グループ予約の作成

グループ予約を作成し、日付と個々の利用者のグループに固有の会員特定情報のメンテナンスが可能です。グループ予約では日付、レート、部屋ブロック、請求指示などを管理することが可能で、代表者予約とフォリオにコピーされる詳細のテンプレートが提供されます。グループを保存した際にグループ請求口座が作成され、グループ名を付けます。

指定した値に基づいて、次のポリシーが代表者予約に適用されます。

保証ポリシー: [保証タイプ] フィールドが設定されている場合、このグループの下で作成されたすべての代表者予約は構成済みのポリシーに更新され、代表者に適用されます。
キャンセル手数料ポリシー: [キャンセル手数料ポリシー] フィールドが設定されている場合、このグループの下で作成されたすべての代表者予約は構成済みのポリシーに更新され、代表者に適用されます。
キャンセル払戻ポリシー: [キャンセル払戻ポリシー] フィールドが設定されている場合、このグループの下で作成されたすべての代表者予約は構成済みのポリシーに更新され、代表者に適用されます。

グループ予約を作成するには:

[グループ販売] > [グループ予約] の順に選択します。
[新しい記録] をクリックします。
以下の情報を指定します。

予約係タイプ

グループが組織に作成された場合、または予約代理店がグループを作成した場合は、予約者タイプを選択します。オプションは、[組織] または [予約代理店] です。

予約係

予約者タイプを指定した場合、組織または予約代理店検索によりルックアップがフィルタされます。予約者を選択します。

グループ名

グループ名を指定します。ここで入力した名前は検索の対象となり、レポートやフォームに印刷されます。

状況

状況を指定します。オプションは、[見込]、[暫定]、または [確定] です。[見込] 状況にあるグループ予約の追加タブにはアクセスできません。
[グループ詳細] セクションで必要な情報を指定します。以下のフィールドについては、詳細を参照してください。

グループタイプ

任意の特定の組織役割に関連する、必要なグループタイプを選択します。

開始日

グループ予約に部屋を割り当てることができる最も早い日付を指定します。

宿泊数

グループ予約の宿泊数を指定します。このフィールドは必須ですが、このフィールドを無視して、代わりに終了日を指定することもできます。その場合、システムにより宿泊数が計算されます。

終了日

グループ予約に部屋を割り当てることができる最も遅い日付を指定します。このフィールドは必須ですが、このフィールドを無視して、代わりに宿泊数を指定することもできます。その場合、システムにより終了日が計算されます。

利用者出発日

利用者の出発がスケジュールにある日付です。この日付は、終了日 + 1 日として計算されます。

解除予定日

グループ予約に割り当てられて残った未使用部屋がすべてハウス空き状況の部屋に戻される日付を指定します。ここで日付を指定すると、[デフォルトの解除日] は無効になります。

デフォルトの解除日

各ブロック日の 1 日の終わりのプロシージャよりも前で、残りの未使用の部屋の割当をシステムが破棄する日数を指定します。　このフィールドは、グループ予約に割当済みの残りの未使用部屋の｢繰越解除｣を有効化するのに使用します。オプションとして、カレンダーアイコンをクリックして、日付別の解除スケジュールを作成することができます。解除スケジュールが存在する場合、フィールドの右側にインディケータが表示されます。｢解除スケジュールの作成｣を参照してください。

無効なプロファイルを作成

代表者の予約用に作成されたプロファイルが自動的に無効状況に設定されるようにするには、選択します。これは会員がホテルに一度しか滞在できないグループに使用されます。

レートプラン

グループ予約の｢レートプラン｣を選択します。レートプランに部屋以外のバンドルまたは食事プランが添付されている場合、これらが関連のフィールドに表示されます。
注: レートプランに税状況が指定されている場合、この税状況が当該グループ予約に追加されます。

e請求パートナー ID

e請求パートナーを識別する固有 ID コードです。

代表者にコピー

メモフィールドで指定したメモをグループの代表者予約にコピーする場合に選択します。
[市場詳細] セクションで、次の情報を指定します。

ビジネスのソース

ビジネスのソースコードです。ビジネスコードのソースは [グローバルコードメンテナンス] 画面で作成します。

ビジネスの二次ソース

グループ予約の代表者をすべて追跡するために使用されるビジネスの追加コードです。

市場セグメント

グループ予約に適用可能な市場セグメントです。これらのフィールドは、予約代理店プロファイルと組織プロファイルにも存在し、関連する予約にコピーされます。コピー順序は、プロパティパラメータ MARKETFILEDSCOPYORDER により管理されます。デフォルトの順序は、[グループ] > [予約代理店] > [組織] です。[トラック] フィールドは、[市場セグメント] フィールドで選択された値に基づいて設定されます。トラックのグローバルコード定義により、市場セグメントに基づいてトラックを分類できます。1 つの市場セグメントカテゴリの下に 1 つ以上のトラックコードをグループ化できます。市場セグメントは変更できます。レートプランを変更しても、市場セグメントは自動的には変更されません。

トラッキング

グループ予約 ID への関連付けが必要なトラッキングコードを選択します。
注: トラッキングコードは [トラッキングコード作成] を使って作成や変更ができます。
[関連付] セクションで必要な情報を指定します。以下のフィールドについては、詳細を参照してください。

コミッション％

基本コミッションのレートの比率の値を指定します。

コミッション定額

定額コミッションの値を指定します。

注: 定額と比率フィールドの両方をセットアップする、および/または同じ予約仲介者をコミッション詳細とともに利用者滞在に複数階添付することで、利用者滞在記録の同じ予約仲介者に複数のコミッションを設定することができます。
[連絡先詳細] セクションで、次の情報を指定します。

名字

この連絡先名字は、[関連付] セクションで指定した [組織] の値がデフォルトに設定されます。

名前

この連絡先名前は、[関連付] セクションで指定した [組織] の値がデフォルトに設定されます。

国籍

組織の担当者の国籍です。
[保証] セクションで、必要な情報を指定します。保証ポリシーを指定した場合、このグループの下で作成されたすべての代表者予約は構成済みのポリシーに更新されます。指定したポリシーは、代表者にも適用されます。
[代表者保証] セクションで、必要な情報を指定します。この一連の保証情報は、グループ予約の代表者予約に関するものであり、すべての代表者予約にコピーされます。
[追加予約代理店] セクションで、予約代理店の情報を指定します。[外部予約代理店検索] オプションは、EXTERNALTALOOKUP プロパティパラメータが選択されている場合にのみ利用可能です。
[決済] セクションで必要な情報を指定します。
[保存] をクリックします。
注:
[アクティビティ] 関連画面にアクセスするには、[アクティビティ (操作)] のオプションを使用します。
- [アクティビティを予約]: [アクティビティ (リストビュー/記録ビュー)] 画面にアクセスします。
- [アクティビティリスト]: [アクティビティ予約リスト] 画面にアクセスします。
- [カレンダービュー]: [アクティビティ予約カレンダー] 画面にアクセスします。