Traitement pas-à-pas des factures

Le tableau ci-dessous présente un aperçu des étapes clés à effectuer lors du traitement des factures :


Numéro d'étape	Etape clé	Résultat
1	Créer des factures	Il est possible de créer différents types de factures à partir d'un seul et unique formulaire. De nombreux champs sur l'écran de saisie comportent des valeurs par défaut que vous avez définies durant la configuration. Vous pouvez également apporter des modifications aux factures non validées dans ce formulaire.
2	Règles d'approbation	Les règles d'approbation sont définies par le client. Ces règles servent à contrôler une facture, si celle-ci doit passer par un processus d'approbation ou de validation. Cette étape dépend de la manière dont le client configure les règles d'approbation.
3	Valider les factures	Lorsque vous validez des factures, vous les rendez disponibles pour le paiement. Les règles d'approbation ou de validation que vous avez définies pour votre société sont appliquées à cette étape.
4	Gérer les factures	Vous pouvez apporter certains changements aux factures validées avant leur paiement. Vous pouvez par exemple modifier les ventilations de frais et les échéanciers de paiements.
5	Sélectionner les factures pour paiement	Le processus Besoins de trésorerie doit être exécuté lors de la sélection des factures pour paiement. Les paramètres que vous fournissez déterminent les factures validées qui sont planifiées. Vous pouvez d'abord exécuter Besoins de trésorerie en mode sans mise à jour pour vous assurer que vous planifiez les bons paiements.
6	Générer des paiements	Pendant cette étape, vous créez des paiements pour vos fournisseurs. Le programme Création paiement électronique ou Création de bande de paiement ainsi que le Code de paiement déterminent le format du paiement. Reportez-vous à la rubrique Configuration du format de paiement comptant pour le Code de paiement/Code transaction bancaire afin de connaître les options de format de paiement. Le recours à l'automatisation des processus est obligatoire pour créer l'en-tête, les détails et la remise du fichier de sortie paiements.
7	Création d'une liste de paiements au comptant	Cette étape est facultative. Exécutez Registre des paiements pour créer un rapport sur les paiements. Exécutez Registre des paiements avec le Groupe de fournisseurs, le Groupe paiement et l'Option Rapport = Actuel pour consulter le statut des paiements planifiés pour un cycle de paiement actuel.
8	Clôture paiement	Lorsque vous clôturez le cycle de paiement, plusieurs tâches sont effectuées : Création de catégories grand livre Mise à jour des soldes fournisseur Suppression des codes de blocage temporaire au niveau des fournisseurs et des factures Modification du statut des factures qui passent de Validé à Historique et ne peuvent plus être maintenues Création des prochaines occurrences de facture récurrente
9	Journaliser les ventilations	Utiliser Journaliser aperçu en mode sans mise à jour pour passer en revue les ventilations à comptabiliser. Après la comptabilisation, utiliser Afficher ventilations journalisées pour voir celles qui ont été comptabilisées dans Comptabilité générale.
10	Clôturer une période	Si vous sélectionnez Contrôle système dans la solution Comptabilité générale, vous devez traiter la clôture de période à la fin de chaque période comptable. Au cours de cette étape, les dates de transaction CF sont modifiées automatiquement. Cela permet de garantir que toutes les transactions ont été reportées en Comptabilité générale pour la période clôturée.