Visão geral de reserva de grupo
Há três componentes em uma reserva de grupo: agente de reservas (perfil de organização ou de agência de reservas), participantes e reservas de grupo. É possível fazer uma reserva de grupo sem um agente de reservas, mas é recomendável para organizações e agências de reserva que costumam repetir negócios com a sua propriedade, para fins de estatísticas de materialização e produção de receitas. Um exemplo de reserva de grupo que pode ser feita sem um agente de reservas seria um grupo de pessoas que se hospedam uma vez na sua propriedade sem afiliação a qualquer companhia, como uma festa de casamento ou uma reunião de família.
O perfil Agente de reservas é usado para manter todas as informações gerais sobre uma organização ou uma agência de reservas que pode abrigar grupos na sua propriedade. Ele contém detalhes como nome, endereço e contatos da organização ou da agência de reservas. Um perfil de agente de reservas fornece um modelo de informações sobre a organização ou a agência de reservas que são copiadas para a reserva de grupo. O campo de pesquisa de agente de reservas é uma lista de perfis existentes de organização ou de agência de reservas. Os perfis de agente de reservas não são obrigatórios.
A Reserva de grupo é usada para manter informações específicas sobre datas e membros restritas a um “grupo” de participantes (hóspedes individuais). Ela contém os detalhes usados pelo sistema para participantes do grupo. A Reserva de grupo gerencia datas, taxas, bloqueios de quarto, instruções de cobrança e muito mais para o grupo hospedado na sua propriedade. Ela fornece um modelo de detalhes padrão que são copiados para comandas e reservas de participantes.
Participantes são as reservas de hóspedes individuais que pertencem ao grupo. As reservas de participantes podem ser feitas individualmente pelos módulos Reserva central ou Estadia de hóspede. Também podem ser feitas individualmente ou em múltiplos, como uma lista de quartos reservados na Reserva de grupo. Todas as informações de um participante estão vinculadas à Reserva de grupo e são consolidadas em exibições e relatórios dela.
O status de uma reserva de grupo define quais guias estão disponíveis para acesso e determina se há disponibilidade da casa. Ao criar uma nova reserva de grupo, você pode selecionar entre três status:
- Possibilidade: o grupo não está confirmado no momento e não é possível fazer um bloco de quartos. É um mero registro do contato e das datas necessárias.
- Provisório: o grupo não está confirmado, mas é possível fazer um bloco de quartos, embora eles só sejam removidos da disponibilidade da casa se a opção Bloco de quartos provis. afeta a disp. da casa estiver marcada na guia Bloco de . Esta caixa de seleção só é exibida quando o status do grupo é Provisório. Quando o grupo está com o status Provisório e a caixa de seleção está desmarcada, qualquer bloqueio feito não afeta a disponibilidade. Quando o grupo está com o status Provisório e a caixa de seleção está marcada, qualquer bloqueio feito afeta a disponibilidade.
- Definitivo: o grupo está confirmado e os quartos são removidos da disponibilidade da casa.
Um indicador em forma de diamante está incluído em muitas das guias de uma reserva de grupo, à direita do título da guia. Quando não existe nenhuma informação na guia, o indicador é branco; quando a informação tiver sido salva na guia, o indicador será laranja, alertando aos usuários da reserva de que não existe informação atrás da guia. Estas são as guias da reserva de grupo que incluem o indicador:
- Tipos de quarto
- Taxas
- Bloqueio
- Transferência automática
- Preferências
- Participantes
- Eventos
- Rastreamentos
- Transporte