Création de factures prépayées rapprochées

Les factures prépayées de rapprochement doivent être créées avant de pouvoir rapprocher les factures prépayées avec les réceptions.

Se connecter en tant que Spécialiste Rapprochement et sélectionner Gérer les factures.
Sélectionner un onglet applicable et cliquer sur Créer une facture.
Dans l'onglet Principal, indiquer les informations suivantes :
Modèle de saisie facture

Sélectionner Facture rapprochée.

Commande d'achat

Indiquer le numéro de commande d'achat.

Frais supplémentaires uniquement

Cocher cette case pour indiquer que la facture est uniquement pour les frais supplémentaires de la commande d'achat.

Composant coût pour rapproch.

Cocher cette case pour indiquer que la facture est pour les marchandises, pas les frais supplémentaires.

Créer détails

Sélectionner si les détails de la facture doivent être automatiquement créés à partir de la commande d'achat ou de la réception.

Type de facture

Sélectionner Prépaiement avec rapprochement comme type de facture.

Méthode de prépaiement

Sélectionner la méthode de prépaiement pour la facture.

Société CF

Indiquer le code société Comptabilité Fournisseurs. Si vous créez une facture interco, cette valeur représente la société source. Indiquer la Société-Vers sur la ligne de ventilation.

Niveau de traitement

Le niveau de traitement est un champ requis. Si votre société ne dispose que d'un niveau de traitement, définissez-le comme niveau par défaut lors de la configuration des niveaux. Avec la configuration par défaut, ce champ peut être vide.

Fournisseur
Indiquez un numéro de fournisseur à moins de créer :
- Une facture rapprochée et un numéro de commande d'achat, avec dans ce cas l'utilisation du numéro du fournisseur à partir de la commande d'achat.
- Une facture pour un fournisseur occasionnel, sachant que vous devez dans ce cas laisser vide le numéro de fournisseur.
Numéro de facture

Indiquer un numéro de facture. Le numéro de facture doit être unique pour la société et le fournisseur.

Date de facture

Indiquer une date de facture. Les détails concernant la manière dont cette solution utilise la date de la facture et la date d'échéance pour sélectionner les factures à payer figurent dans une autre section de ce guide de l'utilisateur.

Date d'échéance

Sélectionner une date d'échéance ou les conditions de paiement. Si vous utilisez une condition de paiement, la date d'échéance et les informations d'escompte sont calculées. Si vous avez défini des codes conditions dans Adresse fournisseur, les conditions d'adresse de remise ne sont pas utilisées sur la facture. Les codes conditions du site de commande sont utilisés à la place.

Conditions de paiement

Sélectionner la date d'échéance ou les conditions de paiement. Si vous utilisez une condition de paiement, la date d'échéance et les informations d'escompte sont calculées. Si vous avez défini des codes conditions dans Adresse fournisseur, les conditions d'adresse de remise ne sont pas utilisées sur la facture. Les codes conditions du site de commande sont utilisés à la place.

Montant facture

Indiquer le montant de la facture. Vérifier que le montant de facture que vous indiquez est égal au montant total des lignes de ventilation des frais.

Devise

Indiquer la devise pour la facture.

Montant taxable

Indiquer le montant taxable total de la facture. Si vous indiquez un montant taxable et un code taxe, le montant taxe est calculé en se basant sur le taux défini pour le code taxe dans Taxe.

Montant taxe

Saisir le montant total des taxes de la facture. Si vous indiquez un code taxe, vous pouvez laisser ce champ vide. Le code taxe est utilisé pour calculer automatiquement le montant des taxes en se basant sur le taux défini pour le code taxe. Le montant doit être égal au montant total de ventilation de taxe.

Code taxe

Sélectionnez un code taxe à appliquer à la facture. Le montant des taxes est automatiquement calculé et les lignes de ventilation créées. Si vous affectez un code taxe au fournisseur, vous pouvez laisser ce champ vide. Le code taxe du fournisseur est utilisé.

Ajustement taxe

Vous pouvez indiquer s'il faut remplacer les informations de taxes sur les CS ou les factures rapprochées. Si ce champ est vide lorsque la facture est rapprochée, les détails sont créés en utilisant les informations de taxe à partir de la commande d'achat ou de la réception.

Fournisseur à payer

Indiquez un fournisseur à payer pour la facture. Ceci est utilisé pour envoyer des paiements de factures à un autre fournisseur dans le même groupe de fournisseurs.
La relation fournisseur à payer prend le pas sur les informations de paiement d'un fournisseur normal, en incluant le nom du créancier, l'adresse de paiement, le site de remise, les codes de paiement et l'encaissement du fournisseur. Le paiement de la facture est créé pour le fournisseur à payer, mais le fournisseur original, facturé, accumule le solde de paiement.

Code de remise

Pour la remise du paiement de la facture à un autre site de remise au fournisseur, sélectionnez un code valide de site de remise. Le montant de facture d'acompte est accumulé sur le solde de site de remise du fournisseur. Le paiement de facture est remis à l'adresse définie pour le site de remise. Si ce champ est vide, le site de remise habituel du fournisseur est utilisé.

Catégorie de routage facture

Indiquer la catégorie de routage facture.

Code provision

Indiquer le code provision.

Centre de coûts valideur

Indiquer le centre de coûts valideur.

Catégorie d'approbation

Indiquer la catégorie d'approbation.

Autoriser détail article

Sélectionnez si les détails d'articles, qui ne figurent pas sur le PO, peuvent être ajoutés à la facture. Si vous sélectionnez Vrai, vous pouvez accéder à l'onglet Détails divers.

Commande d'achat externe

Indiquez la commande d'achat externe.

Date de comptabilisation

Indiquer la date de comptabilisation du paiement.
Dans l'onglet Options, indiquer les informations suivantes :

Code prestation par défaut

Indiquez le code prestation par défaut.

Montant chiffre d'affaires à déclarer

Indiquez le montant minimum requis pour la production de rapports.

Code de blocage

Indiquer le code de blocage.

Référence facture

Indiquez le type de facturation pour la référence des codes.

Code diversité

Indiquez le code diversité.

Code autorisation

Indiquer le code autorisation.

Code provision retenue garantie

Indiquez le code provision par défaut des factures, paiements et ventilations pour les accords fournisseurs avec retenue de garantie.

Description

Indiquez une description des codes.

Référence

Indiquer une référence.

Catégorie de taxe

Indiquez la catégorie de taxes.

Table des devises

Sélectionner une table des devises.

Mnt devise comptable

Indiquer montant en devise comptable.

Taux

Indiquez le taux.

Code de régl. économique extérieure

Indiquer le code de régulation économique étranger.

Langue ISO

Sélectionner la langue ISO.

Pays ISO

Sélectionnez le pays ISO.

Variante

Indiquer la variante.

Date réception facture

Indiquez la date de réception de la facture.
Dans l'onglet Paiement, indiquer les informations suivantes :
Code caisse
Sélectionner un code caisse valide pour le paiement de la facture. Le code caisse représente un compte bancaire. Si ce champ est vide, alors le code caisse qui est affecté à l'un de ceux-ci est par défaut :
- Site de remise
- Fournisseur
- Classe fournisseur
- Niveau de traitement
- Société
- Groupe paiement
Code de paiement

Sélectionner un code de paiement valide pour la facture. Le code de paiement représente un type de paiement comptant et doit être un code transaction paiement traite ou comptant valide dans la solution Gestion de trésorerie. Si ce champ est vide, le code de paiement affecté pour la remise à l'adresse de remise, au fournisseur, à la classe fournisseur ou au groupe paiement est utilisé.

Montant du paiement du fournisseur

Indiquez le montant du paiement fournisseur.

Devise de paiement du fournisseur

Sélectionnez une devise de paiement fournisseur.

Numéro de paiement
Pour créer un paiement par traite provenant du fournisseur, indiquez le numéro du paiement par traite.
Pour créer un paiement manuel pour la facture, indiquer le numéro de paiement. Si le numéro de paiement est indiqué, le code de paiement doit être un code transaction paiement traite ou comptant valide défini pour le paiement manuel dans la solution Gestion de trésorerie. Si le code de paiement nécessite une réservation de paiement manuel, le numéro de paiement doit être réservé dans Réservation formulaires manuels.
Si vous définissez les informations de paiement manuel, le paiement manuel peut être utilisé pour payer uniquement cette facture individuelle. La facture doit être une facture avec la devise de référence. Après avoir validé la facture, vous ne pouvez plus changer les informations de paiement manuel.
Utiliser Saisie des sorties de caisse ou Saisie de traite pour effectuer les tâches suivantes :
- Créer un paiement manuel pour plusieurs factures
- Créer un paiement manuel pour une facture en devise de référence
- Appliquer plusieurs factures à un paiement
Date de paiement

Si vous indiquez un numéro de paiement pour un paiement comptant, indiquez la date du paiement. Si vous indiquez un numéro de paiement pour un paiement par traite, indiquez la date d'échéance du paiement par traite.

Montant du paiement

Si vous indiquez un numéro de paiement, indiquez le montant du paiement. Le montant du paiement doit être égal au montant de facture ou au montant de facture moins tous les montants d'escompte.

Priorité paiement

Indiquer une priorité de paiement.

Groupe factures

Affecter un groupe de factures défini par l'utilisateur à la facture. Cette valeur peut être utilisée pour sélectionner les factures pour le paiement. Si ce champ est vide, le groupe paiement affecté au site de remise ou au fournisseur est utilisé.

Paiement séparé

Cocher cette case pour créer un paiement individuel pour cette facture. Si vous ne sélectionnez pas cette option, un formulaire de paiement est créé pour payer toutes les factures pour le même fournisseur en utilisant Création de formulaires de paiement ou Création de paiements par traite.

Payer immédiatement

Cochez cette case pour planifier la facture pour un paiement immédiat quelle que soit la date d'échéance. Le paiement est effectué lorsque vous exécutez Besoins de trésorerie or Création de paiements par traite.

Pièce jointe

Cocher cette case si le paiement de cette facture nécessite une pièce jointe. Si vous sélectionnez cette option, vous pouvez grouper les paiements nécessitant une annexe lorsque vous exécutez Besoins de trésorerie.

Retenue secondaire

Cochez cette case si la facture nécessite l'utilisation de codes secondaires de retenue.
Cliquer sur Enregistrer.