Opciones de conjunto de correspondencias
Un conjunto de correspondencias es un grupo de facturas y recibos u órdenes de compra que se combinan con el objetivo de buscar correspondencia entre las líneas de factura y los recibos. Los detalles de configuración son los que determinan los recibos u órdenes de compra y facturas que se incluyen en el conjunto seleccionando una opción de conjunto. Estas son las opciones de grupo disponibles:
- Compañía/Vendedor
- Compañía/Vendedor/Orden de compra
- Compañía/Vendedor/Orden de compra/Destino de envío
Esta lista de opciones se presenta desde la opción menos específica a la más específica. Cuanto más específica es una opción de conjunto, más pequeño es el conjunto de correspondencias producido. Los conjuntos de correspondencias más pequeños pueden mejorar la eficacia del proceso de correspondencia. Considere estos ejemplos de cada opción de conjunto:
Escenario
La compañía ABC abre dos nuevos restaurantes. Uno de los nuevos restaurantes está ubicado en Chicago y los otros en Mineápolis. Durante la preparación para la gran apertura, la compañía ABC solicitó recientemente un conjunto de vajilla de Dish It Out, su vendedor de productos de suministro para restaurantes al por mayor. Crearon tres órdenes de compra:
- PO 800Cubiertos: un pedido de cubertería para los restaurantes de Mineápolis
- PO 801Platos: un pedido de platos para el restaurante de Chicago
- PO 802Copas: un pedido de copas para los restaurantes de Mineápolis y Chicago
Dish It Out se quedó sin existencias de copas, por lo que la compañía envió ese pedido en tres envíos cuando las existencias volvieron a estar disponibles. Este proceso generó dos facturas y tres recibos para PO 802Copas.
Ejemplo de Compañía/Vendedor
Con la opción de conjunto de correspondencia Compañía/Vendedor, el conjunto de correspondencia incluiría todas las facturas y recibos de ABC para Dish It Out. Esta opción de conjunto es la única que permite una factura con varias órdenes de compra asociadas a ella para procesarse correctamente.
Ejemplo de Compañía/Vendedor/OC
Con la opción de conjunto de correspondencias Compañía/Vendedor/OC, el conjunto de correspondencias solo incluye recibos y facturas para una determinada orden de compra, como la OC 802Copas. Esta es la opción de conjunto recomendada.
Ejemplo de Compañía/Vendedor/OC/Destino de envío
Con la opción de conjunto de correspondencia Compañía/Vendedor/OC/Destino de envío, el conjunto de correspondencia aún se reduce más. Ahora solo incluye las facturas y recibos de una determinada orden de compra y una ubicación de destino de envío, como Mineápolis.