Création d'entité comptable

Toutes les transactions doivent être associées à une entité comptable.

Remarque

Il se peut que votre organisation emploie un autre terme pour désigner une entité comptable.

  1. Sélectionner Finances > Comptabilité générale > Configuration > Groupe société Finance > Maintenance.
  2. Ouvrir le groupe société Finance et cliquer sur l'onglet Entité comptable.
  3. Cliquer sur Créer.
  4. Indiquer les informations suivantes :
    Entité comptable
    Indiquer un code d'entité comptable unique. Ce code peut comporter jusqu'à 12 caractères alphanumériques. Une fois l'entité comptable enregistrée, vous ne pouvez pas modifier ce code.
    Nom
    Indiquer le nom de l'entité comptable. Une fois l'entité comptable enregistrée, vous ne pouvez pas modifier ce nom.
    Date d'effet
    Indiquer la date à laquelle l'entité comptable entre en vigueur. Si ce champ reste vide, la date du jour est utilisée.
    Modifications ultérieures
    Ce champ est en lecture seule. Cette case est cochée s'il existe des modifications ultérieures pour l'entité comptable.
    Devise comptable
    Sélectionner la devise de l'entité comptable.
    Devise alternative
    Vous pouvez indiquer une devise alternative spécifique à l'entité comptable. Il peut s'agir d'une devise différente de la devise de déclaration pour le groupe société Finance. Par exemple, vous pouvez utiliser deux versions de la même devise pour respecter les exigences locales en matière de déclaration, chaque version ayant son propre taux de change.
    Devise alternative 2, 3
    Vous pouvez indiquer une deuxième et une troisième devise alternative.
    Seuil d'ajustement automatique
    Pour chaque devise, indiquer un seuil pour limiter le montant pouvant être équilibré automatiquement lors de la validation manuelle d'une écriture.
    Statut
    Sélectionner le statut de l'entité comptable.
    Catégorie de comptabilisation
    Vous pouvez sélectionner une catégorie de comptabilisation pour l'entité comptable. Une catégorie de comptabilisation est un attribut associé à une ou plusieurs entités à des fins de comptabilisation pour permettre leur traitement ultérieur.
    Solde quotidien moyen
    Cocher cette case pour activer le solde quotidien moyen pour l'entité comptable. Voir Solde quotidien moyen.
    Configuration de clôture
    Sélectionner la configuration de clôture utilisée par l'entité comptable. La configuration de clôture doit comporter des dates de clôture de période définies pour l'année en cours, l'année précédente et l'année suivante de l'entité comptable.
    Période en cours
    Indiquer la période en cours pour l'entité comptable.

    Si la migration des données est utilisée, deux méthodes sont possibles pour renseigner ce champ.

    1. Indiquer l'exercice en cours pour l'entité comptable. Si vous migrez l'historique, vous devez ouvrir les exercices précédents à des fins de rétrocomptabilisation. Voir le Guide de l'utilisateur Comptabilité générale pour ouvrir une période de rétrocomptabilisation.
    2. Indiquer le premier exercice pour les données que vous migrez en tant qu'exercice en cours de l'entité comptable. Vous n'êtes pas tenu d'ouvrir les exercices ou les périodes précédents pour rétrocomptabilisation si vous utilisez cette méthode. Les étapes suivantes sont requises si vous utilisez cette méthode :
      1. Créer au moins une base de reporting. Assurez-vous que vous affectez des livres et des entités comptables à la base de reporting.
      2. Pour la configuration de clôture indiquée dans la base de reporting, vérifier que les périodes de clôture ont été créées dans la configuration de clôture. Les périodes de clôture doivent être créées pour chaque exercice pour lequel vous migrez des données.
      3. Exécuter l'action Recréer la période entité dans le menu Utilitaires pour chaque configuration de clôture. Exécuter l'action pour une plage d'exercices couvrant tous les exercices de la configuration de clôture.
      4. Exécuter la migration par intégrations comptables.
      5. Exécuter l'action Clôture période pour clôturer les périodes. Lorsque vous clôturez la dernière période d'un exercice, l'exercice en cours de l'entité comptable est mis à jour. Clôturer les exercices dans votre base de reporting pour mettre à jour les soldes d'ouverture de l'exercice suivant.
      Remarque

      Le programme d'écriture comptable CG modifie les données lorsque des écritures sont ajoutées pour les périodes d'entité comptable qui n'existent pas. GLTransactionInterface ne modifie pas les données. Si une période de livre d'entité avec la date de comptabilisation est introuvable, les écritures sont traitées et placées dans la période en cours de l'entité comptable.

    Contrepartie interzone d'unité comptable
    Cocher cette case pour utiliser la contrepartie interzone pour vos unités comptables. Vous pouvez utiliser la contrepartie interzone pour n'importe quel niveau de la structure d'unité comptable.
    Solde par devise de transaction
    Sélectionner l'une des options suivantes pour activer l'équilibrage par devise de transaction lors de la création d'écritures :
    • Aucun solde : Aucun solde par devise de transaction.
    • Montant transaction : Si les montants de transaction ne sont pas équilibrés pour une devise donnée, l'une des procédures suivantes est exécutée :
      • Pour une écriture intégrée, le système génère une transaction d'attente d'erreur dans la devise de transaction pour tout montant de transaction déséquilibré.
      • Pour une écriture validée manuellement, les transactions doivent être équilibrées manuellement par devise de transaction leur validation.
      • Si l'option Ajustement automatique est définie pour l'entité comptable, une transaction d'ajustement automatique est générée dans la devise comptable pour équilibrer les montants en devise de l'écriture.
    • Tous les montants devise : Crée une transaction d'ajustement automatique pour chaque devise de transaction lorsqu'un montant en devise d'une devise de transaction donnée sont déséquilibrés.
    Ajustement automatique
    Cocher cette case pour équilibrer automatiquement les montants en devise. Si cette case n'est pas cochée, vous devez ajuster les montants manuellement.
    Ecriture manuelle non validée
    Cocher cette case pour autoriser l'annulation de la validation des écritures manuelles pour l'entité comptable.
    Systèmes valides
    Indiquer les codes système pouvant être affectés à une entité comptable.
    Validation d'écriture
    Cocher cette case pour demander la validation des écritures avant leur validation. Vous devez définir un montant de validation d'écriture si la validation d'écriture est requise.
    Montant de validation de l'écriture
    Indiquer le montant de l’écriture validée.
    Contourner le code d'approbation
    Sélectionner un code d'approbation à ignorer lors de la validation des écritures. Cette option permet de supprimer l'étape de validation pour le code. Le code Ignorer l'approbation est utilisé si une zone d'activité particulière n'utilise pas le processus de validation d'écriture.
    Code adresse
    Indiquer l'adresse associée à l'entité comptable.
  5. Cliquer sur Enregistrer.