建立團體預訂

您可以建立團體預訂，以維護一組個別賓客專屬的日期和會員特定資訊。團體預訂可管理日期、費率、房間保留、開票指令等資訊，還提供了複製到代表預訂和帳單明細的明細範本。儲存團體並建立團體名稱時，將建立團體開票帳戶。

以下策略將依據您指定的值套用於代表預訂：

  • 保證政策：如果已填充「保證類型」欄位，則在此團體下建立的任何代表預訂將使用設定的政策進行更新，並適用於代表。
  • 取消費用政策：如果已填充「取消費用政策」欄位，則在此團體下建立的任何代表預訂將使用設定的政策進行更新，並適用於代表。
  • 取消退款政策：如果已填充「取消退款政策」欄位，則在此團體下建立的任何代表預訂將使用設定的政策進行更新，並適用於代表。

若要建立團體預訂，請執行以下動作：

  1. 選取「團體業務」>「團體預訂」。
  2. 按一下「新增記錄」。
  3. 指定以下資訊：
    預訂者類型
    如果要為公司或預訂代理機構建立團體，則選取預訂者類型。選項包括「公司」或「預訂代理機構」。
    預訂者
    如果已指定預訂者類型，則將依公司或預訂代理機構搜尋篩選查詢。選取一個預訂者。
    團體名稱
    指定團體的名稱。此處輸入的名稱將是搜尋的內容，以及將在報表和表單上列印的內容。
    狀態
    指定狀態。選項包括「潛在客戶」、「暫訂」或「確定」。您無法存取「潛在客戶」狀態的團體預訂的其他索引標籤。
  4. 在「團體明細」部分中，指定所需的資訊。請參閱以下欄位的額外明細：
    團體類型
    選取與任何特定公司角色相關的所需團體類型。
    開始日期
    指定可為團體預訂分配房間的最早日期。
    夜數
    指定團體預訂的夜數。這是必填欄位；但是，您可以略過此欄位，而指定結束日期，系統將為您計算夜數。
    結束日期
    指定可為團體預訂分配房間的最晚日期。這是必填欄位；但是，您可以略過此欄位，而指定夜數，系統將為您計算結束日期。
    賓客離開日期
    這是賓客計劃離開的日期。系統將此處的日期計算為結束日期 + 1。
    計劃釋放日期
    指定已分配給團體預訂的所有剩餘未使用房間將退回至酒店可售房數的日期。在此處指定日期時，不允許使用「預設釋放天數」。
    預設釋放天數
    指定在每個保留房日期的日終處理過程之前，系統應丟棄剩餘未使用的房間分配的天數。該欄位用於啟用分配給團體預訂的剩餘未使用房間的滾動釋放。（可選）您可以按一下行事曆圖示以按日期建立釋放計劃。如果存在釋放計劃，則會在該欄位的右側顯示一個指示符。請參閱建立釋放計劃。
    建立非作用中檔案
    選取此選項可將為代表預訂建立的任何檔案自動設定為非作用中狀態。這適用於會員只能在飯店住宿一次的團體。
    費率計劃
    選取團體預訂的費率計劃。如果費率計劃已附加非房間搭售方案或餐飲計劃，則這些內容將顯示在相關欄位中。
    注意：如果費率計劃已指定課稅狀態，則會為團體預訂填充此課稅狀態。
    電子發票合作夥伴 ID
    用於識別電子發票合作夥伴的唯一識別碼。
    複製到代表
    選取此選項以將說明欄位中指定的說明複製到團體的代表預訂。
  5. 在「市場明細」部分中指定以下資訊：
    業務來源
    業務來源代碼。可使用「維護全域代碼」螢幕建立業務來源代碼。
    次要業務來源
    用於追蹤團體預訂的所有代表的其他業務代碼。
    市場區隔
    適用於團體預訂的市場區隔。這些欄位也存在於預訂代理機構檔案和公司檔案中，並會複製到關聯的預訂中。酒店參數 MARKETFILEDSCOPYORDER 可控制複製順序。預設順序為「團體」>「預訂代理機構」>「公司」。「追蹤」欄位將依據在「市場區隔」欄位中選取的值進行填充。追蹤的全域代碼定義允許依據「市場區隔」對追蹤進行分類。可以在單個「市場區隔」類別下對多個「追蹤代碼」進行分組。您可以變更市場區隔。如果費率計劃發生變更，則應用程式不會自動變更市場區隔。
    追蹤
    選取必須與團體預訂 ID 關聯的追蹤代碼。
    注意：您可以使用「建立追蹤代碼」建立和修改追蹤代碼。
  6. 在「關聯」部分中，指定所需的資訊。請參閱以下欄位的額外明細：
    佣金百分比
    指定費率佔基礎佣金的百分比值。
    佣金固定金額
    指定固定金額佣金的值。
    注意：您可以透過設定固定和百分比欄位和/或將相同的預訂代理多次附加到具有佣金明細的住宿記錄，從而在賓客住宿記錄中為同一預訂代理設定多個佣金。
  7. 在「連絡人明細」部分中指定以下資訊：
    姓氏
    此連絡人姓氏預設使用依據「關聯部分」中指定的公司的值。
    名字
    此連絡人名字預設使用依據「關聯部分」中指定的公司的值。
    國籍
    公司連絡人的國籍。
  8. 在「保證」部分中，指定所需的資訊。如果指定保證政策，則在此團體下建立的任何代表預訂將使用設定的政策進行更新。您指定的政策也將套用於代表。
  9. 在「代表保證」部分中，指定所需的資訊。這組保證資訊與團體預訂的代表預訂有關，並將複製到所有代表預訂。
  10. 在「其他預訂代理機構」部分中，指定預訂代理機構的資訊。僅當選取了 EXTERNALTALOOKUP 酒店參數時，才可使用「外部預訂代理機構查詢」選項。
  11. 在「結算」部分中，指定所需的資訊。
  12. 按一下「儲存」。
    注意：

    可以使用「活動（動作）」中的選項存取與「活動」相關的螢幕：

    • 「預訂活動」：用於存取「活動（清單檢視/記錄檢視）」螢幕。
    • 「活動清單」：用於存取「活動預訂清單」螢幕。
    • 「行事曆檢視」：用於存取「活動預訂行事曆」螢幕。