Beschaffungsereignis "Zweistufiges Angebot"
"Zweistufiges Angebot" wird verwendet, wenn Sie Ereignisse für die Abgabe von Angeboten freigeben, bei denen die Qualifikationen eines Anbieters festgestellt werden müssen, bevor Angebotsbeträge angezeigt werden können. Der Anbieter muss dokumentieren, dass er entsprechend qualifiziert ist. Wenn die Dokumentation akzeptiert wird, wird der Angebotsbetrag des Anbieters ausgewertet.
"Zweistufiges Angebot" unterstützt folgende Optionen:
- Der Anbieter übermittelt das technische Angebot und die Preise separat. Die Preise werden erst übermittelt, wenn der Anbieter darüber informiert wurde, dass sein technisches Angebot akzeptiert wurde.
- Der Anbieter übermittelt das technische Angebot und die Preise gleichzeitig, obwohl die Auswertung in zwei Schritten erfolgt.
Definieren von Ereignissen als Ereignis vom Typ "Zweistufiges Angebot"
Im Ereigniskopf können Sie im Abschnitt mit den Antwortoptionen den Typ eines Ereignisses auf "Zweistufiges Angebot" festlegen. Wählen Sie im Feld Zweistufiges Angebot die Option Technisches Angebot und Preisbeträge werden getrennt übermittelt oder die Option Technisches Angebot und Preisbeträge werden gleichzeitig übermittelt aus.
Antworten auf zweistufige Angebote im Anbieterportal
Wenn ein Anbieter auf ein Ereignis vom Typ "Zweistufiges Angebot" antwortet, kann es Fragen mit Anhängen geben, anhand derer entschieden wird, ob das technische Angebot des Anbieters akzeptiert wird. Dokumentationen sind bei beiden Optionen des Ereignisses "Zweistufiges Angebot" erforderlich. Wenn die Option Technisches Angebot und Preisbeträge werden getrennt übermittelt ausgewählt wird, wird der Schritt "Antworten zu Positionen" für die Ereignisantwort nicht angezeigt und er muss noch nicht ausgeführt werden. Wenn die Option Technisches Angebot und Preisbeträge werden gleichzeitig übermittelt ausgewählt wird, werden die Dokumentation zum technischen Angebot und die Angebotsbeträge gleichzeitig übermittelt.
Analyse technischer Angebote
Wenn technische Angebote zur Auswertung bereit sind, wird an den Stellen mit hinzugefügten Antworten eine Verknüpfung zu Technische Angebote analysieren angezeigt. Anschließend werden die Analyseformulare für das Ereignis geöffnet. Unabhängig davon, welche der Optionen für das Ereignis "Zweistufiges Angebot" ausgewählt wird, wird bei der Antwortanalyse für das Ereignis zunächst nur die Dokumentation zum technischen Angebot angezeigt. Der Einkäufer kann anhand von Anhängen und beantworteten Fragen bestimmen, ob das technische Angebot eines Anbieters angenommen werden soll.
Wenn ein Anbieter seine Angebotsbeträge zusammen mit den Dokumenten zu seinem technischen Angebot übermittelt hat, können Sie in der Analyseliste Antworten auf Fragen zu Positionen und zugehörige Anhänge anzeigen.
Bis auf das Zuweisen eines "Keine Vergabe"-Grundes ist "Technisches Angebot annehmen" die einzige, an diesem Punkt auszuführende Aktion. Wenn die Aktion "Technisches Angebot annehmen" für einen Anbieter nicht ausgeführt wird, wird angenommen, dass seine Dokumentation nicht angenommen wurde.
Bei einem angenommenen technischen Angebot können Sie auf die Schaltfläche klicken. Die Schaltfläche ist so lange verfügbar, bis der Preisermittlungsprozess gestartet wird.
Klicken Sie auf die Schaltfläche , nachdem alle gültigen technischen Angebote angenommen wurden. Wählen Sie ein Schlussdatum für den Schritt "Preisermittlung" aus. Sobald der Preisermittlungsprozess gestartet ist, können Angebotsbeträge ausgewertet werden. Damit kann ein Ereignis vergeben werden, wenn ein Anbieter bereits einen Angebotsbetrag übermittelt hat.
Der Status aller Anbieterantworten mit angenommenen technischen Angeboten wird auf Offen gesetzt, sodass Anbieter ihre Angebotsbeträge übermitteln können.
In Ereignislisten wird das Schlussdatum des Schritts "Preisermittlung" als Schlussdatum in der Spalte Aktuelles Schlussdatum angezeigt. Im Ereigniskopf wird das Schlussdatum der Preisermittlung für Schritt 2 angezeigt.
Während Anbieter die Preise für ihre angenommenen technischen Angebote übermitteln, ist eine Seite verfügbar, auf der eine Liste mit Anbietern angezeigt wird, deren technische Angebote nicht angenommen wurden.
Ein Anbieter mit einem angenommenen technischen Angebot kann keine beantworteten Fragen oder Anhänge mehr ändern oder entfernen, die bei der Annahme des technischen Angebots vorhanden waren.
Preisbeträge bei Trennung von technischen Angeboten
Wenn die Option Technisches Angebot und Preisbeträge werden getrennt übermittelt für den Prozess "Zweistufiges Angebot" ausgewählt wurde, wird dem Anbieter eine offene Ereignisantwort angezeigt, die sich auf die Übermittlung des Preises bezieht. Im Hauptmenü des Anbieterportals wird eine Warnung angezeigt, die angibt, dass nicht übermittelte Antworten zur Preisermittlung vorhanden sind. Klicken Sie auf das Menüelement, um ein Formular zu öffnen, auf dem Antworten angezeigt werden, die Preisinformationen erfordern. Öffnen Sie eine Position in der Liste oder klicken Sie auf die Schaltfläche , um einen Preis anzugeben. Für das Formular wird ein Assistent zum Hinzufügen von Positionsantworten geöffnet.
Im Abschnitt "Meine Antworten" werden die nicht übermittelten Antworten, deren Übermittlung noch möglich ist, angezeigt. Damit erhalten Anbieter einen Überblick über ihre Aufgaben und Antworten. Auf dem Tab Für Vergabe offene Antworten werden übermittelte oder zurückgezogene Antworten angezeigt, die weiterhin für offene Ereignisse oder Ereignisse mit ausstehender Vergabe vergeben werden können. Antworten für Ereignisse, die abgeschlossen oder storniert wurden, oder bei denen die Vergabe für das Ereignis aussteht, die Antwort jedoch niemals übermittelt wurde, werden auf dem Tab Historische Antworten angezeigt.
Nachdem der Anbieter die Preisinformationen aktualisiert und Antworten übermittelt hat, können auf den Seiten zur Analyse die Antworten angezeigt und Vergaben vorgenommen werden. Klicken Sie auf die Verknüpfung Preisermittlung analysieren.
Der Vergabeprozess funktioniert nun auf die gleiche Weise wie für ein beliebiges Ereignis. Dabei gelten folgende Ausnahmen:
- Es werden nur Anbieter angezeigt, deren technische Angebote angenommen wurden und die Preisbeträge übermittelt haben.
- Die Schaltfläche Antworten des technischen Angebots analysieren ist verfügbar. Klicken Sie darauf, um alle ursprünglichen technischen Angebote anzuzeigen.
Ereignisgewichtung für Ereignisse vom Typ "Zweistufiges Angebot"
Wenn für ein Ereignis vom Typ "Zweistufiges Angebot" eine Ereignis- oder Positionsgewichtung definiert wurde, werden bei der Anzeige erster Antworten für ein Ereignis alle Antworten für dieses Ergebnis berücksichtigt. Dies gilt jedoch nur für die Gewichtungsfaktoren, die sich auf technische Angebote beziehen. Es gibt folgende Gewichtungsfaktoren: "Fragen", "Diversität" und "Einkäufer". Wenn in Analyseformularen nur die Anbieter mit angenommenen technischen Angeboten angezeigt werden, wird die gesamte Gewichtung berücksichtigt, und das Ergebnis wird nur unter Berücksichtigung dieser Anbieter berechnet.
Nicht übermittelte und fehlende Antworten für zweistufige Angebote
Sie können Anbieter daran erinnern, Antworten für die Verarbeitung von "Zweistufiges Angebot" zu übermitteln. Sie können E-Mails erstellen und an Anbieter senden, bei denen nicht übermittelte Antworten innerhalb der angegebenen Anzahl von Tagen zum Schlussdatum vorhanden sind. Felder in der Einrichtung von "Beschaffungsgruppe" und "Firma" werden verwendet, um zu bestimmen, ob E-Mails oder Meldungen erstellt wurden. Geben Sie den Betreff und den Inhalt für die E-Mail an.
Weitere Informationen finden Sie unter Benachrichtigen von Anbietern über nicht übermittelte und fehlende Antworten.
Bestes und endgültiges Angebot
Sie können den Prozess "Bestes und endgültiges Angebot" in Verbindung mit dem Prozess "Zweistufiges Angebot" in einem einzigen Ereignis verwenden.