Fakturierung und Erlöserfassung

Aufgaben in der Lösung "Projektfakturierung und Erlös"

In der Lösung "Projektfakturierung und Erlös" können folgende Aufgaben durchgeführt werden:

• Verwalten von Fakturierungsinformationen für fakturierbare Projekte, darunter Informationen zur Finanzierungsquelle und den Vertragsbeträgen.
• Zuweisen eines Kunden zu einem Vertrag
• Geben Sie den Prozentsatz des Projekts an, der fakturiert wird.
• Geben Sie die Parameter für die Erlöserfassung unabhängig vom Fakturierungszyklus an.
• Berechnen Sie mehrere Methoden zur Erlöserfassung.
• Erstellen Sie Projektvertragsvorschüsse.
• Weisen Sie Vertragsgebühren zu und berechnen Sie diese.
• Geben Sie einen Höchstbetrag für die Fakturierung des Buchungsprojekts an.
• Entfernen und sperren Sie Transaktionen.
• Verwaltungsgebühren oder -rabatte für Finanzierungsquelle zuweisen und berechnen
• Transaktionen für indirekte Gemeinkosten des Buchungsprojekts zuweisen und berechnen
• Finanzierungsgruppen für Verträge mit mehreren Finanzierungsquellen erstellen
• Geben Sie einen Prozentsatz der Projektvertragsrechnung für Einbehalt an.
• Nicht fakturierte Transaktionen vollständig oder teilweise von einem Projekt in ein anderes übertragen
• Vorabrechnungstransaktion erstellen
• Rechnungshöchstbetrag beim Generieren von Rechnungen angeben
• Fakturierungsüberschreibungs-Methode Durchlauf angeben
• Integration von externem Rechnungsdruck hinzufügen
• Möglichkeit zum Bearbeiten eines Rechnungspositionsbetrags, einer Einheit und eines Satzes hinzufügen
• Optional die Rechnung zum Ausdrucken nach Änderungen an Positionen neu generieren

Projektfinanzierung

Projektfinanzierungsquellen in einem Vertrag können mit dem Feld "Finanzierungsgruppe" gruppiert werden. Wenn ein staatlicher Zuschuss eine Aufstockung erfordert, müssen der Zuschuss und die zugehörigen Aufstockungsmittel gleichzeitig aufgewendet werden. Wenn Mittel nicht gleichzeitig aufgewendet werden, kann der Empfänger die Zuschussvergabe verlieren. Der staatliche Zuschuss und die zugeordneten Aufstockungsquellen weisen die gleiche Finanzierungsgruppe auf.

Wenn die Aktion "Rechnungen generieren" ausgeführt wird, wird der erste Satz von Finanzierungsquellen mit derselben Finanzierungsgruppe verarbeitet. Dann ist die nächste Finanzierungsgruppe an der Reihe. Die Verarbeitung basiert auf Priorität, Prozentsatz, finanziertem Betrag und Finanzierungsgruppe. Die Aufstockungsmittel müssen die nächste Priorität haben, damit sie ordnungsgemäß verarbeitet und berechnet werden können.

Die Projektfinanzierungsquellen in einem Vertrag können eine Pauschale oder einen Einbehalt einschließen. Bei einer Pauschale kann es sich um eine Verwaltungsgebühr oder einen Rabatt handeln. Wenn Sie Rechnungen generieren oder den Erlös erfassen, wird der Summenbetrag der Aufwandspositionen mit dem Prozentsatz in der Pauschale der Projektfinanzierungsquelle multipliziert. Der Pauschale wird als letzte Position in der Rechnung oder dem Erlös gekennzeichnet. Wenn es sich bei der Pauschale um eine Gebühr handelt, wird die Summe des Rechnungs- oder Erlösbetrags verringert. Wenn es sich bei der Pauschale um einen Rabatt handelt, wird die Summe des Rechnungs- oder Erlösbetrags verringert.

Wenn Sie die Funktion "Vorab-Aufteilung" verwenden, wird die Finanzierungsaufteilung durchgeführt, bevor Rechnungen generiert werden. Weitere Informationen finden Sie unter "Vorab-Aufteilungen".

Einbehalt

Mit Einbehalt können Sie einen Prozentsatz der Projektrechnung sperren, bis das Projekt abgeschlossen ist. Wenn Sie einen Einbehalt angeben, kann das Maximum oder eine bestimmte Aufwandsgruppe als zulässig oder nicht zulässig für den Einbehalt angegeben werden. Der Einbehalt wird für den Bruttobetrag berechnet, der vor der Sales Tax in Rechnung gestellt wird. Der Einbehalt wird nur für den in Rechnung gestellten Vertragsbetrag gesperrt, nicht für die Sales Tax. Der Einbehaltbetrag für die Rechnung wird als letzte Position in der Rechnung angegeben und verringert den einbehaltenen Betrag aus dem Rechnungsbetrag. Der Einbehalt wird gesperrt, bis ein Großteil der Arbeit abgeschlossen ist, um sicherzustellen, dass der Auftragnehmer oder der Unterauftragnehmer seinen Verpflichtungen nachkommt. Wenn der Job abgeschlossen ist, wird die Aktion "Einbehaltrechnungen generieren" ausgeführt, um die endgültige Rechnung zu erstellen und die einbehaltenen Beträge zu sammeln. Der Einbehalt hat keine Auswirkungen auf die Erlöserfassung.

Durchlauf-Fakturierung

Bei der Durchlauf-Fakturierung handelt es sich um eine Anforderung an die Branche für Fachdienstleistungen für externe Kunden der Fakturierung.

Durchlauf ist eine Fakturierungsüberschreibungs-Methode, die für Buchungsprojekte und Datensätze der Fakturierungsüberschreibung für Projekte vorhanden ist. Die Durchlauffinanzstruktur wurde der Einrichtung der externen Projektfinanzierungsquelle hinzugefügt und auf alle Durchlauftransaktionen angewendet. Die Durchlauf-Fakturierung hat keinen Aufschlag. Vorschüsse, Einbehalt, Gebühren und Pauschalen gelten nicht für Durchlauftransaktionen. Durchlauftransaktionen werden in das Verrechnungskonto der Durchlauf-Abgrenzung gebucht. Sie werden nicht in die Konten "Fakturiert, noch nicht verdient" oder "Verdient, nicht fakturiert" gebucht. Durchlauftransaktionen werden nicht auf Höchstwerte angewendet und werden getrennt von Projektvertrag und Projektfinanzierungsbeträgen summiert, die für Höchstwerte verwendet werden. Durchlauf sollte nicht mit internen Finanzierungsquellen verwendet werden.

Es wird nicht vorausgesetzt, dass "Durchlauf" mit zuschussfinanzierten Projekten mit internen Finanzierungsquellen funktionieren muss. Es gibt zudem keine Anforderung für mehrere Finanzierungsquellen, die eine interne Finanzierungsquelle einschließen. Die Fakturierungsmethode für Kostenerstattung wird für zuschussfinanzierte Projekte verwendet, um Ausgaben ohne Aufschlag mit externen Zuschüssen oder externen Kunden zu übergeben. Wenn Sie für einen Projektvertrag mit interner Finanzierung eine Methode für die Fakturierungsüberschreibung einrichten, wird auf der Aktion "In Journal eingetragene Rechnungen" ein Fehler generiert. Der Fehler bezieht sich auf die Finanzierungsart "Interne Mittel".

Wenn Sie Kontokategorien verwenden, können Sie folgende Einrichtung durchführen:

• Eine Kontenkategorie für den Durchlauf-Abgrenzungseintrag.
• Kontokategorien für die Durchlaufkosten der Buchungsstufe. Beispiele: Flugpreis, Hotel, Kilometerstand und sonstige Reisen.
• Eine Sammelkonto-Kategorie für alle Durchlauf-Kontokategorien. Dies vereinfachte Einrichtung, da die Fakturierungsüberschreibung mit Buchungs- oder Sammelkontenkategorien eingerichtet werden kann.

Fakturierung und Erlöserfassung

Mit der Fakturierung und Erlöserfassung können Sie eine Transaktion teilweise fakturieren, wenn das Vertragsmaximum oder das Maximum einer Vertragsfinanzierungsquelle erreicht wurde. Sie können eine Transaktion teilweise fakturieren, wenn das Rechnungsmaximum erreicht wurde. Der verbleibende Teil der Transaktion wird erfasst. Wenn das Maximum für den Projektvertrag oder die Vertragsfinanzierungsquelle anschließend erhöht wird, kann die restliche Kostentransaktion fakturiert und der Erlös kann erfasst werden.

Wenn die Aktionen "Rechnung generieren" oder "Erlös erfassen" ausgeführt werden, werden Teiltransaktionen berücksichtigt. Zusätzliche Transaktionen werden auf der Grundlage des Transaktionsdatums eingeschlossen. Wenn einem Vertrag Gebühren zugeordnet sind und das Maximum erreicht ist, wird in der Rechnungsdetailposition ein Warnungssymbol angezeigt. Die Warnung gibt an, welche Aufwendungen den Höchstbetrag für die Gebühren erreicht haben. Wenn die Aufwandssumme zwar abgezogen werden kann, dies aber nicht auf alle Gebühren zutrifft, haben Sie zwei Möglichkeiten für die Verteilung der Gebühren. Sie können den Aufwand entfernen, bis ein Abzug für alle Gebühren möglich ist, oder die Teilgebühren unverändert fakturieren lassen. Wenn eine Rechnung mit einer Teiltransaktion erstellt oder ein Erlös mit einer Teiltransaktion erfasst wird, wird auf dem Vertrag ein neuer Tab angezeigt. Alle Transaktionen, die nicht vollständig fakturiert wurden, werden auf dem Tab Teilweise fakturierte Transaktionen angezeigt. Alle Transaktionen, deren Erlös nicht vollständig erfasst wurde, werden auf dem Tab Teilweise erfasste Transaktionen angezeigt.

Teiltransaktionen werden nicht erstellt, wenn der vollständige Transaktionsbetrag nicht fakturiert oder erfasst wurde, da keine 100 %-Finanzierungsquelle vorhanden ist. Die folgenden Schritte zeigen einen Ablauf der Vorgehensweise bei der Berechnung von Teiltransaktionen:

1. Die folgende Liste zeigt einige Gründe dafür, dass eine 100 %-Finanzierungsquelle nicht vorhanden ist:
   • Für 100 % wurde keine Finanzierungsquelle definiert.
   • Eine Finanzierungsquelle wurde für 100 % definiert. Sie ist jedoch derzeit inaktiv, oder der Datumsbereich liegt nicht im Parameter "Datum der Finanzierungsquelle".
   • Die Aktion "Rechnungen generieren" oder die Aktion "Erlös erfassen" wurde für eine Finanzierungsquelle ausgeführt, die nicht für 100 % definiert ist.
2. Alle zutreffenden Limits werden berechnet:
   • Rechnungsmaximum-Parameter für Ausführung
   • Verbleibender Vertragssaldo
   • Verbleibender Finanzierungsquellensaldo
   • Ggf. Projektfakturierungsmaximum
   • Höchstgebühren, falls zutreffend

     Ausstehende Salden und Vorschüsse, die verrechnet werden sollen, werden bei diesen Berechnungen berücksichtigt.

3. Jede eingehende Aufwandstransaktion wird gelesen, und es wird ein Rechnungs- oder Erlösbetrag berechnet. Alle Fakturierungsmethoden, z. B. Aufschläge und Satztabellen, werden bei der Berechnung berücksichtigt. Der zu fakturierende Betrag wird generiert. Außerdem werden etwaige zutreffende Gebühren als separate, potenzielle Positionen berechnet.
4. Wenn keine 100 %-Finanzierungsquelle vorhanden ist, wird der berechnete Betrag aus Schritt 3 mit dem Prozentsatz jeder gültigen Finanzierungsquelle multipliziert. Wenn ein Berechnungsergebnis den Restsaldo der Finanzierungsquelle überschreitet, wird die gesamte Aufwandstransaktion für alle Finanzierungsquellen übersprungen. Dies gilt auch, wenn Berechnungsergebnisse in einem Betrag gelten, der die Höchstgebühren überschreitet.
5. Alle Transaktionen und zugeordneten Gebührenpositionen, die in Schritt 4 nicht übersprungen wurden, werden für jede gültige Finanzierungsquelle verarbeitet. Der berechnete Betrag aus Schritt 4 wird mit allen zutreffenden Limits und Höchstwerten verglichen und wird ggf. reduziert. Wenn der Betrag auf Null gesetzt wird, wird die Transaktion für die Finanzierungsquelle übersprungen, andernfalls wird eine Rechnungsposition erstellt.
6. Wenn ein Teil des Betrags von Schritt 3 nicht fakturiert oder erfasst wird, da ein Limit erreicht wurde, wird eine Teiltransaktion erstellt, nachdem Sie alle Finanzierungsquellen für die Aufwandstransaktion verarbeitet haben. Teiltransaktionen werden nur erstellt, wenn der nicht fakturierte Betrag durch ein Finanzierungslimit verursacht wurde, nicht aufgrund von fehlender 100 %-Quelle.
   Hinweis

   Die verbleibenden Salden werden fortlaufend aktualisiert, wenn jede Rechnungsposition erstellt wird. Daher bestimmt die Sequenz von eingehenden Transaktionen, welche auf einer Rechnung aufgeführt wird, wenn Limits ein Problem sind. Beispielsweise kann die Rechnung durch einen vorzeitigen hohen Aufwand die maximalen Limits überschreiten und dazu führen, dass mehrere kleinere Aufwendungen übersprungen werden. Aufwendungen werden in der Reihenfolge des Transaktionsdatums - von den ältesten zu den neuesten - verarbeitet. Wenn mehrere Transaktionen das gleiche Datum haben, werden sie in der Reihenfolge ihrer Erstellung verarbeitet. Aufwandstransaktionen, für die die Durchlauf-Fakturierungsmethode gilt, werden für alle Limitberechnungen ignoriert.

Die Fakturierung und die Erlöserfassung können auch für Genehmigungen vor der Journalerstellung eingerichtet werden. Genehmigungen durchlaufen vor der Journalerstellung der Datensätze die Lösung "Process Automation", wenn dies in der Unternehmensprojektstruktur ausgewählt wurde. Dieselben Schritte werden ausgeführt, um Vorschussrechnungen, Vorschussberichtigungen, Rechnungen und die Erlöserfassung zu generieren. Für die Übermittlung zur Genehmigung ist eine Aktion vorhanden. Durch diese Aktion wird der Genehmigungsstatus in "Zur Genehmigung übermittelt" geändert. Der Status des Datensatzes verbleibt im Status "Erstellt". Nachdem der Datensatz zur Genehmigung übermittelt wurde, kann der Genehmiger die Datensätze genehmigen oder ablehnen. Wenn eine Genehmigung erfolgt ist, wird der Genehmigungsstatus des Datensatzes in "Genehmigt" geändert. Bei Ablehnung wird ein Fenster "Kommentare" angezeigt. Der Genehmiger muss eine Erklärung für die Ablehnung angeben. Diese Erklärung wird im Hauptteil der E-Mail angezeigt, die für den Datensatz gesendet wird. Durch das Ablehnen eines Datensatzes ändert sich der Genehmigungsstatus in "Abgelehnt". Wenn ein Datensatz abgelehnt wird, wird die gesamte Gruppe abgelehnt. Der Datensatz kann gelöscht oder korrigiert und dann erneut zur Genehmigung übermittelt werden. Nachdem die Datensätze genehmigt wurden, kann die Aktion für die Journalerstellung ausgeführt werden. Alle Datensätze in der Ausführungsgruppe müssen vor der Journalerstellung genehmigt worden sein.

Das Feld Verbleibendes Budget auf dem Tab Hauptinformationen ist ein übernommenes Feld. Die Berechnung lautet Vertragsbudgetbetrag Projekt - Summe fakturierter Betrag - Summe einbehaltener Betrag.

Alle Vertragssummen sind auf dem Tab Summen enthalten. Die Summen werden für Wechsel- und endgültige Beträge angezeigt.

Weitere Informationen über die Einrichtung des Genehmigungsablaufs finden Sie im Dokument Process Automation Services Reference Guide for Infor Financials and Supply Management.