グループ予約概要
グループ予約には、次の 3 つの要素があります。予約者 (組織または予約代理店プロファイル)、グループ予約、代表者の 3 つです。グループ予約は予約者なしでも行うことができますが、収益生産と具体化統計のためにプロパティでリピートビジネスを実施する組織と予約代理店には推奨されます。予約者なしで行うことができるグループ予約の例としては、結婚披露宴や家族の集まりなどで、人々のグループが会社の介入なしにプロパティに滞在することが挙げられます。
予約者プロファイルは、プロパティにグループを宿泊させることができる組織か予約代理店に関するすべての一般情報のメンテナンスに使用します。これには、組織または予約代理店の名前、住所、連絡先などが含まれます。予約者プロファイルは、グループ予約にコピーされる組織または予約代理店情報のテンプレートを提供します。予約者ルックアップフィールドは、既存の組織プロファイルまたは予約代理店プロファイルの一覧です。予約者プロファイルは必須ではありません。
グループ予約は、代表者 (個々の利用者) の集まりに固有の日付と会員特定情報のメンテナンスに使用します。これには、グループの代表者についてシステムにより使用される詳細が含まれます。グループ予約ではプロパティに滞在しているグループの日付、レート、部屋ブロック、請求支持などを管理することができます。代表者予約とフォリオにコピーされるデフォルト詳細のテンプレートが予約に備わっています。
代表者とはグループに属する個別の利用者予約です。代表者予約は [中央予約システム] または [利用者滞在] モジュールを介して個別に行うことができます。あるいは [グループ予約] で個別に、または部屋割り表を作成して複数単位で行うことも可能です。代表者のすべての情報は「グループ予約」にリンク付けされ、「グループ予約」から表示とレポートに統合されます。
グループ予約の状況により、どのタブがアクセス可能かや、ハウス空き状況が判断されます。新規グループ予約を作成する際に、次の 3 つの状況から選択することができます。
- 見込: この時点ではグループは確定しておらず、部屋のブロックを入力することはできません。これは、必要な連絡先と日付の単なる記録です。
- 暫定: グループは確認されていなくても必要な部屋のブロックを入力することはできます。ただし、これをハウス空き状況から削除できるのは、 タブの [暫定部屋ブロックをハウス空き状況に反映させる] オプションに選択がある場合のみです。このチェックボックスは、グループの状況が [暫定] の場合にのみ表示されます。グループの状況が [暫定] で、このチェックボックスがクリアされている場合、入力されたブロックは空き状況に影響しません。グループの状況が [暫定] で、このチェックボックスが選択されている場合、入力されたブロックは日滞在空き状況に影響を与えます。
- 確定: グループは確定されており、部屋はハウス空き状況から削除されます。
ひし形のインディケータがタブタイトルの右側のグループ予約の多くのタブに含まれます。タブに情報が存在しない場合はインディケータは白色です。タブに情報が保存されている場合はインディケータがオレンジ色になり、予約を行っているユーザに、タブに状況が存在することを通知します。インディケータのあるグループ予約タブは次のとおりです。
- 部屋タイプ
- レート
- ブロック
- 自動振替
- 優先項目
- 代表者
- イベント
- トレース
- 交通