pour la facturation interco
    Cocher cette case si cette facture est pour une facturation interco.
    Commande d'achat externe
    Indiquez la commande d'achat externe.
  5. Dans l'onglet Supplémentaire, indiquer les informations suivantes :
    Frais supplémentaires
    Indiquer un code de frais supplémentaires si la facture est soumise à des frais supplémentaires.
    Reventiler montant au prorata
    Indiquer le montant des frais supplémentaires.
    Reventiler compte au prorata
    Indiquer la chaîne de compte dans laquelle les frais supplémentaires sont comptabilisés.
    Code de remise
    Indiquer le code remise si la facture est soumise à des conditions de remise. Voici les valeurs par défaut des enregistrements de fournisseurs suivants dans l'ordre de priorité : Fournisseur société, code remise, Fournisseur à payer (site de remise cible normal), Site de commande
    Jours flottants
    Sélectionner le nombre de jours à ajouter à la date de remise calculée.
    Conditions flexibles
    Cocher cette case si la facture est soumise à des conditions flexibles.
    Anticiper
    Cocher cette case pour calculer les avantages concernant une remise ou le paiement intégral d'une facture, en fonction des intérêts acquis sur les montants. Le taux principal requis est spécifié dans l'enregistrement fournisseur.
    Code autorisation
    Sélectionner un code autorisation pour approuver la facture ou une partie du processus Comptabilité Fournisseurs.
    Code diversité
    Sélectionner un code pour identifier une catégorie d'approvisionnements divers.
    Code provision
    Indiquer le code provision.
    Code provision retenue garantie
    Indiquer un code provision des factures, paiements et ventilations pour les accords fournisseurs avec retenue. Si ce champ est renseigné au niveau facture, ce code remplace le code provision Retenue au niveau société et niveau de traitement.
    Code motif
    Indiquer un code motif.
    Type de référence
    Sélectionner une référence de facture pour indiquer le type de numéro que le fournisseur fournit pour le référencement de la facture.
    Référence
    Indiquer une référence utilisateur à gérer avec la facture.
    Facturant
    Indiquer l'adresse facturant.
    Adresse de facturation
    Indiquer l'adresse de facturation.
    Date réception facture
    Indiquer la date de réception de la facture dans Comptabilité Fournisseurs.
    Origine achat
    Sélectionner le fournisseur auprès duquel acheter.
    Numéro de certification
    Indiquer le numéro de certification.
    Date de certification
    Sélectionner la date de certification.
    Montant détail
    Indiquer le montant détail.
  6. Dans l'onglet Paiement, indiquer les informations suivantes :
    Code caisse
    Sélectionner un code caisse valide pour le paiement de la facture. Ce code représente un compte bancaire. Si ce champ est vide, le code caisse affecté à l'un de ces enregistrements est :
    • le site de remise
    • fournisseur
    • classe fournisseur
    • société niveau de traitement
    • groupe paiement
    Code de paiement
    Sélectionner un code de paiement valide pour le paiement de la facture. Ce code représente un type de paiement au comptant ou par traite. Si ce champ est vide, le code de paiement affecté au site de remise, fournisseur, classe fournisseur ou groupe paiement est utilisé.
    Code prestation par défaut
    Sélectionner un code prestation pour la facture. Un code prestation définit une facture comme étant un chiffre d'affaires à déclarer pour le fournisseur.
    Montant chiffre d'affaires à déclarer
    Indiquer le montant reportable de la facture. Si ce champ est vide, le montant reportable est le montant de facture moins l'escompte.
    Fractionner paiement
    Cocher cette case si la facture est éligible pour le paiement fractionné du montant TVA. Le montant fractionné TVA sera inclus dans les fichiers de sortie de paiement.
    Montant du paiement du fournisseur
    Indiquer le montant attendu par le fournisseur pour le paiement de la facture.
    Devise
    Indiquer la devise de paiement du fournisseur.
    Priorité paiement
    Indiquer une priorité de paiement.
    Groupe factures
    Vous pouvez affecter un groupe paiement défini par l'utilisateur à la facture pouvant être utilisé pour la sélection des factures à payer. Si ce champ est vide, le groupe paiement affecté au site de remise ou au fournisseur est utilisé.
    Retenue secondaire
    Cocher cette case si l'utilisation de codes de blocage secondaires est requise pour la facture.
    Paiement séparé
    Cocher cette case pour créer un formulaire de paiement individuel pour cette facture.
    Payer immédiatement
    Cocher cette case si le paiement immédiate est requis pour la facture.
    Pièce jointe
    Cocher cette case si une annexe est requise avec le paiement de la facture.
    Numéro de paiement
    Pour créer un paiement par traite provenant du fournisseur, indiquez le numéro du paiement par traite.

    Pour créer un paiement manuel pour la facture, indiquer le numéro de paiement. S'il est indiqué, le code de paiement doit être un code transaction paiement traite ou comptant valide défini pour le paiement manuel dans Gestion de trésorerie. Si le code de paiement nécessite une réservation de paiement manuel, le numéro de paiement doit être réservé dans Réservation formulaires manuels.

    Si vous définissez des informations de paiement manuel, le paiement manuel ne peut être utilisé que pour cette facture individuelle. La facture doit être une facture avec la devise de référence. Après avoir validé la facture, vous ne pouvez plus changer manuellement les informations de paiement.

    Utiliser Saisie de paiement comptant ou Saisie de paiement par traite pour :

    • créer un paiement manuel pour plusieurs factures
    • créer un paiement manuel pour une facture avec la devise de référence ou
    • appliquer plus d'une facture à un paiement.
    Date
    Si vous indiquez un numéro de paiement pour un paiement comptant, indiquez la date du paiement. Si vous indiquez un numéro de paiement pour un paiement par traite, indiquez la date d'échéance du paiement par traite.
    Montant
    Si vous indiquez un numéro de paiement, indiquez le montant du paiement. Le montant du paiement doit être égal au montant de facture ou au montant de facture moins tous les montants d'escompte.
    Fréquence récurrente
    Sélectionner la fréquence de traitement des factures.
    Nombre de récurrences
    Indiquer le nombre de répétitions de traitement.
    Instructions bancaires
    Indiquer les instructions bancaires pour remplacer les instructions bancaires définies au niveau du fournisseur ou de l'adresse fournisseur.
  7. Cliquer sur Enregistrer.