Options groupe de rapprochement
Un groupe de rapprochement est un groupe de factures et de commandes d'achat/réceptions combiné pour le rapprochement des lignes facture et des réceptions. Les détails de configuration déterminent les réceptions/commandes d'achat et les factures incluses dans le groupe en sélectionnant une option groupe. Les options groupe disponibles sont les suivantes :
- Société/Fournisseur
- Société/Fournisseur/Commande d'achat
- Société/Fournisseur/Commande d'achat/Adresse d'expédition
Cette liste d'options est présentée à partir du moins spécifique au plus spécifique. Plus une option de groupe est spécifique, plus le groupe de rapprochement produit est petit. Des groupes de rapprochement plus restreints peuvent améliorer l'efficacité du processus de rapprochement. Ces exemples de chaque option de groupe sont à considérer :
Scénario
La société ABC ouvre deux nouveaux restaurants. Un de ces nouveaux restaurants est situé à Chicago et l'autre à Minneapolis. En préparation de l'ouverture, la société ABC a récemment commandé un approvisionnement de vaisselle chez Dish It Out, leur fournisseur de vente en gros. Ils ont créé trois commandes d'achat :
- PO 800 Argenterie : pour une commande d'argenterie pour le restaurant de Minneapolis
- PO 801 Assiettes : pour une commande d'assiettes pour le restaurant de Chicago
- PO 802 Verres : pour une commande de verres pour les restaurants de Chicago et de Minneapolis
Comme Dish It Out n'avait pas de verres en stock, la société a livré la commande en trois expéditions dès que le stock était disponible. Ce processus a abouti à la création de deux factures et de trois réceptions pour le PO 802 Verres.
Exemple Société/Fournisseur
Avec l'option de groupe de rapprochement Société/Fournisseur, le groupe de rapprochement incluerait toutes les factures et les réceptions ABC pour Dish It Out. Cette option de groupe est la seule qui permette un traitement correct d'une facture associée à de multiples bons de commande.
Exemple Société/Fournisseur/PO
Avec l'option de groupe de rapprochement Société/Fournisseur/PO, le groupe de rapprochement n'inclut que les factures et les réceptions pour une commande d'achat spécifique comme le PO 802 Verres. Il s'agit de l'option de groupe recommandée.
Exemple Société/Fournisseur/PO/Adresse d'expédition
Avec l'option de groupe de rapprochement Société/Fournisseur/PO/Adresse expédition, le groupe de rapprochement est encore plus restreint. Il inclut maintenant uniquement les réceptions et les factures pour une commande d'achat spécifique et une adresse d'expédition spécifique comme Minneapolis.