Schrittweise Rechnungsverarbeitung

Die folgende Tabelle enthält eine Übersicht der wichtigsten Schritte, die bei der Rechnungsverarbeitung durchzuführen sind.

Schrittnummer Wichtiger Schritt Ergebnis
1 Rechnungen erstellen Auf der Grundlage eines Formulars können verschiedene Rechnungsarten erstellt werden. Viele Felder auf dem Eingabebildschirm haben Standardwerte, die Sie bei der Einrichtung definiert haben. In diesem Formular können Sie auch Änderungen an nicht freigegebenen Rechnungen vornehmen.
2 Genehmigungsregeln Genehmigungsregeln werden vom Kunden definiert. Diese Regeln werden verwendet, um eine Rechnung zu steuern, wenn sie einen Genehmigungsprozess oder Freigabeprozess durchlaufen muss. Dieser Schritt ist bedingt und abhängig davon, wie der Kunde die Genehmigungsregeln eingerichtet hat.
3 Rechnungen freigeben Sie geben Rechnungen frei und stellen sie somit zur Zahlung zur Verfügung. Von Ihnen für Ihre Firma definierte Freigabe- oder Genehmigungsregeln werden hier angewendet.
4 Rechnungen verwalten Sie können Änderungen an freigegebenen Rechnungen vornehmen, bevor Sie sie bezahlen. Sie können beispielsweise Aufwandsverteilungen und Zahlungspläne ändern.
5 Rechnungen zur Zahlung auswählen Barmittelbedarf ist der Prozess, der auszuführen ist, wenn Rechnungen zur Zahlung ausgewählt werden. Die von Ihnen bereitgestellten Parameter bestimmen, welche freigegebenen Rechnungen geplant sind. Barmittelbedarf kann als Nichtaktualisierung ausgeführt werden, um sicherzustellen, dass Sie die erforderlichen Rechnungen zur Zahlung planen.
6 Zahlungen generieren In diesem Schritt erstellen Sie Zahlungen an Ihre Lieferanten. Das Programm Elektronische Zahlung erstellen oder Elektronische Zahlungserstellung wird zusammen mit dem Zahlungscode verwendet, um das Format der Zahlung festzulegen. Den Zahlungscode/Banktransaktionscode für die Zahlungsformatoptionen finden Sie in der Barzahlungsformat-Einrichtung.

Infor Process Automation muss verwendet werden, um Kopf, Detail und Einreichung der entsprechenden Zahlungsausgabedatei zu erstellen.
7 Barzahlungsregister erstellen Dieser Schritt ist optional. Führen Sie "Barzahlungsregister" aus, um einen Bericht von Zahlungen zu erstellen. Führen Sie "Barzahlungsregister" mit der Lieferantengruppe, Zahlungsgruppe und Berichtsoption gleich Aktuell aus, um den Status geplanter Zahlungen für den aktuellen Zahlungszyklus zu prüfen.
8 Zahlungsabschluss Wenn Sie den Zahlungszyklus abschließen, werden mehrere Aufgaben durchgeführt:
  • Erstellen von Hauptbucheinträgen
  • Aktualisieren von Lieferantensalden
  • Entfernen temporärer Sperrcodes von Lieferanten und Rechnungen
  • Ändern des Status auf Rechnungen von "Freigegeben" in "Historisch", wodurch sie der Verwaltung nicht mehr zur Verfügung stehen.
  • Erstellen des nächsten Vorfalls für eine wiederkehrende Rechnung
9 Journalerstellung für Verteilungen Verwenden Sie "Journalerstellungsvorschau", um die zu buchenden Verteilungen zu prüfen, ohne zu aktualisieren. Verwenden Sie nach der Buchung "In Journal eingetragene Verteilungen anzeigen", um zu sehen, was in die Lösung "Global Ledger" gebucht wurde.
10 Periode abschließen Wenn Sie die Systemsteuerung in der Lösung "Global Ledger" verwendet haben, müssen Sie den Periodenabschluss am Ende jeder Abrechnungsperiode verarbeiten. Bei diesem Schritt werden Kreditorentransaktionstermine automatisch bearbeitet. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Transaktionen für die Periode, die abgeschlossen wird, an das Hauptbuch übertragen wurden.