Einrichtung von "Projektbuch"
Die Einrichtung des Global Ledgers umfasst folgende Aufgaben:
- Unternehmensgruppe
- Finanzunternehmensgruppe
- Kalender
- Wirtschaftsentitäten
- Konten
- Kontenplan
- Bücher
- Währung
- HR-Organisation und Mitarbeiter
HR-Organisationen und Mitarbeiter werden in der Lösung "Global Human Resources" verwaltet. Einrichtungsanweisungen finden Sie im Dokument Global Human Resources – Administrationshandbuch.
Weitere Informationen zum Erstellen dieser Einrichtung finden Sie unter Einrichtung von "Global Ledger":
- Kontenplanhierarchie für Projekte: ein vereinfachter Kontenplan für Berichte und Budgetierung.
- Projektbuch: für projektspezifische Transaktionen.
- Projektberichtsgrundlage für Berichterstellung und Budgetierung.
Es wird empfohlen, mindestens eine Projektberichtsgrundlage für Berichte zu erstellen. Für Projektbudgets und Projektberichtseinstellungen ist eine Projektberichtsgrundlage erforderlich. Die Berichtsgrundlage definiert die im Budget enthaltenen Strukturen. Strukturen umfassen Buchungseinheiten, Konten, Projekte und Kontokategorien. Wenn Sie Buchungseinheit oder Konto nicht in Ihre Budgetdimensionen oder Ihre Budgetbearbeitung einschließen, werden die Strukturen weiterhin verwendet. Die Strukturen werden zum Definieren der Parameter verwendet, für die Buchungseinheiten und Konten verwendet werden. Mithilfe von Buchungseinheiten und Konten werden Mittelbindungen, Obligos und Istwerte bei der Berechnung von Gesamtverpflichtungen definiert. Sie können beispielsweise eine Kontenplanhierarchie für Projekte erstellen, die kein Perioden-Gewinnrücklagenkonto enthält. Der Projektkontenplan wird anschließend der Berichtsgrundlage zugewiesen, wodurch die in den Projektberichten zurückgegebenen Konten eingeschränkt werden.
Es wird empfohlen, einen Projektkontenplan zu erstellen, der Projektkonten enthält. Ein Kontenplan kann Aufwand, Erlös, fakturierte/nicht verdiente Abgrenzung, verdiente/nicht fakturierte Abgrenzung und WIP-Anlagen einschließen. Die Struktur ähnelt der Kontenkategoriestruktur.
Debitoren-Einrichtung
Bevor Sie die Lösung "Projektfakturierung und Erlös" oder "Zuschussabrechnung" verwenden, müssen Sie die Einrichtung der Lösung "Debitoren" abschließen.
Zur Projektfinanzierung durch externe Kunden oder Zuschüsse muss ein Kunde für die Firma der Lösung "Debitoren" eingerichtet werden. Folgende Felder sind zur Erstellung von Verträgen in der Lösung "Projektbuch" erforderlich:
- Debitorenfirma, einschließlich der Tabinformationen für Projekte.
- Debitorenkunde
- Debitorenprozessstufe
- Debitorencode
Projektfinanzierung
Die Einrichtung der Projektfinanzierung erfolgt über die Einrichtung der Finanzdimension 2 oder der Benutzerdimension. Wählen Sie für die Lösung "Projektfakturierung und Erlös" oder "Zuschussabrechnung" auf dem Tab Optionen der Finanzunternehmensgruppe Projektfakturierung aus. Sie müssen zur Einrichtung der Projektfinanzierungsstruktur die Finanzdimension 2 verwenden. Die Finanzdimension 2 zur Einrichtung der Projektfinanzierungsstruktur wird zusammen mit der Lösung "Projektbuch" verwendet, um die Projektfinanzierungsquellen zu verwalten. Die Projektfinanzierungsquellen entsprechen Kunden und Zuschussgebern.
Bei der Projekteinrichtung werden Benutzern Verknüpfungen oder Menüeinträge für die Projektfinanzierung erst angezeigt, nachdem eine Dimensionsstruktur erstellt wurde. Dimensionsstrukturen werden in der Finanzunternehmensgruppe erstellt.
Die Fakturierungsmethode für einen Projektvertrag wird auf der Projektvertragsstufe eingerichtet. Die Fakturierungsmethode kann auf der Stufe des Buchungsprojekts, des Kontos oder der Benutzerdimension überschrieben werden. Auf dem Tab Optionen der Finanzunternehmensgruppe können Sie die Fakturierungsüberschreibungsstufe angeben.
Vertragsfakturierungsregeln wie die Fakturierungsmethode, der Aufschlagprozentsatz, der Steuerstatus, das Erlöskonto oder die Erlöskontenkategorie werden im Projektvertrag definiert. Wenn keine Überschreibungen vorhanden sind, werden diese Fakturierungsregeln von allen fakturierbaren Buchungsprojekten und Ausgaben nach dem Vertrag verwendet:
- Fakturierungsmethode für Projektvertrag
- Aufschlagprozentsatz
- Fakturierungssatz
- Steuerstatus
- Erlöskonto oder Erlöskontenkategorie
Sie können auf der Stufe des Buchungsprojekts Fakturierungsregeln und Erlöskonten oder Erlöskontenkategorie überschreiben. Als Felder stehen u. a. "Fakturierungsmethode", "Aufschlagprozentsatz", "Erlöskonto" oder "Erlöskontenkategorie", "Erlösfinanzstruktur", "Steuerstatus" und "Steuercode" zur Verfügung. Die Überschreibung wird zur Berechnung von fakturierbaren Beträgen, Steuerbeträgen und Journalbuchungen für Buchungsprojekte verwendet. Alle anderen Buchungsprojekte und Ausgaben verwenden Parameter, die dem Projektvertrag oder der Projektfinanzierungsquelle zugewiesen sind, wenn folgende Bedingungen erfüllt sind:
- Sie werden als fakturierbar und für die Projektfinanzierungsquelle zulässig gekennzeichnet.
- Für sie wurden keine Überschreibungen definiert.
Sie können Fakturierungsregeln und Erlöskonten oder Erlöskontenkategorie auf der Stufe eines Projektkostenkontos überschreiben. Als Überschreibungsfelder stehen u. a. "Fakturierungsmethode", "Aufschlagprozentsatz", "Erlöskonto" oder "Erlöskontenkategorie", "Erlösfinanzstruktur", "Steuerstatus" und "Steuercode" zur Verfügung. Die Überschreibung wird zur Berechnung von fakturierbaren Beträgen, Steuerbeträgen und Journalbuchungen für die Kombination aus Buchungsprojekt und Dimension verwendet. Die Informationen im Schlüsselfeld für die Fakturierungsüberschreibung sind von der Fakturierungsüberschreibungsdimension abhängig, die in der Finanzunternehmensgruppe definiert wird.
Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen von Projektfinanzierungshierarchien.
Projekthierarchie
Ein Projekt ist ein zeitlich begrenztes Vorhaben, das der einmaligen Erstellung eines Produkts oder einer Dienstleistung dient. Beispiele sind Aktivierungsprojekte sowie fakturierbare, zuschussfinanzierte und interne Projekte.
- Projekte sind temporär und haben ein Start- und ein Enddatum.
- Für Projekte liegt eine betriebliche Struktur oder ein Projektstrukturplan vor. Eine Struktur umfasst beispielsweise ein Projekt, eine Phase und eine Aufgabe.
- In Projekte sind Mitarbeiter eingebunden. Außerdem werden Mitarbeiterzuweisungen vorgenommen und Verantwortliche festgelegt.
Projekte werden in einer übergeordnet-untergeordneten Hierarchie innerhalb einer Projektstruktur definiert. Sie können mehrere Projektstrukturen einrichten. Eine Projektstruktur muss als Unternehmensstruktur gekennzeichnet werden. In der Unternehmensstruktur werden Projekttermine, Verantwortliche, die Budget-ID und Fakturierungsinformationen definiert. Die Unternehmensstruktur stellt die Standardprojektstruktur für Berichtsgrundlagen dar.
In der Finanzunternehmensgruppe können Sie die Standardbezeichnung "Project" so umbenennen, dass diese die verwendete Struktur – beispielsweise "Aktivität" – widerspiegelt. In diesem Benutzerhandbuch wird beispielhaft die Standardbezeichnung "Projekt" verwendet. Wenn Sie den Namen der Finanzunternehmensgruppe ändern, wird der Name in allen zugehörigen Formularen geändert.
Jede Projekthierarchie befindet sich in einer Projektstruktur. Ihr Projekt kann eine unbegrenzte Anzahl von Projektstufen in einer übergeordnet-untergeordneten Struktur enthalten. Sie können auf jeder Übersichtsstufe der Unternehmensstruktur einen Projektvertrag definieren, wenn "Projektfakturierung" in der Finanzunternehmensgruppe ausgewählt wurde.
Eine Stufe stellt eine Schicht in einer Projekthierarchie dar. Eine Projekthierarchie kann beispielsweise drei Stufen umfassen: Projekt, Phase und Aufgabe. Ein Projekt ist ein übergeordnetes Element einer Phase, die wiederum ein übergeordnetes Element einer Aufgabe ist. Jede Stufe ist Teil der ihr übergeordneten Stufe bzw. erstattet dieser Bericht. Jedes Projekt muss einen eindeutigen Namen haben, der bis zu 25 alphanumerische Zeichen lang sein kann. Nachdem Sie einen Projektnamen definiert haben, können Sie diesen nicht mehr ändern.
Mit Projekten können Sie Ihre Projekthierarchie noch genauer definieren. Durch das Definieren von Projekten auf unterschiedlichen Stufen erstellen Sie eine Struktur, die einem Projektstrukturplan oder einer betrieblichen Darstellung der Projekte ähnelt. Sie können zwei unterschiedliche Arten von Projekten definieren:
- Buchungsprojekte werden zum Buchen von Journaleinträgen verwendet. Buchungsprojekte sind untergeordnete Projekte der niedrigsten Stufe innerhalb aller Verzweigungen der Projektstruktur. Sie können keine weiteren untergeordneten Projekte unterhalb eines Buchungsprojekts definieren. Buchungsprojekte verwenden den Projektcode, der beim Erstellen von Journaleinträgen in der Finanzstruktur angegeben wird.
- Mit Übersichtsprojekten wird die Aktivität von untergeordneten Projekten für die Konsolidierung und Berichterstellung zusammengefasst.