Suivi des ventes
Le suivi des ventes est utile aux franchiseurs pour suivre le niveau des ventes non facturées, identifier les résultats médiocres ou repérer les inexactitudes. La saisie ordonnée des données de vente d'un cycle commercial et les rapports associés permettent de suivre les résultats du cycle. Par exemple, un examen des résultats des ventes peut révéler que les franchisés ont besoin d'une aide pour augmenter leurs ventes.
Les transactions suivantes peuvent être mises en œuvre aux différentes étapes d'un cycle :
- Ajouter des estimations après la création des ventes
- Ajouter des estimations confirmées par téléphone au cours du cycle
- Ajouter des données de facturation réelle à la fin du cycle
Le recours à des estimations simples et des estimations confirmées par téléphone permet d'enregistrer les montants des ventes préliminaires et les frais associés aux contrats clients.
Vous pouvez contrôler les ventes d'un contrat client en examinant les ventes réellement facturées.
Estimations
Les estimations montrent à quoi ressembleraient les ventes si les ventes du cycle en cours se maintenaient au même niveau que celles du cycle précédent. Les estimations simples sont strictement fondées sur les résultats de vente antérieurs. En créant des estimations tôt dans le cycle, vous pouvez établir des prévisions de recettes pour un cycle et les affiner par la suite en créant alors des estimations confirmées par téléphone.
Les estimations sont particulièrement utiles lorsque les frais et les ventes nettes restent quasiment les mêmes d'un cycle à l'autre. Si le cycle en cours d'un contrat inclut des frais disparates et des montants de ventes nettes très différents de ceux du cycle précédent, les montants des estimations auront évidemment moins de sens.
L'existence d'estimations ouvertes (validées) dans l'application peut aussi alerter sur les ventes non facturées du cycle.
Estimations confirmées par tél.
Dans une société de franchise, au cours d'un cycle, les représentants commerciaux communiquent souvent par téléphone ou envoient des résultats de ventes préliminaires. Ces résultats, appelés « estimations confirmées par téléphone », peuvent être extraits dans Facturation des franchises.
Les estimations confirmées par téléphone ont pour objectif de fournir des données préliminaires. Pour le cycle en cours, ces données constituent un indicateur des ventes réelles et des tendances de facturation bien plus fiable que les simples estimations. Les estimations simples sont pour leur part strictement fondées sur les résultats du cycle précédent. Ces données peuvent être utilisées pour établir des résultats prévisionnels de vente pour le cycle concerné.
Résultats préliminaires
Quand vous comptabilisez des estimations et des estimations confirmées par téléphone dans Comptabilité générale, vous enregistrez les données des ventes préliminaires d'un cycle. En exécutant des rapports dans Comptabilité générale, vous pouvez examiner vos résultats de ventes estimés et vérifiés en milieu de cycle.
Eléments organisationnels à considérer
Le suivi des ventes à partir d'estimations simples et d'estimations confirmées par téléphone peut aider votre organisation à améliorer :
- Sa trésorerie en contactant, avant la facturation en fin de cycle, tous les franchisés dont les résultats de vente apparaissent trop décevants.
- Son aptitude à prendre des décisions commerciales importantes et opportunes en fondant ses conclusions sur des indices préliminaires.
Par exemple, vous pouvez mieux identifier les ventes non facturées en créant un rapport sur les estimations en attente et les estimations confirmées par téléphone. L'identification des ventes non facturées permet à vos représentants de relancer les clients pour accélérer le reporting des résultats sur les ventes réelles.
Cette capacité de suivi peut également accélérer le processus de confirmation des ventes, et de facto les processus de facturation et de paiement des factures, améliorant ainsi la trésorerie.
Il vous appartient de décider si ce potentiel d'amélioration de la trésorerie justifie d'investir dans la création d'estimations simples et d'estimations confirmées par téléphone.
Ces données permettront à votre entreprise de prendre des décisions éclairées, basées sur un historique d'estimations fiables.