Tolérances de rapprochement
Les tolérances de rapprochement sont utilisées par l'organisation pour déterminer une divergence acceptable entre les montants des factures et des réceptions/commandes d'achat. Des tolérances sont définies pour chaque règle, rapprochement, Messages coût PO, message de rapprochement et service. Des tolérances sont définies pour toutes les règles de rapprochement en vue d'automatiser le processus de rapprochement. Les tolérances de messages déterminent quand les messages de rapprochement manuel, de service de type quantité et de type montant doivent être créés.
Les tolérances autorisent le rapprochement de transactions si les montants et les quantités ne se correspondent pas exactement. Sans tolérances de rapprochement, l'intervention de l'opérateur est requise pour chaque transaction en cas de rapprochement inexact. Pour ignorer cette différence, configurer un montant de tolérance ou un pourcentage du montant de facture pour chaque règle de rapprochement. Les tolérances sont définies pour les montants ou les pourcentages dépassant vers le haut ou le bas la comparaison entre le montant de réception/commande d'achat et le montant de facture. Si l'écart entre votre facture et votre réception/commande d'achat est inférieur ou égal à ce montant, votre facture sera rapprochée. Si vous indiquez un montant et un pourcentage de zéro et qu'il existe un écart entre la facture et la réception/commande d'achat, la facture ne pourra pas être rapprochée sans intervention.
Lors de la configuration des tolérances de rapprochement, sélectionner les options déterminant le mode de gestion des écarts entre montants de facture et réceptions/commandes d'achat, qui sont liées aux montants et aux pourcentages de tolérance :
- Option ET
Si la divergence de facture est en dehors de la tolérance de montant et de pourcentage, le rapprochement n'aura pas lieu.
Supposons par exemple que vous configurez le montant de tolérance à 5,00 USD et le pourcentage de tolérance à 10 %. La réception est de 100 USD et la facture de 111 USD. La divergence est donc de 11,00 USD. Le rapprochement n'a pas lieu, car la divergence de facture de 11 USD est supérieure à la tolérance de montant (5 USD) et à la tolérance de pourcentage (10 % ou 10 USD).
- Option OU
Si la divergence de facture est en dehors de la tolérance de montant ou de la tolérance de pourcentage, le rapprochement n'aura pas lieu.
Supposons par exemple que vous configurez le montant de tolérance à 5,00 USD et le pourcentage de tolérance à 10 %. La réception est de 100 USD, et la facture de 106ಷ USD. La divergence de facture est donc de 6,00 USD. Le rapprochement n'a pas lieu, car la divergence de facture est en dehors d'une des tolérances, ici la tolérance de montant qui est de 5,00 USD.
Les raisons pour lesquelles une facture et une réception peuvent ne pas rapprocher parfaitement sont : les problèmes de réception, les erreurs de prix et les erreurs de saisie des données. Les écarts de tolérance peuvent être traités de deux manières : payer la facture en totalité ou rétrofacturer le fournisseur pour la différence entre la facture et la réception. La note de débit est automatiquement générée.
Pour une règle de rapprochement Détails : Si vous avez défini une règle de rapprochement qui utilise le coût unitaire pour comparer les montants de tolérance, la quantité de la réception doit être égale à la quantité facturée.
Dans un rapprochement Détails, les tolérances sont utilisées pour l'article ligne Étendu(e) ou ligne Unité. Dans un rapprochement de factures, les tolérances sont appliquées au niveau de l'en-tête de facture. En général, les tolérances de rapprochement Facture sont plus faibles que celles du rapprochement Détails. En outre des tolérances pour les différences Montant, il y a des différences de tolérance Unité pour la plupart des processus.