建立活動預訂

您可以使用「活動預訂」索引標籤建立、變更、複製和取消活動預訂。您可以將關聯連結至活動預訂，但僅作為參考。您可以手動為關聯的團體、公司、預訂代理機構或現有賓客帳戶建立自動轉帳規則。

必須先設定活動房間，然後才能建立活動預訂。若要設定活動房間，請選取「管理」>「酒店」>「活動」>「活動房間組態」。

請參閱：

若要建立活動預訂，請執行以下動作：

  1. 選取「團體業務」>「活動」>「活動預訂」。
  2. 按一下「新建記錄」以建立新的活動預訂。或者，按兩下記錄以修改活動預訂。
    注意：

    如果從「活動房間可用狀況」螢幕存取此螢幕，則會填充房間、開始日期和時間、結束日期和時間等明細。

  3. 指定以下資訊：
    活動名稱
    活動的名稱。
    事件類型
    要建立預訂的活動類型。可用選項如下：
    • 會議
    • 團體
    • 社交
    • 婚禮
    活動主記錄
    與活動預訂相關聯的活動主記錄帳戶的名稱。按一下「新增」以建立活動主記錄。按一下「活動主記錄超連結」，以編輯在查詢中填充的「活動主記錄」。
    注意：您可以從「活動主記錄」查詢中選取現有的活動主記錄。
    過帳至主記錄
    選取此核取方塊以取消現有的「自動轉帳」規則，並為活動預訂建立新的「自動轉移」規則。預設情況下，系統會選取該核取方塊。
    注意：

    狀態為潛在客戶、暫訂、確定或住店的活動預訂的所有費用將轉移到活動主記錄帳戶。「目標帳戶」欄位將填充「活動預訂」螢幕上「自動轉帳明細」部分中的活動主記錄資訊。選取此核取方塊後，將無法手動修改自動轉帳規則。

    確認編號
    表示已確認預訂的編號。該編號由系統產生。
    狀態
    預訂的狀態。可用選項如下：
    • 確定
    • 潛在客戶
    • 暫訂
    建立預訂時，不會顯示以下狀態：
    • 住店
    • 已退房
    • 已取消
    • 已關閉
    動作
    按一下該圖示以過帳交易。建立預訂時，不會顯示此圖示。
    複製時含物品圖示
    按一下該圖示以將與預訂關聯的項目複製到新的活動預訂。
    列印圖示
    可以選取「宴會活動訂單 (BEO)」功能表，以列印特定活動的宴會活動訂單報表。
  4. 在「活動明細」部分中，指定所需的資訊。請參閱有關以下欄位的附加資訊：
    開始日期
    指定活動開始日期。預設情況下，將顯示飯店日期。此項為必要欄位。
    注意：
    • 該日期必須等於或晚於活動主記錄「開始日期」。
    • 該日期必須早於活動主記錄「結束日期」。
    • 如果已修改開始日期，則應用程式將更新與預訂關聯的項目的開始日期。
    結束日期
    指定活動結束日期。此項為必要欄位。
    注意：
    • 該日期必須等於或早於活動主記錄「結束日期」。
    • 如果已修改結束日期，則應用程式將更新與預訂關聯的項目的結束日期。
    佈局
    選取活動佈局。
    人數
    與活動預訂相關聯的房間中容納的人數。
    場地佈置
    指定必須佈置活動物品的時間。
    場地復原
    指定必須拆除活動物品的時間。
    銷售人員
    銷售人員的姓名。
    協調者
    協調者的姓名。
    不移動
    選取此核取方塊以指明此預訂日期和時間不得變更。
    課稅狀態
    選取交易代碼以指明活動預訂的課稅狀態。這意味著與該活動相關的部分或所有過帳均無需繳稅。
    費率
    選取與活動相關的費率。
    定價
    選取適用於活動的定價方法。可用選項如下：
    • 每日
    • 固定
    • 每小時
    房間總價
    用於活動的所有房間的總價。如果修改費率或定價方法，則按一下「計算」圖示以重新計算價格。
    合約房價格
    房間的合約價格。
    物品總價
    用於活動的所有物品的總價。
    合約物品價格總計
    物品的合約價格總計。
    房間和物品價格總計
    總價包括房間和物品。
    合約總價
    合約總價。
    合約總價加稅金
    合約總價（含稅）。
    說明
    指定說明（如有）。
  5. 在「關聯」部分中，指定以下資訊：
    公司
    選取與活動關聯的公司。
    團體
    選取與活動關聯的團體。
    預訂代理機構
    選取與活動關聯的預訂代理機構。
    應收帳款帳戶
    選取要將活動交易過帳到的應收帳款帳戶。
    開票參考
    指定開票參考號
  6. 在「連絡人資訊」部分中指定以下資訊：
    姓氏
    活動組織連絡人的姓氏。
    名字
    活動組織連絡人的名字。
    電子發票合作夥伴 ID
    義大利的電子發票平台用於識別電子發票合作夥伴的唯一 ID。
    國籍
    賓客所屬的國家/地區。
    注意：必須在此欄位中指定值才能執行西班牙的稅務 ID 驗證。
  7. 在「付款明細」部分中，指定所需的資訊。請參閱有關以下欄位的附加資訊：
    押金到期日期
    針對即將舉辦的活動必須在酒店存入指定押金金額的日期。
    押金金額
    針對舉辦的活動存入酒店的押金金額。
    收到的押金
    酒店針對即將舉辦的活動收到的金額。
  8. 按一下「儲存記錄」以儲存您指定的資訊。
    注意：

    根據在「活動主記錄」螢幕中選取的「預訂者類型」，「連絡人明細」部分中的資料預設來自檔案或團體。

  9. 按一下「物品」索引標籤。