Erstellen einer Auszifferungsfirma

Wählen Sie Finanzmanagement > Kreditoren > Auszifferungseinrichtung > Auszifferungsfirmen aus.

Klicken Sie auf Erstellen.

Wählen Sie eine Firma aus, und geben Sie einen Namen an.

Geben Sie auf dem Tab Hauptinformationen folgende Informationen an:

Auszifferungstabelle

Wählen Sie eine Auszifferungstabelle aus. Diese enthält die Regelgruppen für die Auszifferungsverarbeitung.

Pooloption

Wählen Sie einen Auszifferungspool aus. Hierbei handelt es sich um eine Gruppe von Rechnungen und Eingängen für die Auszifferung. Die Pooloption legt die Kombination von Eingängen/Bestellungen und Rechnungen fest, die für die Auszifferung verwendet werden sollen. Je spezifischer die von Ihnen ausgewählte Pooloption ist, desto kleiner ist die Anzahl von Rechnungen und Eingängen im Auszifferungspool. Folgende Pooloptionen sind verfügbar:

Firma/Lieferant: wird verwendet, um eine Rechnung mit mehreren Bestellungen auszuziffern
Firma/Lieferant/Bestellung: wird verwendet, um Rechnungen nach Lieferant und Bestellung abzurufen
Firma/Lieferant/Bestellung/Versandadresse: wird verwendet, wenn Sie über Standorte verfügen

Bestellung validieren

Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn die Bestellungsnummer in der Lösung "Auszifferung" verifiziert werden wird. Dieses Feld muss ausgewählt werden, um Bestellungsüberprüfungsmeldungen zu erstellen.

Bestellung anfordern

Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn eine Bestellungsnummer erforderlich ist.

Bestelleingangsabgrenzung

Geben Sie ein temporäres Durchgangskonto an. Dies wird verwendet, um den Betrag von Bestand, Nichtlager- und Spezialartikeln zu erfassen, die eingegangen sind, aber noch nicht fakturiert wurden.

Artikelkostenabweichungs-Auffangkonto

Geben Sie ein temporäres Durchgangskonto an. Dieses Konto wird verwendet, um eine Kostendifferenz zwischen den Kosten/Einheit der Rechnung und den Kosten pro Einheit des Eingangs für einen Bestandsartikel auszugleichen. Diese Transaktion wird in der Lösung "Bestandsmanagement" gebucht. Diese Information wird nur in Verbindung mit der Detailauszifferung von Bestandsartikeln verwendet.

Rechnungstoleranz

Geben Sie das Buchungskonto für Differenzen an, die in bestimmten Situationen bei der Rechnungs- oder Detailauszifferung zwischen der Rechnung und dem Eingang auftreten.

Eingangsausbuchung

Geben Sie das Konto an, das verwendet werden soll, um alte Eingänge für Nicht-Bestandsartikel auszubuchen, die nicht ausgeziffert werden können.

Auszifferungsausbuchung

Geben Sie ein Konto an, das verwendet werden soll, um Beträge auszubuchen, die Sie für Waren bezahlt haben, deren Eingang Sie nicht erwarten. Dies schließt Waren ein, die beim Berichtigen von Eingängen ausgebucht werden.

Ausgeziffert ohne Eingang

Geben Sie ein temporäres Durchgangskonto an, das verwendet werden soll, um Beträge zu buchen, die Sie für Waren ohne Eingang bezahlt haben. Dies wird nur für Bestandsartikel verwendet.

Bestandseingangsarchivierung

Geben Sie das Buchungskonto an, das verwendet werden soll, um Beträge für Artikel zu buchen, für die Folgendes zutrifft:

Sie haben für die Artikel bezahlt, erwarten aber nicht deren Eingang
Sie haben die Artikel erhalten, erwarten aber keine Zahlung für diese

Zusatzkostendifferenzen

Geben Sie das Konto an, das für die Buchung von Zusatzkostendifferenzen verwendet werden soll. Diese treten auf, wenn bei einer Detailauszifferung die Zusatzkosten der Rechnung größer sind als die Zusatzkosten des Eingangs/der Bestellung. Dies gilt jeweils für sonstige Zusatzkosten und für Zusatzkosten mit anderen Attributen.

Dieses Feld ist nur gültig, wenn Sie die Funktion zum Ausziffern von Zusatzkosten nutzen.

Differenzen von Auszifferungsvorauszahlungen

Geben Sie das Konto zum Buchen von Differenzen an, die bei Vorauszahlungstransaktionen in Verbindung mit Rechnungsauszifferungen auftreten. Abweichungen, die bei Vorauszahlungstransaktionen in Verbindung mit Detailauszifferungen auftreten, werden auf das Artikelkostenabweichungs-Auffangkonto oder auf das Artikelaufwandskonto gebucht.

Dieses Differenzenkonto schließt auch Transaktionen ein, die nach der Ausführung von Vorausbezahlte Rechnung ohne Eingang geschlossen wurden.

Unterfakturierungs-Ausbuchung

Dieses Konto wird unter zwei Umständen verwendet. Dieses Konto wird während der Rechnungsauszifferung verwendet, wenn der Rechnungsbetrag kleiner ist als der Eingangsbetrag. Das Archiv für offene Eingänge bucht in dieses Konto, wenn es keine Rechnung für einen Eingang gibt oder wenn der Rechnungsbetrag kleiner ist als der Eingangsbetrag.

Dieses Konto ersetzt das Konto Bestandseingangsarchivierung.

Geben Sie auf dem Tab Optionen folgende Informationen an:

Rabatterfassung: Wählen Sie aus, ob die Rabattabgrenzung bei der Auszifferung oder beim Zahlungsabschluss generiert werden soll.
Rabattabgrenzungskonto: Geben Sie ein Konto an, das bei der Auszifferungsrabattabgrenzung als Buchungskonto für die Rabattabgrenzung verwendet werden soll.
Rechnungsdetail ohne Eingang: Geben Sie das Konto an, das verwendet werden soll, wenn eine Rechnung ohne einen Eingang ausgeziffert wird. Dies ist nur in Verbindung mit der Detailauszifferung von Bestandsartikeln gültig.
Rechnungsdetail überschreitet Eingang: Geben Sie das Konto an, das verwendet werden soll, wenn die Artikelmenge auf einer Rechnung die Eingangsmenge überschreitet. Dies ist nur in Verbindung mit der Detailauszifferung von Bestandsartikeln gültig.
Festlegungszeitpunkt Wechselkurs: Geben Sie dies an, wenn der Währungskurs für die Bestellung festgelegt wurde. Sie können dies bei der Auftragserfassung, beim Eingang oder bei der Fakturierung auswählen.
Automatischer Sperrcode für Ausgleichsforderungen: Wählen Sie den Sperrcode aus, der Ausgleichsforderungen zugewiesen werden soll.
Eingangsbeleg bis Inspektionsende sperren: Geben Sie an, ob Eingangspositionen, die eine Inspektion erfordern, so lange von der Auszifferung ausgeschlossen werden sollen, bis die Inspektion abgeschlossen ist.
Bestandsverteilungen zusammenfassen: Geben Sie an, ob Verteilungen zusammengefasst oder detailliert im Auszifferungsprozess gespeichert werden sollen (Nicht zusammenfassen). Sie können Zusammenfassen verwenden, um die fakturierten Artikel und die fakturierten Beträge anzuzeigen.
Nullkostenrechnung zulassen: Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn Nullkostenrechnungen definiert werden können. Lassen Sie die Bestellung und den Eingang für Kostenoption 2 ("Kostenfrei") offen.
Gutschrift für Neufakturierung aktivieren: Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, damit Kunden die Funktion "Gutschrift für Neufakturierung" verwenden können. Die Funktion "Neufakturierung" wird verwendet, um Rechnungen zu berichtigen, wenn fehlerhafte Kosten pro Einheit fakturiert wurden, und anschließend die Neufakturierungsrechnungen für die korrekten Kosten pro Einheit anzunehmen.
Gutschrift erstellen und Stopp-Warnmeldungen verzögern: Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, damit nach Erstellung der Gutschrift noch keine Stopp-Warnmeldungen ausgegeben werden.
Budgetbearbeitungen zur Genehmigung durchführen: Wenn dieses Feld aktiviert ist, werden Rechnungen ohne Budgetbearbeitungen während des Genehmigungsprozesses mit einer entsprechenden Anmerkung versehen.
Automatische Freigabe EDI-Rechnung: Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, damit die Firma automatisch EDI-Rechnungen nur für KR freigeben kann.
ERS-Standortkontrolle: Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn die Firma die automatische Wareneingangsabrechnung (ERS) nach Versandstandort kontrolliert.
ERS-Kostenaktualisierung: Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um die Kosten für die ERS-Eingänge im Bestelleingang zu ändern.

Rücksendungswaren versenden oder sperren

Wählen Sie aus, ob Rücksendungen an den Lieferanten geschickt werden oder ob sie an Ihrem Standort gesperrt werden sollen.

Ausbuchungsbetrag Lieferantenforderung

Geben Sie einen Betrag an, der verwendet werden soll, um zu bestimmen, ob eine Rücksendung an einen Lieferanten berechtigt ist. Der hier angegebene Betrag wird mit dem Wert einer Berichtigung oder Ablehnung verglichen. Der Wert der Berichtigung oder Ablehnung muss größer oder gleich dem Mindestforderungsbetrag sein, um eine Rücksendung zu erstellen. Dieser Wert kann sowohl auf der Lieferantenstufe als auch der Firmenstufe definiert werden.

Lieferantenforderungsart

Wählen Sie die Methode aus, mit der die Rücksendung erfüllt werden kann:

Wählen Sie Ausgleichsforderung aus, um eine Ausgleichsforderung für jede Rücksendung zu generieren.
Wählen Sie Gutschrift aus, damit der Lieferant Ihnen eine Gutschrift für die Rücksendung zusenden kann.
Wählen Sie Kostenfrei aus, wenn Sie nie eine Gutschrift für die Rücksendung erhalten. Dies ist zum Beispiel der Fall, wenn Rücksendungen grundsätzlich automatisch ersetzt werden.

Sperrcode für Lieferantenausgleichsforderung

Wählen Sie einen Sperrcode aus, der der Ausgleichsforderung zugewiesen werden soll. Verwenden Sie dieses Feld, wenn eine Lieferantenrücksendung mit einer Ausgleichsforderung ausgeführt wird und Sie die Ausgleichsforderung zur Überprüfung sperren möchten.

Rücksendungswaren automatisch ersetzen

Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um für den Ersatz von Waren, die an den Lieferanten zurückgeschickt worden sind, automatisch eine Bestellung zu erstellen.

Geben Sie auf dem Tab Meldungen im Abschnitt "Rechnungseingabe - Kostenprüfung" folgende Informationen an:

Bestellungskostenmeldungen: Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um Meldungen für die Bestellungsüberprüfung zu erstellen, die angezeigt werden, wenn Sie eine Rechnung hinzufügen. Dies gilt, wenn eine Diskrepanz beim Vergleich der Rechnungspositionskosten mit den Bestellpositionskosten vorhanden ist.
Regelgruppe: Wählen Sie die Regelgruppe aus, die für Meldungstoleranzen verwendet werden soll. Bei Bestellungsüberprüfungsmeldungen kann Ihre Regelgruppe Toleranzen für "Über Kosten" und "Unter Kosten" definieren.
Wenn der Lieferant einer Regelgruppe in Lieferant zugewiesen ist, dann wird diese vor der Regelgruppe der Firma verwendet. Sie müssen in den Feldern für Meldungen "Ja" auswählen, damit sie standardmäßig gelten.
Regelreihenfolge: Wählen Sie die Regel in einer Regelgruppe aus, die für Meldungstoleranzen verwendet werden soll. Die Regel muss auf die Detailauszifferungsregel verweisen.

Geben Sie im Abschnitt "Dienstleistungsartikelprüfung" folgende Informationen an:

Dienstleistungsmeldungen

Wählen Sie die Umstände aus, unter denen Dienstleistungsmeldungen für Dienstleistungsbestellungen und Dienstleistungsverträge erstellt werden:

Wählen Sie Nur Gesamtbetrag aus, um eine Meldung für Dienstleistungen der Art "Betrag" zu erstellen, wenn die kumulierte Summe der Rechnungen den Betrag der Dienstleistung überschreitet. Dabei werden alle Toleranzen berücksichtigt, die festgelegt wurden.
Wählen Sie Unter Menge und Kosten aus, um eine Meldung zu erstellen, wenn eine eingegangene Rechnung kleiner ist als der Betrag oder die Menge in einer Dienstleistungsbestellung oder einem Dienstleistungsvertrag.
Wählen Sie Über Menge und Kosten aus, um eine Meldung zu erstellen, wenn eine eingegangene Rechnung größer ist als der Betrag oder die Menge in der Dienstleistungsbestellung oder im Dienstleistungsvertrag.
Wählen Sie Über oder unter Menge und Kosten aus, um eine Meldung für Dienstleistungen der Art "Menge" und "Betrag" zu erstellen. Eine Meldung wird erstellt, wenn für Rechnungen der Art "Menge" sowohl eine überschreitende als auch eine unterschreitende Differenz und für Dienstleistungen der Art "Betrag" eine unterschreitende Differenz vorliegt. Dies gilt für Dienstleistungsbestellungen und Dienstleistungsverträge.
Wählen Sie Keine Meldung aus, um keine Meldung zu erstellen, unabhängig von der Differenz in der eingegangenen Rechnung und der Dienstleistungsbestellung oder dem Dienstleistungsvertrag.

Regelgruppe

Wählen Sie die Regelgruppe aus, die für Meldungstoleranzen verwendet werden soll. Bei Dienstleistungsmeldungen kann Ihre Regelgruppe nur Über Toleranzen definieren.

Regelreihenfolge

Definieren Sie die Regel in einer Regelgruppe, die für Meldungstoleranzen verwendet werden soll. Die Regel muss auf die Detailauszifferungsregel verweisen.

Wenn Sie Abstimmungs-/Auszifferungsmeldungen verwenden, dann geben Sie diese Informationen im Abschnitt "Abstimmung/Auszifferung" an:

Über Toleranz, Unter Toleranz

Wählen Sie Ja für die Art der zu erstellenden Abstimmungs-/Auszifferungsmeldungen aus.

Gültige Kombinationen sind:

Ja in beiden Feldern
Nein in beiden Feldern
Ignorieren in beiden Feldern
Ja in einem Feld und Nein im anderen

Wenn Ignorieren ausgewählt wird, dann wird die Meldung erstellt, aber der Benutzer wird nicht benachrichtigt, dass eine Meldung erstellt wurde, nachdem die Auszifferung versucht wurde.

Regelgruppe

Wählen Sie die zu verwendende Regelgruppe aus. Für Abstimmungs-/Auszifferungsmeldungen kann Ihre Regelgruppe Regeln für bestimmte Toleranzen enthalten (Über Kosten/Unter Kosten/Menge).

Regelreihenfolge

Wählen Sie aus, welche Regel in einer Regelgruppe für Meldungstoleranzen verwendet werden soll. Die Regel muss eine Detailauszifferungsregel sein.

Wenn Sie die Lösung "Process Automation" verwenden, dann geben Sie diese Information im Abschnitt "Zusätzliche Arbeitsablaufoptionen" an.

Tage für "Kein Eingang"

Geben Sie die Anzahl der Tage an, die gelten soll, damit eine Benachrichtigung der Art "Kein Eingang" gesendet wird.

Tage für "Rechnung nicht ausgeziffert"

Geben Sie eine Tagesanzahl für nicht ausgezifferte Rechnungen an.

Benachrichtigungsoption bei "Kein Eingang"

Wählen Sie eine Benachrichtigungsoption für den Fall "Kein Eingang" aus.

Benachrichtigungsoption bei nicht ausgezifferter Rechnung

Wählen Sie eine Benachrichtigungsoption für den Fall einer nicht ausgezifferten Rechnung aus.

Basisdatum

Geben Sie ein Basisdatum an, entweder das Fälligkeitsdatum oder das Skontodatum. Eine Benachrichtigung wird gesendet, wenn Folgendes zutrifft:

Das Basisdatum liegt vor dem Programmdatum plus der Anzahl der Eingangstage.
Es waren keine Eingänge im Auszifferungspool für die Rechnung vorhanden.

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