Solicitud automática con el método de algoritmo
El método de algoritmo utiliza estos procesos para solicitar efectivo:
- Coincidencia uno a uno
- Combinación de factura
El método de algoritmo no se aplica a las facturas aplicadas parcialmente y no procesa las notas de débito y crédito. Los descuentos no son aplicables. Solo puede utilizar este método para los clientes que procesan artículos abiertos.
Condiciones de procesamiento
Para obtener una coincidencia uno a uno, la diferencia entre el importe de pago y el importe de la factura debe estar comprendida dentro del importe de varianza especificado en el campo Varianza de Auditoría de solicitud de pago automático. Si la diferencia entre los importes de pago y de la factura es menor que o igual a la varianza, se efectuará la aplicación automática. La varianza solo se aplica a la coincidencia uno a uno. Dado que el proceso compara los importes de las transacciones durante el método de algoritmo, se aplican las varianzas y se crean los registros de ajuste junto con un registro aplicado.
El sistema crea un registro de ajuste para un importe de ajuste excesivo o breve. Si no existe ninguna coincidencia uno a uno, el proceso combina hasta cinco facturas más antiguas si la suma es equivalente al importe de pago. La combinación máxima de facturas no puede superar el número máximo de facturas que se ha especificado en Auditoría de solicitud de pago automático. La varianza no se aplica durante la combinación de facturas. Las facturas combinadas deben coincidir exactamente con el importe de pago y, por consiguiente, no se crea ningún registro de ajuste.
Cliente que procesa artículos abiertos
En este ejemplo se muestra cómo Auditoría de solicitud de pago automático procesa los artículos abiertos para un cliente con artículos abiertos. Supongamos que el cliente tiene estas opciones de procesamiento:
| Opciones de procesamiento | Valor |
|---|---|
| Varianza | 10,00 |
| N.º máximo de facturas | 3 |
| Combinación | 2 |
Las facturas y notas de débito se ordenan por fechas de Contabilidad general global:
| Número de transacción | Fecha de CG | Importe abierto |
|---|---|---|
| P 101 | 17/10/2016 | 200,00 |
| P 105 | 21/10/2016 | 250,00 |
| P 102 | 30/10/2016 | 100,00 |
| C 201 | 27/10/2016 | 70,00 |
| C 202 | 05/11/2016 | 140,00 |
| I 301 | 10/10/2016 | 150,00 |
| I 302 | 14/10/2016 | 90,00 |
| D 401 | 22/10/2016 | 40,00 |
| I 303 | 29/10/2016 | 100,00 |
| D 402 | 03/11/2016 | 100,00 |
| I 304 | 07/11/2016 | 200,00 |
El método de algoritmo aplica el pago abierto más antiguo al artículo abierto o combinación de artículos abiertos más antiguos. El pago abierto más antiguo, el pago 101 (200,00), se compara con la combinación del número máximo de facturas en el orden de factura más antigua:
- factura 301 (150,00)
- factura 302 (90,00)
- factura 303 (100,00)
No ocurre ninguna coincidencia uno a uno porque el pago y los importes de cada factura difieren en más de la varianza (10,00). Si bien la cuarta factura, la 304 (200,00), tiene el mismo importe que el pago 101 (200,00), no se aplica porque el cliente define el número máximo de facturas como tres.
- Los mismos tres importes de facturas se comparan con el importe de pago en combinaciones de dos. Dado que ninguna combinación coincide con el pago 101 (200,00), el pago se omite.
- El siguiente pago abierto más antiguo, el pago 105 (250,00), se compara con las facturas abiertas más antiguas, la 301 (150,00), la 302 (90,00) y la 303 (100,00).
No ocurre ninguna coincidencia uno a uno porque el pago y los importes de cada factura difieren en más de la varianza (10,00). Los mismos tres importes de facturas se comparan con el importe de pago en combinaciones de dos.
Si bien la combinación de la factura 301 (150,00) y la factura 302 (90,00) se encuentra dentro de la varianza (10,00) y se compara con el pago 105 (250,00), no ocurre ninguna aplicación porque la varianza no se aplica durante la combinación de facturas. La factura 301 (150,00) y la factura 303 (100,00) se combinan con el pago 105 que coincide exactamente (250,00), creando dos registros aplicados (150,00 y 100,00) para las facturas 301 (150,00) y 303 (100,00) totalmente aplicadas.
El siguiente pago abierto más antiguo, el pago 102 (100,00), se compara con las dos facturas restantes, la 302 (90,00) y la 304 (200,00). Dado que la diferencia entre el pago 102 (100,00) y la factura 302 (90,00) se encuentra dentro de la varianza (10,00), ocurre la aplicación. Se crean un registro aplicado (90,00), incluido el ajuste de 10,00, y un registro de ajuste (10,00) para la factura 302 totalmente aplicada (90,00).