Criar reserva de grupo

Você pode criar uma reserva de grupo para manter informações específicas de datas e membros restritas a um grupo de hóspedes individuais. A reserva de grupo gerencia datas, taxas, bloqueios de quarto, instruções de cobrança e muito mais, além de fornecer um modelo de detalhes que é copiado para comandas e reservas do participante. Quando o grupo é salvo, é criada uma conta de cobrança de grupo com o nome dele.

Com base no valor especificado, são aplicadas as seguintes diretivas às reservas de participantes:

Política de garantia: se o campo Tipo de garantia estiver preenchido, qualquer reserva de participante criada neste grupo será atualizada com a diretiva configurada e poderá ser aplicada aos participantes.
Política de tarifa de cancelamento: se o campo Política de tarifa de cancelamento estiver preenchido, qualquer reserva de participante criada neste grupo será atualizada com a diretiva configurada e poderá ser aplicada aos participantes.
Política de reembolso de cancelamento: se o campo Política de reembolso de cancelamento estiver preenchido, qualquer reserva de participante criada neste grupo será atualizada com a diretiva configurada e poderá ser aplicada aos participantes.

Para criar uma reserva de grupo:

Selecione Vendas de grupo > Reserva de grupo.
Clique em Novo registro.
Especifique estas informações:

Tipo de agente de reservas

Selecione o tipo de agente de reservas caso o grupo esteja sendo criado para uma organização ou uma agência de reservas. As opções incluem Organização ou Agência de reservas.

Agente de reservas

Se você tiver especificado um tipo de agente de reservas, a pesquisa será filtrada por organização ou agência de reservas. Selecione um agente de reservas.

Nome do grupo

Especifique o nome do grupo. O nome inserido aqui deve ser aquele que foi pesquisado e que será impresso em formulários e relatórios.

Status

Especifique o status. As opções incluem Possibilidade, Provisório ou Definitivo. No status Possibilidade, não é possível acessar as guias adicionais de uma reserva de grupo.
Na seção Detalhes do grupo, especifique as informações necessárias. Consulte detalhes adicionais sobre esses campos:

Tipo de grupo

Selecione o tipo de grupo necessário relacionado a qualquer função de organização específica.

Data de início

Especifique a primeira data em que os quartos poderão ser alocados para a reserva de grupo.

Noites

Especifique o número de noites da reserva de grupo. Este campo é obrigatório, mas você pode ignorá-lo e especificar a data de término. O sistema calculará o número de noites para você.

Data de término

Especifique a última data em que os quartos poderão ser alocados para a reserva de grupo. Este campo é obrigatório, mas você pode ignorá-lo e especificar o número de noites. O sistema calculará a data de término para você.

Data de saída do hóspede

É a data em que está programada a saída dos hóspedes. O sistema calcula a data aqui como a Data de término +1.

Data de liberação planejada

Especifique a data em que todos os quartos não utilizados restantes que estejam alocados para a reserva de grupo voltarão para a disponibilidade nas instalações. Quando você especifica uma data aqui, os Dias de liberação padrão não são permitidos.

Dias de liberação padrão

Especifique o número de dias, antes do procedimento de fim de dia de cada data de bloqueio, em que o sistema deve retirar a alocação de quartos não utilizados restantes. Este campo é usado para ativar uma liberação em curso dos quartos não utilizados restantes que estejam alocados para a reserva de grupo. Outra opção é clicar no ícone de calendário para criar uma programação de liberação por data. Se houver uma programação de liberação, será exibido um indicador à direita do campo. Consulte Criar programação de liberação.

Criar perfis inativos

Marque essa caixa de seleção para que o status de qualquer perfil criado para reservas de participante seja automaticamente definido como inativo. Essa opção é usada para grupos cujos membros provavelmente se hospedem uma única vez no hotel.

Plano de taxas

Selecione o plano de taxas para a reserva de grupo. Se um plano de taxas tiver anexado planos de refeições ou pacotes não referentes a quarto, esses anexos serão mostrados nos campos associados.
Nota: Se o plano de taxas tiver um status de imposto especificado, esse status será preenchido para a reserva de grupo.

ID de parceiro de faturamento eletrônico

Um código de identificação exclusivo para identificar o parceiro de faturamento eletrônico.

Copiar para participantes

Selecione esta opção para que as notas especificadas no campo de notas sejam copiadas para as reservas de participante do grupo.
Especifique estas informações na seção Detalhes do mercado:

Origem de negócios

O código da origem de negócios, que é criado por meio da tela Manter códigos globais.

Origem de negócios secundária

O código de negócios adicional usado para rastrear todos os participantes da reserva de grupo.

Segmento de mercado

O segmento de mercado aplicável à reserva de grupo. Esses campos também existem em perfis de organização e de agências de reserva e são copiados para as reservas associadas. O parâmetro de propriedade MARKETFILEDSCOPYORDER controla a ordem de cópia. A sequência padrão é Grupo > Agência de reservas > Organização. O campo Rastrear é preenchido com base no valor selecionado no campo Segmento de mercado. A definição do código global Rastrear permite que o rastreamento seja categorizado com base no Segmento de mercado. É possível agrupar mais de um código de rastreamento em uma única categoria de Segmento de mercado. É possível alterar o segmento de mercado. Se o plano de taxas mudar, o segmento de mercado não será alterado automaticamente pelo aplicativo.

Rastrear

Selecione o código de rastreamento que deve ser associado à ID da reserva de grupo.
Nota: Crie e modifique os códigos de rastreamento usando a opção Criar código de rastreamento.
Na seção Associações, especifique as informações necessárias. Consulte detalhes adicionais sobre esses campos:

Percentual de comissão

Especifique o valor relativo à porcentagem da taxa para a comissão básica.

Valor base da comissão

Especifique o valor relativo a uma comissão de valor inalterado.

Nota: É possível configurar várias comissões para o mesmo agente de reservas em um registro de estadia de hóspede. Basta definir os campos Inalterado e Porcentagem e/ou anexar o mesmo agente de reservas várias vezes a um registro de estadia com detalhes da comissão.
Especifique estas informações na seção Detalhes do contato:

Sobrenome

O sobrenome deste contato assume como padrão o valor baseado na Organização especificada na seção Associações.

Nome

O nome deste contato assume como padrão o valor baseado na Organização especificada na seção Associações.

Nacionalidade

A nacionalidade da pessoa de contato da organização.
Na seção Garantia, especifique as informações necessárias. Se você especificar uma política de garantia, qualquer reserva de participante criada neste grupo será atualizada com a política configurada, que se aplica aos participantes também.
Na seção Garantia de participante, especifique as informações necessárias. Esse conjunto de informações de garantia pertence às reservas de participante relativas à reserva de grupo e será copiado para todas as reservas de participante.
Na seção Agência de reservas adicional, especifique as informações das agências de reservas. A opção de pesquisa Agência de reservas externa só estará disponível se o parâmetro de propriedade EXTERNALTALOOKUP estiver selecionado.
Na seção Liquidação, especifique as informações necessárias.
Clique em Salvar.
Nota:
Use as opções nas Atividades (Ação) para acessar as telas relacionadas à atividade:
- Reservar atividade: para acessar a tela Atividades (Exibição de lista/Exibição de registro).
- Lista de atividades: para acessar a tela Lista de reservas de atividade.
- Exibição de calendário: para acessar a tela Calendário de reserva de atividade.