为宾客办理退房手续

使用“退房”屏幕完成宾客的退房流程。常客必须在退房时结账，因此您必须输入付款信息并为该账户生成付款“授权”。“退房”屏幕能让您完成相关活动，如“宾客结账”、生成收据，并在离店时递送消息。

“付款人”字段在现用开发票时启用。当税金开票为现用且账户单独结算时，可单独为账单开发票，并请求一位付款人。可根据以下规则为每个不同的账单生成不同的税金发票：

  • 针对费用未开票的账单开发票。
  • 绝对不为会计账单开发票。
  • 应收账账单始终单独开发票。不考虑账单余额。发票付款人是应收账，这在“账单明细”部分指定。
  • 如果账单在“账单明细”部分指定了付款人，且余额为零，则账单单独开发票。账单结算中的付款人用作发票付款人。
  • 如果未在账单明细中指定付款人，且余额为零，账单单独开发票。发票付款人为宾客。
  • 当进行现金结算时，系统会根据酒店参数 POSTROUNDINGDIFFERENCE 中指定的数值来对账单总额进行舍入。
  • 如果剩余账单合并余额为零，这些账单可一起开票。发票付款人为宾客。
注意：对于没有任何余额的宾客账单，“退房”屏幕包含一个“快速退房”功能，您可在退房流程中通过右键单击和更新字段为宾客“账单”的应收款进行自动结账。参阅“使用快速退房为宾客办理退房手续”。

在您使用位于页面左侧的按钮进行退房流程的各个步骤时，系统将显示，表示该步骤已完成，以便您继续下一步。基于您的系统配置，您必须完成退房工作流程的所有要求步骤，方可启用“退房”按钮完成宾客离店程序。

表示相关消息已添加至宾客登记。当未提供账户消息或取消宾客预订时，不可为宾客办理退房。必须先完成或取消上述消息才能继续进行退房流程前。参阅“在办理入住和退房手续期间管理宾客留言”。

若要为宾客办理退房手续，请执行下列步骤：

  1. 选择“前台”>“退房”。
  2. 在列表视图选项卡，双击要处理的宾客住店记录。显示宾客住店记录视图选项卡。有关宾客的信息显示在宾客明细、退房明细、以及账单和结算明细部分的页眉中，如宾客产生的“终生收入”、宾客在酒店中下榻的总夜数、客房和“费率计划”、以及最重要的“账单余额”。此外还显示图标表示宾客的特殊状态，如该宾客为 VIP。用鼠标放在图标或账单信息上方，显示有关其含义的明细。
    注意：此屏幕应用了 VVIP 功能，目的是如果用户未获得 VVIP 授权，则会禁用 VVIP 宾客明细。参阅“VVIP 功能”。
  3. 在“宾客明细”部分中，指定所需的信息。查看关于这些字段的附加信息：
    电邮类型
    选择该宾客电邮为备用还是主要电邮。
    自动电邮账单
    勾选此复选框可在生成账单时自动向宾客发送账单电邮。如果勾选了“自动电邮账单”，则“电邮地址”为必填项。
    税号
    指定宾客的税标识号。
    注意：酒店税金发票功能的启用或停用取决于 TAXINV 酒店参数的设置。有关 TAXINV 的详细信息，请参阅 “酒店参数”。有关税金发票功能的信息请参阅 “税金发票”。
    宾客图像
    此宾客图像默认来自“宾客资料”屏幕的选定资料 ID。
  4. 确认退房明细和账单明细部分中的信息。若“宾客账户”有未结余额，则余额信息在账单明细部分显示为“账单余额”。
  5. 在结算明细部分，指定该信息：
    结算类型
    指定宾客“账单”的结算类型。根据所选结算类型，“结算明细”部分内的特定字段将为启用、停用、以及必需；例如，若结算类型为信用卡，则必须为信用卡字段指定值。
    资料保存目标
    如果选中此复选框，结算信息保存至“宾客资料”屏幕的“账单资料”选项卡。
    激活阅读器
    或者，如果在酒店实施了电子付款处理接口，单击“激活阅读器”。

    参阅“处理芯片和密码付款卡”。

    应收账账户
    指定宾客结算的“应收款”。此字段仅在账单设为应收账时可用。若结算类型为挂应收账账单处理，则需要“应收账账户”。当将挂应收账账单结算额过账至一个账户，且安装参数 ARBATCH = NO，系统将挂应收账账单收费额直接过账至应收账账户。酒店参数 “TAXINV” 的值同样也影响结算处理。

    参阅“处理账单”。

    账单编号
    为结算指定“账单编号”。
    起源预订系统
    OTA（在线旅行社）直接对收费进行开单的外部预订系统的名称。
    注意：如果在“酒店应收款账户”屏幕中为“应收款账户”选择了“需要起源确认号”复选框，则必须指定此值。
    起源确认号码
    向其配置应收款账户的预订系统的确认号。
    注意：应用程序默认使用此值。
  6. 在“附加明细”部分中，指定所需的信息。查看关于这些字段的附加信息：
    替用名
    指定宾客的备用名。
    替用中间名
    指定宾客的备用中间名。
    替用姓
    指定宾客的备用姓。
    替代电话
    指定宾客的备用称谓。
    替用后缀
    指定宾客的备用后缀。
    NRG
    如果选择此复选框，系统会将宾客标识为酒店的未注册宾客。该宾客用 NRG 前缀进行登记。
    注意：
    • 如果清除此复选框，则会从宾客资料中删除 NRG 前缀（姓名标题）。
    • 与此宾客有关的信息在任何给定时间点上均不进行披露。
    • 应用程序会显示访问 NRG 宾客的确认消息。
    ID 号
    指定提供的身份证明文件上的编号。
    服务
    指定此宾客隶属于的军种。例如，空军、海军、陆军等。此字段只供美国军人使用。
    职位
    指定宾客的职位。此字段只供美国军人使用。
    薪级
    指定宾客的薪级。此字段只供美国军人使用。
    评级
    指定宾客评级。宾客只能入住其评级内的房型。此字段只供美国军人使用。
  7. 单击“保存记录”。
  8. 单击“账单”以根据需要编辑宾客账单。系统显示“账单”窗口，您可从该窗口添加记录、进行更正或调整、“转账”、或将记录从原账户移动至单独账户。

    参阅“处理账单”。

  9. 单击“付款授权”以根据需要授权信用卡付款。系统显示“付款卡授权”窗口，以供您为宾客账单付款授权信用卡。

    参阅“付款卡授权”。

  10. 单击“打印收据”为宾客打印收据。系统会显示一个窗口，可从此窗口导出、打印或导出收据至数据馈送。
  11. 单击“打印”。系统会显示“打印”窗口。指定打印收据的打印机，然后单击“确定”。
    注意：还可将收据导出为文件或将收据导出至数据馈送。可将收据以下列任何文件类型导出：带报告数据的 XML 文件、CSV（逗点分隔）、PDF、MHTML（网络存档）、Excel、TIFF 文件或 Word。
  12. 单击“消息”。系统显示“消息”窗口，以供您添加消息、内部操作请求、叫醒服务请求、以及其他类型的宾客预订消息。
  13. 指定所需信息。

    参阅“维护宾客留言”。

  14. 单击“注释”。
  15. 指定所需信息。

    参阅“维护宾客注释”。

  16. 如果您需要在宾客预订上输入或更新信息或完成无法在“退房”表格上执行的有关宾客预订的任务，则单击“编辑宾客住店”。显示“宾客住店”表格。
    参阅“宾客住店”。
  17. 单击“退房”。
    注意：
    • 在非虚拟客房退房过程中，系统会显示“日用房状态”窗口，用户可在其中设置“客房状态”和“服务类型”。此窗口仅在以下情况下显示：
      • 已选择酒店参数DYUSERSSRVCTYP。
      • 夜数等于零。
    • 在退房过程中，如果酒店参数 ITALYSTAMPDUTY 包含值，且发票金额等于或超过阈值时，系统会显示一条确认消息以过账印花税。
    • 在虚拟客房的退房过程中，“客房状态”设为“清洁”，并且“服务类型设置为”“无”。
    • 若 FOLRECT 安装参数设为“是”，则自动显示宾客“账单”的收据打印窗口。根据需要打印收据。
    1. 若“宾客账户”中没有余额，则宾客已退房。
    2. 如果宾客账户中有余额，则系统在消息栏中显示一条消息，表示将要过账至账户的付款（现金或支票），提示您接收付款并决定是否要继续。单击“是”。
    3. 若“结算类型”为信用卡，且该信用卡明细已自动通过宾客预订填写，则该卡已获得余额付款的授权且宾客已退房。
    4. 若“结算类型”为挂应收款账单处理，则“应收款”账单已结算，且宾客已退房。
    5. 若“结算类型”为礼品卡，则该礼品卡已授权用于余额付款，且宾客已退房。
    6. 如果税金开票功能现用，退房时会自动生成税金发票。当生成税金发票时，应收账会生成一张单独的税金发票，所有其他账单则位于另一张税金发票上。对于应收账，付款人是应收账。对于所有其他发票，宾客是付款人。
      注意：如果没有与会计账单以外的任何事务相关的税号，税金发票生成过程则不能完成，将显示错误信息。可在“税金发票”屏幕中完成此发票过程。
      注意： 如果选择“自动电邮账单”，税金发票将作为附件包含在账单电邮中。