Procurement Card-Programm und -Administrator

Ein Programm ist das Kreditkartenangebot der Bank, z. B. Visa, American Express oder US Bank. Sie können einen Mitarbeiter Ihrer Firma zum Administrator für jedes Programm ernennen.

Der Procurement Card-Administrator führt mehrere Aufgaben aus. Zu diesen Aufgaben gehört die Einrichtung von Programmen, die von Ihrer Firma verwendet werden, und die Bearbeitung von Anforderungen von Procurement Cards von Benutzern. Administratoren können eine Kartenanforderung genehmigen, stornieren oder ablehnen. Wenn die Kreditkarte von der Bank gesendet wird, weist der Administrator die Kreditkartennummer, das Ablaufdatum und das Gültigkeitsdatum zu und aktiviert die Procurement Card. Der Administrator kann auch einen Höchstbetrag, der per Gebühr bei der Karte zulässig ist, sowie andere Einschränkungen festlegen. Der Administrator entscheidet, ob die Procurement Card von mehreren Personen verwendet werden soll. Dabei kann es sich um eine Einzel- oder eine Gruppenkarte handeln.

Beim Einrichten eines Programms kann der Programmadministrator folgende Funktionen ausführen:

• Einkaufsgruppe zuweisen
• Kartenbenutzer IDs zuweisen und verwalten. Benutzer-IDs sind für Administratoren, Proxys und Kartenbenutzer erforderlich.
• Datum angeben, ab dem der das Programm in Kraft tritt
• Jedem Programm eine Kreditorenfirma zuweisen.
• Einen Kreditorenlieferanten auswählen, der die Bank oder ein anderes Finanzinstitut darstellt.
• Entscheiden, ob Grundcodes für strittige Bankgebühren erforderlich sind.
• Angeben, ob Bankgebühren bei der Genehmigung automatisch genehmigt oder abgeschlossen werden.
• Angeben, ob Händlernamen beim Warenimport automatisch hinzugefügt werden sollen.

Administratoren müssen mindestens ein Procurement Card-Programm erstellen und diesem eine Kreditorenfirma zuweisen, bevor Benutzer eine Procurement Card anfordern können. Programme können nicht gelöscht werden, wenn eine Kartenanforderung oder offene Gebühren für das Programm vorhanden sind.