Facturación y reconocimiento de ingresos

Tareas en la facturación e ingresos del proyecto

Estas son tareas que se pueden realizar en Facturación e ingresos del proyecto:

• Mantener la información de facturación de los proyectos facturables, incluida la información del origen de financiación y los importes de los contratos
• Asignar un cliente a un contrato
• Especificar el porcentaje del proyecto facturado
• Especificar los parámetros de reconocimiento de ingresos independientes del ciclo de facturación
• Calcular varios métodos de reconocimiento de ingresos
• Crear retenedores de contrato de proyecto
• Asignar y calcular tarifas de contrato
• Especificar un importe máximo de facturación de proyecto de contabilización
• Eliminar transacciones y poner en espera
• Asignar y calcular tarifas administrativas o descuentos de origen de financiación
• Asignar y calcular transacciones de carga indirecta de proyecto de contabilización
• Crear grupos de financiación para contratos con varios contratos
• Especificar un porcentaje de la factura de contrato de proyecto para retención
• Transferir transacciones sin facturar en todo o parcial de un proyecto a otro
• Crear una transacción de anticipo
• Especificar un importe máximo de factura al generar facturas
• Especificar un método de facturación de anulación de transitorio.
• Añadir una integración de impresión de la factura de terceros
• Agregar la capacidad de editar un importe de línea de factura, unidad y tasa
• Opcionalmente, regenerar la factura imprimible después de los cambios en los artículos de línea

Financiación del proyecto

Los orígenes de financiación del proyecto de un contrato se pueden agrupar utilizando el campo de grupo de financiación. Cuando una concesión federal requiere una correspondencia, la concesión y los fondos de correspondencia asociados se deben gastar simultáneamente. Si los fondos no se gastan simultáneamente, el beneficiario puede perder la concesión. La concesión federal y sus orígenes de financiación de coincidencia asociados tienen el mismo grupo de financiación.

Cuando se ejecuta la acción Generar facturas, se procesa el primer conjunto de orígenes de financiación con el mismo grupo de financiación y, a continuación, se procesa el siguiente grupo de financiación. El procesamiento se basa en la prioridad, el porcentaje, el importe financiado y el grupo de financiación. Los fondos de correspondencia deben ser siguientes en prioridad para ser procesados y calculados correctamente.

Los orígenes de financiación del proyecto de un contrato pueden incluir una reserva o retención. Una reserva puede ser una tarifa de administración o un descuento. Al generar facturas o reconocer ingresos, el importe total de las líneas de gastos se multiplica por el porcentaje en la reserva de origen de financiación del proyecto. La reserva se designa como la última línea de la factura o del ingreso. Si la reserva es una tarifa, se incrementa el importe total de la factura o de ingresos. Si la reserva es un descuento, se reduce la factura total o el importe de ingresos.

Si utiliza la función de división inicial, la división de financiación se realiza antes de generar las facturas. Consulte Divisiones iniciales.

Retención

Mediante la opción Retención, puede retener un porcentaje de la factura del proyecto hasta que se complete el proyecto. Al especificar la retención, se puede usar un máximo o un grupo de gastos específico como elegible o no elegible para la retención. La retención se calcula en el importe bruto que se factura antes de impuestos. La retención se efectúa únicamente sobre el importe del contrato facturado, no sobre el impuesto de venta. El importe de retención para la factura se designa como la última línea de la factura y reduce el importe retenido del importe de la factura. La retención se efectúa hasta que la mayoría del trabajo se haya completado para garantizar que el contratista o el subcontratista satisfacen sus obligaciones. Cuando se completa el trabajo, se ejecuta la acción Generar factura de retención para crear la factura final para recopilar los importes retenidos. La retención no afecta al reconocimiento de ingresos.

Facturación transitoria

La facturación transitoria es un requisito para el sector de servicios profesionales para clientes externos de facturación.

Transitorio es un método de facturación de anulación que existe en los proyectos de contabilización y los registros de anulación de facturación de proyecto. Se ha añadido una estructura financiera transitoria a la configuración de origen de financiación de proyecto externa y se aplica a cualquier transacción transitoria. La facturación transitoria no tiene ningún margen de beneficio. Los retenedores, la retención, las tarifas y las reservas no se aplican a las transacciones transitorias. Las transacciones transitorias se registran en la cuenta de compensación de acumulación transitoria. No se contabilizan en cuentas facturadas no devengadas o devengadas no facturadas. Las transacciones transitorias no se aplican a los máximos y se suman por separado de los importes de los contratos y de la financiación del proyecto que se utilizan para los máximos. La opción Transitorio no se debe utilizar con orígenes de financiación internos.

No hay ningún requisito de que Transitorio deba funcionar con proyectos patrocinados por concesiones con orígenes de financiación internos. Tampoco se exige la existencia de múltiples orígenes de financiación que incluyan un origen de financiación interno. El método de facturación de reembolso de coste se utiliza para proyectos patrocinados para transferir gastos, sin margen de beneficio, tanto concesiones externas como clientes externos. Si configura un método de anulación de facturación en un contrato de proyecto con financiación interna, se genera un error en la acción de facturas contabilizadas. El error es para el tipo de financiación Fondo interno.

Si utiliza categorías de cuenta, puede realizar esta configuración:

• Una categoría de cuenta para la entrada de acumulación transitoria.
• Categorías de cuenta para costes transitorios de nivel de registro. Por ejemplo, tarifas aéreas, hotel, kilometraje, viajes varios.
• Una categoría de cuenta de resumen para todas las categorías de cuenta transitoria. Esto simplifica la configuración porque la anulación de facturación se puede configurar mediante categorías de cuenta de registro o de resumen.

Facturación y reconocimiento de ingresos

Con la facturación y el reconocimiento de ingresos, puede facturar parcialmente una transacción cuando se ha alcanzado el máximo del contrato o del origen de financiación del contrato. Puede facturar parcialmente una transacción cuando se ha alcanzado el máximo de la factura. Se captura la parte restante de la transacción. Si aumenta el máximo del contrato de proyecto o del origen de financiación de contrato, el resto de la transacción de coste se puede facturar y los ingresos se pueden reconocer.

Cuando se ejecutan las acciones Generar factura o Reconocer ingresos, se incluyen las transacciones parciales. Las transacciones adicionales se incluyen en función de la fecha de transacción. Cuando se asocian tarifas con un contrato y se alcanza el máximo, aparece un icono de alerta en la línea de detalle de factura. La alerta indica qué gastos han alcanzado la cantidad máxima para las tarifas. Si el gasto total se puede tomar, pero no todas las tarifas, tiene dos opciones para distribuir las tarifas. Puede eliminar el gasto hasta que se puedan aplicar todas las tarifas o se pueden facturas las tarifas parciales tal y como están. Cuando se crea una factura o se reconocen ingresos con una transacción parcial, se muestra una nueva ficha en el contrato. Todas las transacciones que no se hayan facturado por completo se muestran en la ficha Transacciones facturadas parcialmente. Todas las transacciones que no se hayan reconocido completamente para los ingresos se muestran en la ficha Transacciones parcialmente reconocidas.

Las transacciones parciales no se crean cuando el importe total de la transacción no se factura o se reconocen porque no hay ningún origen de financiación 100 %. Estos pasos muestran un flujo de cómo y cuándo se calculan las transacciones parciales:

1. Esta lista muestra algunas razones por las que puede que no exista un origen de financiación 100 %:
   • No se definió un origen de financiación para el 100 %.
   • Se ha definido un origen de financiación para el 100 %, pero actualmente está inactivo o el intervalo de fechas no está dentro del parámetro de fecha de origen de financiación.
   • La acción Generar facturas o la acción Reconocer ingresos se ha ejecutado para un único origen de financiación que no está definido para el 100 %.
2. Todos los límites aplicables se calculan:
   • Parámetro máximo de factura de tiempo de ejecución
   • Saldo restante del contrato
   • Saldo de origen de financiación restante
   • Máximo de facturación de proyecto, si procede
   • Tarifas máximas, si corresponde

     Los saldos y los retenedores pendientes que se van a aplicar se tienen en cuenta en estos cálculos.

3. Cada transacción de gastos entrantes se lee y se calcula una factura o un importe de ingresos. Todos los métodos de facturación, como los márgenes de beneficio y las tablas de tasas, se consideran en el cálculo. Se genera el importe que se debe facturar. Además, las tarifas aplicables se calculan como partidas separadas y potenciales.
4. Si no existe un origen de financiación 100 %, el importe calculado del paso 3 se multiplica por el porcentaje de cada origen de financiación válido. Si algún resultado de cálculo supera el saldo restante del origen de financiación, se omite toda la transacción de gastos para todos los orígenes de financiación. Esto también se aplica si se produce algún cálculo de un importe que supera las tarifas máximas.
5. Todas las transacciones y líneas de tarifas asociadas que no se han omitido en el paso 4 se procesan para cada origen de financiación válido. El importe calculado del paso 4 se compara con todos los límites y máximos aplicables y se reduce si es necesario. Si el importe se reduce a cero, la transacción se omite para el origen de financiación, de lo contrario, se crea una línea de factura.
6. Después de procesar todos los orígenes de financiación de la transacción de gastos, si alguna parte del importe del paso 3 no se ha facturado o reconocido porque se ha alcanzado un límite, se crea una transacción parcial. Las transacciones parciales solo se crean si el importe sin facturar ha sido causado por un límite de financiación, no debido a la falta de un 100 %.
   Nota

   Los saldos restantes se actualizan continuamente a medida que se crea cada línea de factura. Por lo tanto, la secuencia de las transacciones entrantes determina cuáles acaban en una factura si los límites son un problema. Por ejemplo, un gasto grande y anticipado puede hacer que la factura supere el importe de los límites máximos y que se omitan varios gastos menores. Los gastos se procesan por orden de fecha de transacción, de más antiguo a más reciente. Si varias transacciones tienen la misma fecha, se procesan en el orden en que se crearon. Las transacciones de gastos sujetas al método de facturación transitorio se ignoran para todos los cálculos de límite.

La facturación y el reconocimiento de ingresos también se pueden configurar para que se aprueben antes de que se contabilicen. Las aprobaciones pasan por Automatización de procesos de Infor antes de contabilizar los registros cuando se seleccionan en la estructura de proyecto empresarial. Se realizan los mismos pasos para generar facturas de retenedor, ajustes de retenedor, facturas y reconocimiento de ingresos. Existe una acción para enviar para su aprobación. Esta acción cambia el estado de aprobación a Enviado para aprobación. El estado del registro permanece en estado creado. Una vez enviado el registro para su aprobación, el aprobador puede aprobar o rechazar los registros. Cuando se aprueba, el estado de aprobación del registro cambia a aprobado. Cuando se rechaza, se muestra una ventana de Comentarios. El aprobador debe especificar una explicación para el rechazo. Esta explicación aparece en el cuerpo del correo electrónico que se envía para el registro. Al rechazar un registro, el estado de aprobación cambia a Rechazado. Si se rechaza un registro, se rechaza todo el grupo. El registro se puede eliminar o corregir y, a continuación, volver a enviarse para su aprobación. Una vez aprobados los registros, se puede ejecutar la acción de contabilizar. Todos los registros del grupo de ejecución deben estar aprobados antes de contabilizarlos.

El campo Presupuesto restante en la ficha Principal es un campo derivado. El cálculo es ProjectContractBudgetAmount - TotalBilledAmount – TotalRetainedAmount.

Todos los totales de contrato están incluidos en la ficha Totales. Los totales se muestran para importes finales y borrador.

Consulte la Guía de referencia de servicios de Automatización de procesos de Infor para Infor Financials and Supply Management si desea obtener más información sobre la configuración del flujo de aprobación.