Auszifferungstoleranzen

Auszifferungstoleranzen werden von der Organisation verwendet, um eine akzeptable Diskrepanz zwischen Rechnungs- und Eingangs-/Bestellbeträgen festzulegen. Die Einrichtung von Toleranzen erfolgt für alle Regeln, für die Auszifferung sowie für Bestellungsüberprüfungsmeldungen, Abstimmungsmeldungen und Dienstleistungen. Für alle Auszifferungsregeln werden Toleranzen definiert, um den Auszifferungsprozess zu automatisieren. Meldungstoleranzen legen fest, wann Abstimmungsmeldungen sowie Dienstleistungsmeldungen für Dienstleistungen der Art "Menge" und "Betrag" erstellt werden.

Mit Toleranzen können Transaktionen ausgeziffert werden, wenn sie keine exakten Auszifferungsbeträge und -mengen aufweisen. Ohne Auszifferungstoleranzen ist bei jeder Transaktion, die keine exakte Übereinstimmung aufweist, ein Eingriff durch einen Benutzer erforderlich. Um die Differenz zu ignorieren, wird für jede Auszifferungsregel ein Toleranzbetrag oder -prozentsatz des Rechnungsbetrags eingerichtet. Toleranzen werden für Beträge oder Prozentsätze definiert, die beim Vergleich von Eingangs-/Bestellbetrag und Rechnungsbetrag den Betrag unter- oder überschreiten. Wenn sich die Rechnung und der Eingang/die Bestellung um höchstens diesen Betrag unterscheiden, wird die Rechnung ausgeziffert. Wenn ein Betrag und ein Prozentsatz von Null angegeben werden und sich die Rechnung und der Eingang/die Bestellung unterscheiden, muss ein Benutzer eingreifen, damit die Rechnung ausgeziffert werden kann.

Wählen Sie beim Einrichten von Auszifferungstoleranzen zwischen verschiedenen Optionen aus, die festlegen, wie die Differenz zwischen den Eingangs-/Bestellungs- und den Rechnungsbeträgen hinsichtlich der Betrags- und der Prozentsatztoleranz verarbeitet wird:

• Option UND

  Wenn die Rechnungsdiskrepanz außerhalb der Betrags- und der Prozentsatztoleranz liegt, erfolgt keine Auszifferung.

  Beispiel: Legen Sie die Betragstoleranz auf 5,00 Euro und die Prozentsatztoleranz auf 10 % fest. Der Eingang beläuft sich auf 100 Euro, die Rechnung auf 111 Euro. Die Rechnungsdiskrepanz beträgt somit 11,00 Euro. Es erfolgt keine Auszifferung, da die Rechnungsdiskrepanz von 11,00 Euro sowohl die Betragstoleranz (5,00 Euro) als auch die Prozentsatztoleranz (10 % bzw. 10,00 Euro) übersteigt.

• Option ODER

  Wenn die Rechnungsdiskrepanz außerhalb der Betrags- oder der Prozentsatztoleranz liegt, erfolgt keine Auszifferung.

  Beispiel: Legen Sie die Betragstoleranz auf 5,00 Euro und die Prozentsatztoleranz auf 10 % fest. Der Eingang beläuft sich auf 100 Euro, die Rechnung auf 106 Euro. Die Rechnungsdiskrepanz beträgt somit 6,00 Euro. Es erfolgt keine Auszifferung, da die Rechnungsdiskrepanz außerhalb einer der beiden Toleranzen, d. h. der Betragstoleranz von 5,00 Euro liegt.

Mögliche Gründe, warum eine Rechnung und ein Eingang nicht exakt übereinstimmen, sind Probleme beim Eingang, Fehler bei der Preisverwaltung sowie Fehler bei der Datenerfassung. Die Toleranzdifferenz kann auf zwei Arten verarbeitet werden: Sie können die Rechnung vollständig bezahlen oder eine Ausgleichsforderung über die Differenz zwischen der Rechnung und dem Eingang an den Lieferanten senden. Die Ausgleichsforderung wird automatisch generiert.

Für eine Detailauszifferungsregel: Wenn die Auszifferungsregel so definiert wurde, dass die Kosten pro Einheit verwendet werden, um Toleranzbeträge zu vergleichen, muss die Eingangsmenge mit der Rechnungsmenge übereinstimmen.

Bei einer Detailauszifferung werden Toleranzen in Bezug auf Gesamt- oder Einheitenpositionen verwendet. Bei einer Rechnungsauszifferung werden Toleranzen auf der Kopfstufe angewandt. Rechnungsauszifferungstoleranzen sind somit enger gefasst als Detailauszifferungstoleranzen. Zusätzlich zu den Toleranzen für Betragsdifferenzen gibt es für die meisten Prozesse Einheitentoleranzdifferenzen.

• Ausgleichsforderungen und Auszifferungsregeln