團體預訂總覽
團體預訂包含三個組成部分：預訂者（公司或預訂代理機構檔案）、團體預訂和代表。可以在沒有預訂者的情況下進行團體預訂，但建議為與您酒店有重複業務往來的公司和預訂代理機構建立團體預訂，以獲取收入和物化統計資料。可以在沒有預訂者的情況下進行團體預訂的示例是，一群人同一時間在您的酒店住宿，沒有任何公司隸屬關係（例如婚禮聚會或家庭團聚）。
預訂者檔案用於維護有關可能在您的酒店中為團體提供住宿的公司或預訂代理機構的所有一般資訊。其中包含公司或預訂機構的名稱、地址和連絡人等明細。預訂者檔案將提供可複製到團體預訂的公司或預訂代理機構資訊的範本。預訂者查詢欄位是現有公司檔案或預訂代理機構檔案的清單。預訂者檔案不是必要項。
團體預訂用於維護代表（個別賓客）「團體」專屬的日期和會員特定資訊。該資訊包含系統用於團體代表的明細。團體預訂可管理在酒店住宿的團體的日期、費率、房間保留、開票指令等資訊。預訂將提供可複製到代表預訂和帳單明細的預設明細範本。
代表是屬於團體的個人賓客預訂。可以透過「中央預訂」或「賓客住宿」模組分別進行代表預訂，也可以在團體預訂中作為分房表個別或多次進行預訂。代表的所有資訊均將連結至團體預訂，並且合併到團體預訂的顯示和報表中。
團體預訂的狀態將確定可供存取的索引標籤，還可確定酒店房間可用狀況。建立新的團體預訂時，可以選取以下三種狀態：
- 潛在客戶：該團體目前未經確認，因此可能無法輸入房間保留，這只是所需連絡人和日期的記錄。
- 暫訂：該團體未經確認，但可以輸入所需的房間保留，除非在索引標籤上核取「暫訂房間保留會影響酒店可售房數」選項，否則不會從酒店可用房中移除該房間保留。僅當團體狀態為「暫訂」時，才顯示此核取方塊。團體處於「暫訂」狀態並且清除該核取方塊時，輸入的任何保留房均不會影響可售房數。團體處於「暫訂」狀態並且選取該核取方塊時，輸入的任何保留房均會影響可售房數。
- 確定：團體已確認，並且房間將從酒店可用房中移除。
索引標籤標題右側團體預訂的許多索引標籤中包括一個菱形指示符。索引標籤上不存在任何資訊時，指示符為白色；資訊已儲存至索引標籤時，指示符為橙色，以提醒進入預訂的使用者該索引標籤中存在資訊。包含指示符的團體預訂索引標籤包括：
- 房間類型
- 費率
- 保留房
- 自動轉帳
- 喜好設定
- 代表
- 活動
- 追蹤
- 運輸