Criar reservas para evento

Use a guia Reservas para evento para criar, alterar, copiar e cancelar reservas de evento. É possível vincular as associações às reservas para o evento, mas somente como referência. É possível criar manualmente regras de transferência automática para um grupo, organização ou agência de reservas associada ou uma conta de hóspede existente.

Antes de criar reservas para evento, é necessário configurar os salões de eventos. Para configurar os quartos para eventos, selecione Administração > Propriedade > Eventos > Configuração de salão de eventos.

Consulte:

Para criar reservas para eventos:

  1. Selecione Vendas de grupo > Eventos > Reservas para evento.
  2. Clique em Novo registro para criar uma nova reserva para evento. Como alternativa, clique duas vezes em um registro para modificar uma reserva para evento.
    Nota: 

    Se essa tela for avaliada pela tela Disponibilidade de salão de eventos, detalhes como salão, data e hora de início e data e hora de término serão preenchidos.

  3. Especifique estas informações:
    Nome do evento
    O nome do evento.
    Tipo de evento
    O tipo do evento para o qual deseja criar a reserva. Estas são as opções disponíveis:
    • Conferência
    • Grupo
    • Social
    • Casamento
    Mestre de evento
    O nome da conta de mestre de evento à qual as reservas para evento estão associadas. Clique em Adicionar para criar um mestre. Clique no hiperlink Mestre de evento para editar o mestre preenchido na pesquisa.
    Nota: É possível selecionar um mestre de evento existente na pesquisa por mestre de evento.
    Evento principal a faturar
    Marque essa caixa de seleção para cancelar as regras de transferência automática existentes e criar uma nova para as reservas para evento. Por padrão, essa caixa de seleção é marcada.
    Nota: 

    Todos os encargos das reservas para evento com o status Provável, Provisório, Definitivo ou Nas instalações serão transferidos para a conta de mestre de evento. O campo Conta de destino é preenchido com as informações de mestre de evento na seção Detalhes da transferência automática da tela Reserva para evento. Não é possível modificar manualmente a regra de transferência automática quando a caixa de seleção está marcada.

    Número de confirmação
    O número que indica que a reserva está confirmada. O número é gerado pelo sistema.
    Status
    O status da reserva. Estas são as opções disponíveis:
    • Definitivo
    • Possibilidade
    • Provisório
    Durante a criação da reserva, os seguintes status não são exibidos:
    • Nas instalações
    • Check-out realizado
    • Cancelado
    • Fechado
    Ações
    Clique no ícone para lançar a transação. Durante a criação da reserva, esse ícone não é exibido.
    Copiar com o ícone de item
    Clique no ícone para copiar os itens associados à reserva para uma nova reserva para evento.
    Ícone Imprimir
    Selecione o menu Ordem de evento com banquete (BEO) para imprimir o relatório de BEO referente ao evento específico.
  4. Na seção Detalhes do evento, especifique as informações necessárias. Consulte informações adicionais sobre estes campos:
    Data de início
    Especifique a data de início do evento. Por padrão, a data do hotel é exibida. Esse é um campo obrigatório.
    Nota: 
    • Essa data deve ser igual ou posterior à data de início do mestre de evento.
    • Essa data deve ser anterior à data de término do mestre de evento.
    • Se a data de início for modificada, o aplicativo atualizará a data de início dos itens associados à reserva.
    Data de término
    Especifique a data de término do evento. Esse é um campo obrigatório.
    Nota: 
    • Essa data deve ser igual ou anterior à data de término do mestre de evento
    • Se a data de término for modificada, o aplicativo atualizará a data de término dos itens associados à reserva.
    Layout
    Selecione o layout do evento.
    Pessoas
    O número de pessoas acomodadas nos quartos associados a reservas para eventos.
    Configuração
    Especifique a hora em que os itens do evento devem ser organizados.
    Desmontagem
    Especifique a hora em que os itens do evento devem ser desmontados.
    Vendedor
    O nome do vendedor.
    Coordenador
    O nome do coordenador.
    Não mover
    Marque a caixa de seleção para indicar que não é possível alterar o dia e a hora dessa reserva.
    Status de imposto
    Selecione o código de transação para indicar o status de imposto da reserva de evento. Isso significa que alguns ou todos os lançamentos relativos ao evento não estão sujeitos a impostos.
    Taxa
    Selecione a taxa relevante para o evento.
    Preços
    Selecione o método de preços aplicável ao evento. Estas são as opções disponíveis:
    • Reservado por todo o dia
    • Fixo
    • A cada hora
    Preço total do quarto
    O preço total de todos os quartos usados para o evento. Clique no ícone Calcular para recalcular o preço caso você modifique as taxas ou o método de preços.
    Preço do quarto contratado
    O preço contratado do quarto.
    Preço total do item
    O preço total de todos os itens usados no evento.
    Preço total dos itens contratados
    O preço de venda total contratado dos itens.
    Preço total do quarto e dos itens
    O preço total incluindo o quarto e os itens.
    Preço total do contrato
    O preço total contratado.
    Preço total do contrato mais imposto
    O preço total contratado incluindo impostos.
    Notas
    Especifique as notas, se houver.
  5. Na seção Associações, especifique estas informações:
    Organização
    Selecione a organização associada ao evento.
    Grupo
    Selecione o grupo associado ao evento.
    Agência de reservas
    Selecione a agência de reservas associada ao evento.
    Conta CR
    Selecione a conta de CR na qual as transações do evento serão lançadas.
    Referência de cobrança
    Especifique o número de referência de cobrança
  6. Especifique estas informações na seção Informações de contato:
    Sobrenome
    O sobrenome da pessoa de contato da organização do evento.
    Nome
    O nome da pessoa de contato da organização do evento.
    ID de parceiro de faturamento eletrônico
    Uma ID exclusiva usada pela plataforma de faturamento eletrônico da Itália para identificar o parceiro de faturamento eletrônico.
    Nacionalidade
    O país ao qual o hóspede pertence.
    Nota: Especifique o valor neste campo para executar a verificação da ID de imposto da Espanha.
  7. Na seção Detalhes do pagamento, especifique as informações necessárias. Consulte informações adicionais sobre estes campos:
    Data de vencimento do depósito
    A data limite em que o valor especificado deve ser depositado para a propriedade para o evento que está sendo organizado.
    Valor do depósito
    O valor depositado para a propriedade do evento organizado.
    Depósito recebido
    O valor recebido pela propriedade para o evento que está sendo organizado.
  8. Clique em Salvar registro para salvar as informações especificadas.
    Nota: 

    Os dados na seção Detalhes de contato são definidos como padrão a partir do perfil ou grupo, com base no Tipo de agente de reservas selecionado na tela Mestre de evento.

  9. Clique na guia Itens.