イベント予約の作成

[イベント予約] タブを使用して、イベント予約の作成、変更、コピー、取消を行えます。関連付を｢イベント｣予約にリンクできますが、参照としてしかリンクできません。関連付けられたグループ、組織、｢予約代理店｣、または既存の｢利用者口座｣に対して｢自動振替｣ルールを手動で作成できます。

イベント予約を作成する前に、イベント部屋を構成する必要があります。イベント部屋を構成するには、[管理] > [プロパティ] > [イベント] > [イベント部屋構成] の順に選択します。

次を参照してください。

イベント予約を作成するには:

  1. [グループ販売] > [イベント] > [イベント予約] の順に選択します。
  2. [新しい記録] をクリックして、新しいイベント予約を作成します。あるいは、記録をダブルクリックして、イベント予約を変更します。
    注: 

    この画面が [イベント部屋空き状況] 画面からアクセスされる場合、部屋、開始日時、終了日時などの詳細が設定されます。

  3. 以下の情報を指定します。
    イベント名
    イベントの名前です。
    イベントタイプ
    予約を作成するイベントのタイプです。以下は利用可能なオプションです。
    • 会議
    • グループ
    • 社交
    • 結婚披露宴
    イベントマスター
    イベント予約が関連付けられるイベントマスター口座の名前です。イベントマスターを作成するには、[追加] をクリックします。検索で入力されたイベントマスターを編集するには、イベントマスターハイパーリンクをクリックします。
    注: イベントマスター検索から既存のイベントマスターを選択できます。
    請求先マスター
    イベント予約に対して既存の自動振替ルールを取り消して、新しい自動振替ルールを作成するには、このチェックボックスを選択します。デフォルトでこのチェックボックスが選択されています。
    注: 

    状況が見込み、暫定、確定、滞在中状況のイベント予約の全料金がイベントマスター口座に振り替えられます。[送信先口座] フィールドは、[イベント予約] 画面の [自動振替詳細] セクションのイベントマスター情報で設定されます。このチェックボックスを選択していると、自動振替ルールを手動で変更することはできません。

    確認番号
    予約が確認されていることを示す番号です。番号は、システムにより生成されます。
    状況
    予約の状況です。以下は利用可能なオプションです。
    • 確定
    • 見込
    • 暫定
    予約を作成しているとき、次の状況は表示されません。
    • 滞在中
    • チェックアウト済
    • キャンセル
    • クローズ
    操作
    処理を転記するにはアイコンをクリックします。予約を作成しているとき、このアイコンは表示されません。
    [品目と一緒にコピー] アイコン
    予約に関連付けられている品目を新しいイベント予約にコピーするには、このアイコンをクリックします。
    印刷アイコン
    特定のイベントの BEO レポートを印刷するには、[宴会イベント注文 (BEO)] メニューを選択します。
  4. [イベント詳細] セクションで必要な情報を指定します。以下のフィールドについては、補足情報を参照してください。
    開始日
    イベント開始日を指定します。デフォルトでホテル営業日は表示されます。これは必須フィールドです。
    注: 
    • この日付は、イベントマスターの [開始日] と同日かそれ以降の必要があります。
    • この日付はイベントマスター [終了日] よりも前にする必要があります。
    • 開始日を変更すると、アプリケーションは予約に関連付けられている品目の開始日を更新します。
    終了日
    イベント終了日を指定します。これは必須フィールドです。
    注: 
    • この日付はイベントマスター [終了日] と同日かそれより前にする必要があります。
    • 終了日を変更すると、アプリケーションは予約に関連付けられている品目の終了日を更新します。
    レイアウト
    イベントレイアウトを選択します。
    担当者
    イベント予約と関連付けられている部屋が提供される人物の数です。
    セットアップ
    イベント品目をセットアップする必要があるときに時間を指定します。
    分解
    イベント品目を分解する必要があるときに時間を指定します。
    営業担当者
    営業担当者の名前です。
    コーディネーター
    コーディネーターの名前です。
    移動禁止
    予約日と時間を変更してはならないことを示すために、このチェックボックスを選択します。
    税状況
    イベント予約の税状況を示すために｢処理コード｣を選択します。これは、イベントに関連する転記の一部またはすべてが税の対象とならないことを意味します。
    レート
    イベントに関連するレートを選択します。
    価格
    イベントに適用できる価格の方法を選択します。以下は利用可能なオプションです。
    • 日次
    • 固定
    • 時間当たり料金
    部屋価格合計
    イベントに対して使用されるすべての部屋の総価格です。レートまた価格の方法を変更した場合に、価格を再計算するために、[計算] アイコン をクリックします。
    契約部屋価格
    部屋の契約済価格です。
    品目価格合計
    イベントで使用される全品目の総価格です。
    契約品目価格合計
    品目の契約済価格の合計です。
    部屋と品目価格合計
    部屋と品目を含めた総価格です。
    契約価格合計
    契約済みの総価格です。
    契約価格合計プラス税
    税を含む契約済総価格です。
    メモ
    必要に応じてメモを指定します。
  5. [関連付] セクションで以下の情報を指定します。
    組織
    ｢イベント｣に関連付けられている組織を選択します。
    グループ
    イベントに関連付けられているグループを選択します。
    予約代理店
    イベントに関連付けられている｢予約代理店｣を選択します。
    売掛金口座
    イベント処理が転記される｢売掛金｣口座を選択します。
    請求参照
    ｢請求参照｣番号を指定します。
  6. [連絡先情報] セクションで次の情報を指定します。
    名字
    連絡先であるイベント計画担当者の名字です。
    名前
    連絡先であるイベント計画担当者の名前です。
    e請求パートナー ID
    e 請求パートナーを識別するためにイタリアの電子請求プラットフォームによって使用される固有 ID です。
    国籍
    利用者が属している国です。
    注: スペイン向けの税 ID 検証を実行するには、このフィールドに値を指定する必要があります。
  7. [支払詳細] セクションで必要な情報を指定します。以下のフィールドについては、補足情報を参照してください。
    預り金期日
    計画されているイベント用に指定額を｢プロパティ｣に対して払う必要のある、預り金の期日です。
    預り金額
    計画されているイベントに対して払う必要のある預り金の金額です。
    預り金受領済
    計画されているイベントに対してプロパティが受け取った金額です。
  8. [記録を保存] をクリックして、指定した情報を保存します。
    注: 

    [連絡先詳細] セクションにあるデータは、 [イベントマスター] 画面で選択されている [予約者タイプ] に基づくプロファイルまたはグループによりデフォルト設定されます。

  9. [品目] タブをクリックします。