تقدير الإيراد والفوترة
استخدم فوترة المشاريع والإيرادات لإعداد فواتير العملاء وتقدير الإيرادات من دفتر الأستاذ للمشروع.
تُجمَع المعلومات من جميع نظم Infor الفرعية في دفتر الأستاذ للمشروع لتوفير تحليل لتكلفة مشروعاتك. يمكن استخدام فوترة المشاريع والإيرادات للمساعدة في تسيير عمليتي الفوترة وتقدير الإيرادات لمشروعك.
مهام ضمن فوترة المشروع وتقدير الإيرادات
فيما يلي المهام التي يمكن تنفيذها في فوترة المشاريع والإيرادات:
- حفظ معلومات الفوترة للمشروعات القابلة للفوترة، بما في ذلك معلومات مصدر التمويل ومبالغ العقد.
- تعيين عميل لعقد.
- تحديد النسبة المئوية للمشروع الذي تمت فوترته.
- تحديد معلمات تقدير الإيرادات بشكل مستقل عن دورة الفوترة.
- حساب أساليب متعددة لتقدير الإيرادات.
- إنشاء أتعاب عقد المشروع.
- تعيين رسوم العقد واحتسابها.
- تحديد المبلغ الأقصى لفوترة مشروع ترحيل
- إزالة المعاملات وتعليقها
- تعيين الرسوم الإدارية أو الخصومات لمصدر التمويل واحتسابها
- تعيين معاملات الحِمل غير المباشر لمشروع ترحيل واحتسابها
- إنشاء مجموعات تمويل للعقود متعددة التمويل
- تحديد النسبة المئوية لفاتورة عقد المشروع للمبلغ المحتجز
- تحويل المعاملات غير المفوترة كليًا أو جزئيًا من مشروع إلى آخر
- إنشاء معاملة مُسبقة الفوترة
- تحديد المبلغ الأقصى للفاتورة عند إنشاء الفواتير
- تحديد أسلوب فوترة التجاوز العابرة
- إضافة تكامل طباعة فاتورة جهة خارجية
- إضافة إمكانية تحرير مبلغ بند الفاتورة والوحدة والمعدل
- اختياريًا، إعادة إنشاء الفاتورة القابلة للطباعة بعد إجراء تغييرات على أصناف البنود
تمويل المشروع
يمكن تجميع مصادر تمويل المشروع في عقد باستخدام حقل مجموعة التمويل. وعندما تتطلب منحة فيدرالية إجراء مطابقة، يجب إنفاق المنحة وأموال المطابقة المرتبطة معًا. ففي حالة عدم إنفاق الأموال معًا، يمكن أن يخسر المستفيد المنحة الممنوحة له. وتتضمن المنحة الفيدرالية ومصادر التمويل المطابقة المرتبطة نفس مجموعة التمويل.
عند تشغيل الإجراء "إنشاء الفواتير"، تتم معالجة مجموعة مصادر التمويل الأولى باستخدام نفس مجموعة التمويل، ثم مجموعة التمويل التالية. تستند المعالجة إلى الأولوية والنسبة المئوية والمبلغ المموّل ومجموعة التمويل. ويجب أن تكون أموال المطابقة تالية في الأولوية لكي تتم معالجتها وحسابها بصورة صحيحة.
ويمكن أن تتضمن مصادر تمويل المشروع في عقد ما بدلًا أو مبلغًا محتجزًا. ويمكن أن يكون البدل إما رسومًا إدارية أو خصمًا. عند إنشاء الفواتير أو تقدير الإيرادات، يُضرب المبلغ الإجمالي لبنود النفقات في النسبة المئوية لبدل مصدر تمويل المشروع. يُعيَّن البدل على أنه آخر بند في الفاتورة أو الإيرادات. إذا كان البدل عبارة عن رسوم، فسيتم زيادة إجمالي مبلغ الفاتورة أو مبلغ الإيرادات. أما إذا كان البدل خصمًا، فسيتم خفض إجمالي مبلغ الفاتورة أو مبلغ الإيرادات.
إذا كنت تستخدم وظيفة تقسيم المرحلة الاستهلالية، يتم إجراء تقسيم التمويل قبل إنشاء الفواتير. راجع عمليات تقسيم المرحلة الاستهلالية.
المبلغ المحتجز
باستخدام المبلغ المحتجز، يمكنك تعليق النسبة المئوية لفاتورة المشروع لحين اكتمال المشروع. وعند تحديد المبلغ المحتجز، يمكن استخدام حد أقصى أو يمكن تحديد مجموعة نفقات معينة على أنها مؤهلة أو غير مؤهلة للمبلغ المحتجز. ويُحتسَب المبلغ المحتجز على المبلغ الإجمالي المفوتر قبل ضريبة المبيعات. ولا يُحتفظ بالمبلغ المحتجز سوى على مبلغ العقد المفوتر، وليس على ضريبة المبيعات. ويُعيَّن المبلغ المحتجز للفاتورة على أنه آخر بند في الفاتورة ويقلل المبلغ المحتجز من مبلغ الفاتورة. ويُحتفظ بالمبلغ المحتجز لحين اكتمال غالبية العمل لضمان تلبية المقاول أو المقاول من الباطن بالتزاماته. عند إكمال الوظيفة، يتم تشغيل الإجراء "إنشاء فاتورة المبلغ المحتجز" لإنشاء الفاتورة النهائية لجمع المبالغ المحتجزة. لا يؤثر المبلغ المحتجز على تقدير الإيرادات.
فوترة الورقة المالية العابرة
فوترة الورقة المالية العابرة هي إحدى متطلبات قطاع الخدمات المهنية لإعداد فواتير العملاء الخارجيين.
الورقة المالية العابرة هي أسلوب فوترة للتجاوز يتوافر في مشروعات الترحيل وسجلات تجاوز فوترة المشروع. وأُضيفت بنية تمويل ورقة مالية عابرة إلى إعداد مصدر تمويل المشروع الخارجي وتُطبق على أي معاملات للورقة المالية العابرة. ولا تتضمن فوترة الورقة المالية العابرة أي زيادة. ولا تنطبق الأتعاب والمبالغ المحتجزة والرسوم والبدلات على معاملات الورقة المالية العابرة. وتُرحَل معاملات الورقة المالية العابرة إلى حساب مقاصة الاستحقاق للورقة المالية العابرة. ولا يتم ترحيلها إلى الحسابات المفوترة غير المكتسبة أو المكتسبة غير المفوترة. لا تنطبق معاملات الورقة المالية العابرة على الحدود القصوى وتُجمَع بشكل منفصل عن عقد المشروع ومبالغ تمويل المشروع المُستخدَمة للحدود القصوى. ويجب عدم استخدام الورقة المالية العابرة مع مصادر التمويل الداخلية.
ليس هناك شرطًا بأن تُستخدَم الورقة المالية العابرة مع المشروعات التي برعاية منحة مع مصادر التمويل الداخلية. ولا يوجد أيضًا شرطًا ينص على وجود مصادر تمويل متعددة تشمل مصدر تمويل داخلي. ويُستخدَم أسلوب الفوترة تعويض التكاليف للمشروعات التي يتم رعايتها بمنح لتمريرها مع المصروفات، بدون زيادة، إلى كل من المنح الخارجية أو العملاء الخارجيين. وإذا قمت بإعداد أسلوب تجاوز الفوترة في عقد مشروع بتمويل داخلي، يظهر خطأ في إجراء الفواتير المسجلة بدفتر اليومية. ويكون الخطأ خاص بنوع التمويل الخاص بالتمويل الداخلي.
إذا كنت تستخدم فئات الحساب، فيمكنك إجراء الإعداد التالي:
- فئة حساب لإدخال استحقاق الورقة المالية العابرة.
- فئات حساب لتكاليف الورقة المالية العابرة لمستوى الترحيل. على سبيل المثال، تذاكر الطيران والفنادق والمسافات المقطوعة بالأميال والسفر المتنوع.
- فئة حساب ملخص لجميع فئات حساب الورقة المالية العابرة. ويُسهل ذلك من إجراء الإعداد لأنه يمكن إعداد تجاوز الفوترة باستخدام فئات حساب الترحيل أو الملخص.
تقدير الإيراد والفوترة
باستخدام الفوترة وتقدير الإيرادات، يمكنك فوترة معاملة جزئيًا عند الوصول إلى الحد الأقصى للعقد أو لمصدر تمويل العقد. ويمكنك فوترة معاملة جزئيًا عند الوصول إلى الحد الأقصى للفاتورة. ويتم تسجيل الجزء المتبقي من المعاملة. وفي حالة زيادة الحد الأقصى لمصدر تمويل العقد أو عقد المشروع، يمكن فوترة الباقي من معاملة التكلفة ويمكن تقدير الإيرادات.
وعند تشغيل الإجراءين "إنشاء الفاتورة" أو "تقدير الإيرادات"، يتم تضمين المعاملات الجزئية. ويتم تضمين المعاملات الإضافية استنادًا إلى تاريخ المعاملة. وعندما ترتبط الرسوم بعقدٍ ما ويتم الوصول إلى الحد الأقصى، تٌعرض أيقونة تنبيه في بند تفاصيل الفاتورة. يشير التنبيه إلى النفقات التي وصلت إلى المبلغ الأقصى للرسوم. وفي حالة إمكانية الحصول على إجمالي النفقات ولكن ليس جميع الرسوم، سيتوافر لديك خياران لتوزيع الرسوم. ويمكنك إزالة النفقات لحين إمكانية الحصول على جميع الرسوم أو إمكانية فوترة الرسوم الجزئية كما هي. وعند إنشاء فاتورة أو تقدير الإيرادات باستخدام معاملة جزئية، ستظهر علامة تبويب جديدة بالعقد. يتم عرض جميع المعاملات التي لم تُفوتر بالكامل في علامة التبويب المعاملات المفوترة جزئيًا. وتُعرض جميع المعاملات التي لم يتم تقدير إيراداتها بالكامل في علامة التبويب المعاملات المقدّرة جزئيًا.
لا يتم إنشاء المعاملات الجزئية في حالة عدم فوترة مبلغ المعاملة أو تقديره بالكامل نظرًا لعدم وجود مصدر تمويل بنسبة 100%. وتوضح الخطوات التالية تدفقًا لكيفية حساب المعاملات الجزئية ومتى:
- توضح هذه القائمة بعض أسباب عدم وجود مصدر تمويل بنسبة 100%:
- لم يُحدد مصدر تمويل لنسبة 100%.
- تم حديد مصدر تمويل لنسبة 100%، ولكنه غير نشط حاليًا أو نطاق التاريخ ليس ضمن معلمة تاريخ مصدر التمويل.
- تم تشغيل إجراء "إنشاء الفواتير" أو إجراء "تقدير الإيرادات" لمصدر تمويل واحد غير محدد لنسبة 100%.
- تُحتسَب جميع الحدود القابلة للتطبيق:
- معلمة الحد الأقصى لفاتورة وقت التشغيل
- رصيد العقد المتبقي
- رصيد مصدر التمويل المتبقي
- الحد الأقصى لفوترة المشروع، إن أمكن ذلك
- الحد الأقصى للرسوم، إن أمكن ذلك
يتم مراعاة الأرصدة والأتعاب المعلقة التي ستُطبق في عمليات الحساب هذه.
- تتم قراءة كل معاملة نفقات واردة ويتم حساب مبلغ فاتورة أو الإيرادات. وتتم مراعاة جميع أساليب الفوترة، مثل، الزيادات وجداول الأسعار في عملية الحساب. ويتم إنشاء المبلغ المطلوب فوترته. بالإضافة إلى ذلك، تُحتسب أي رسوم قابلة للتطبيق على أنها أصناف بند منفصلة أو محتملة.
- في حالة عدم وجود مصدر تمويل بنسبة 100%، يُضرب المبلغ المحتسب من الخطوة 3 في النسبة المئوية لكل مصدر تمويل صالح. وإذا تجاوزت نتيجة أي عملية حساب الرصيد المتبقي لمصدر التمويل، فسيتم تخطي معاملة النفقات بالكامل لجميع مصادر التمويل. وينطبق ذلك أيضًا إذا كانت نتائج أي عملية حساب بمبلغ يتجاوز الحد الأقصى للرسوم،
- تخضع جميع المعاملات وبنود الرسوم ذات الصلة التي لم يتم تخطيها في الخطوة 4 للمعالجة بالنسبة لكل مصدر تمويل صالح. ويُقارن المبلغ المحتسب من الخطوة 4 بجميع الحدود القابلة للتطبيق والقيم القصوى، ويُخفض إذا لزم الأمر. وفي حالة تخفيض المبلغ إلى صفر، يتم تخطي المعاملة لمصدر التمويل، وإلا يتم إنشاء بند فاتورة.
- في حالة عدم فوترة أي جزء من المبلغ من الخطوة 3 أو تقديره نظرًا للوصول إلى الحد، بعد معالجة جميع مصادر التمويل لمعاملة النفقات، يتم إنشاء معاملة جزئية. ولا يتم إنشاء المعاملات الجزئية سوى إذا كان المبلغ غير المفوتر قد نتج عنه حد تمويل، وليس بسبب عدم وجود مصدر بنسبة 100%.
ملاحظة
تُحدَث الأرصدة المتبقية باستمرار مع إنشاء كل بند فاتورة. لذا، يحدد تسلسل المعاملات الواردة أي منها ينتهي في فاتورة إذا كانت الحدود تمثل مشكلة. على سبيل المثال، يمكن للنفقات الكبيرة المبكرة إضافة الفاتورة على مبلغ أي حدود قصوى وتتسبب في تخطي العديد من النفقات الأصغر. وتتم معالجة النفقات بترتيب تاريخ المعاملة، الأقدم إلى الأحدث. وفي حالة وجود العديد من المعاملات بنفس التاريخ، تتم معالجتها بالترتيب الذي تم إنشاؤه لها. ويتم تجاهل معاملات النفقات الخاضعة لأسلوب فوترة الورقة المالية العابرة لجميع عمليات حساب الحد.
يمكن إعداد عمليتي الفوترة وتقدير الإيرادات أيضًا للاعتمادات قبل تسجيلها بدفتر اليومية. تمر الاعتمادات بـ أتمتة العمليات قبل تسجيل السجلات بدفتر اليومية عند تحديدها في بنية مشروع المؤسسة. وتُتخذ الخطوات نفسها لإنشاء فواتير الأتعاب وعمليات تسوية الأتعاب والفواتير وتقدير الإيراد. حيث يوجد إجراء للإرسال للاعتماد. ويقوم هذا الإجراء بتغيير حالة الاعتماد إلى مُرسل للاعتماد. وتظل حالة السجل في الحالة تم الإنشاء. وبعد إرسال السجل لاعتماده، يمكن للمعتمد اعتماد السجلات أو رفضها. وعند الاعتماد، يتم تغيير حالة اعتماد السجل إلى مُعتمد. وعند الرفض، تُعرض نافذة التعليقات. يجب أن يحدد المعتمد شرحًا للرفض. ويظهر هذا التفسير في نص البريد الإلكتروني الذي يتم إرساله للسجل. إذ يؤدي رفض سجل إلى تغيير حالة الاعتماد إلى مرفوض. وفي حالة رفض سجل واحد، يتم رفض المجموعة بأكملها. ويمكن حذف السجل أو تصحيحه، ثم إعادة إرساله للاعتماد. وبعد اعتماد السجلات، يمكن تشغيل الإجراء المُراد تسجيله بدفتر اليومية. ويجب اعتماد جميع السجلات الموجودة في مجموعة التشغيل قبل تسجيلها بدفتر اليومية.
حقل الموازنة المتبقية في علامة التبويب الصفحة الرئيسية عبارة عن حقل مشتق. عملية الحساب هي ProjectContractBudgetAmount - TotalBilledAmount – TotalRetainedAmount.
يتم تضمين جميع إجماليات العقد في علامة التبويب الإجماليات. وتُعرض الإجماليات للمبالغ المسودة والنهائية.
حدد الدليل المرجعي لخدمات أتمتة العمليات الخاص بـ Infor Financials and Supply Management للحصول على معلومات بخصوص إعداد تدفق الاعتماد.