利用者のチェックアウト

[チェックアウト] 画面を使用して利用者チェックアウト処理を完了します。多くの利用者は自身の口座をチェックアウト中に決済する必要があり、そのため当該口座の支払情報を入力し、支払｢認証｣を生成する必要があります。 [チェックアウト] 画面で｢利用者口座｣の決済、領収書の生成、出発時のメッセージ伝達といった関連活動を完了することができます。

[支払者] フィールドは請求が有効になっているときに有効です。税請求が有効でフォリオを個別に決済するとき、フォリオを分けて請求可能で、支払者が必要です。個別の請求書を別々のフォリオごとに生成可能ですが、次の規則に基づきます。

未請求の料金があるフォリオの請求書を作成します。
会計フォリオは絶対に請求しません。
売掛金フォリオは常に個別に請求します。フォリオ残高は考慮しません。請求書支払者は売掛金であり、フォリオ詳細セクションで指定します。
フォリオ詳細セクションで支払者を指定していて、残高 0 の場合、フォリオを個別に請求します。フォリオ決済の支払者は請求書支払者として使用されます。
フォリオ詳細で支払者を指定しておらず、残高 0 の場合、フォリオを個別に請求します。請求書支払者は利用者です。
現金決済が行われると、フォリオ総額はプロパティパラメータ POSTROUNDINGDIFFERENCE に指定された値に基づいて四捨五入されます。
残りのフォリオが残高 0 と組み合わさっている場合、フォリオはまとめて請求されます。請求書支払者は利用者です。

注: 未払残高のない利用者フォリオには、 [チェックアウト] 画面に｢ラピッドチェックアウト｣機能が含まれます。この機能により、チェックアウト処理中、右クリックでフィールドを更新して利用者｢フォリオ｣の売掛金口座を自動決済できます。｢ラピッドチェックアウトを使用した利用者のチェックアウト｣を参照してください。

ページ左側のボタンを使用してチェックイン処理の各ステップを進むと、そのステップが完了したことを示すが表示され、次のステップに進むことができます。お使いのシステム構成に応じて、チェックアウトワークフローのすべての必要なステップを完了する必要があります。すべてを完了すると、利用者の出発を完了する [チェックアウト] ボタンが有効になります。

は、利用者登録にメッセージが追加されたことを示します。利用者の予約で口座にあるメッセージが伝達されていないかキャンセルされていないときは、利用者のチェックアウトはできません。チェックアウト処理を進める前にメッセージを完了するか取り消す必要があります。｢チェックイン、チェックアウト時の利用者メッセージの管理｣を参照してください。

利用者をチェックアウトするには:

[受付] > [チェックアウト] の順に選択します。
[リストビュー] タブで、作業を行う利用者滞在記録をダブルクリックします。利用者滞在 [記録ビュー] タブが表示されます。利用者詳細、チェックアウト詳細、フォリオと清算の詳細セクションのヘッダーには利用者に関する情報が表示されます。利用者により生成された [生涯収益] や、利用者がホテルに滞在した宿泊数の合計、部屋、｢レートプラン｣、そして何よりも重要な [フォリオ残高] といった情報を表示します。利用者の特殊な状況、たとえば VIP などを示すアイコンも表示します。アイコンまたはフォリオ情報の上にマウスを移動すると、それぞれの意味に関する詳細が表示されます。

注: 該当のユーザが VVIP 認証されていない場合、この画面により VVIP 利用者詳細を無効にする VVIP 機能が適用されます。｢VVIP 機能｣を参照してください。
[利用者詳細] セクションで必要な情報を指定します。以下のフィールドについては、補足情報を参照してください。

メールタイプ

利用者のメールがサブかメインかを選択します。

自動メールフォリオ

フォリオの作成時に自動的にフォリオを利用者にメールで送信するには、このチェックボックスを選択します。[自動メールフォリオ] が選択されている場合は、[メールアドレス] が必要です。

税 ID

利用者の税 ID 番号を指定します。
注: 税請求機能は TAXINV プロパティインストールパラメータの設定に応じて、対象のプロパティで有効、または無効になります。TAXINV の詳細については、｢プロパティパラメータ｣を参照してください。請求の詳細については、｢請求書｣を参照してください。

利用者画像

[利用者プロファイル] 画面から、選択したプロファイル ID のデフォルトに設定された利用者画像です。
チェックアウト詳細とフォリオ詳細セクションで情報を検証します。｢利用者口座｣に未処理の残高がある場合は、残高情報はフォリオ詳細セクションで [フォリオ残高] として表示されます。
[清算詳細] セクションで、以下の情報を指定します。

決済タイプ

利用者｢フォリオ｣で決済タイプを指定します。選択した決済タイプによって、[清算詳細] セクション内の特定のフィールドが有効、無効、必須になります。たとえば、決済タイプがクレジットの場合、クレジットカードフィールドに値を入力する必要があります。

プロファイルに保存

このチェックボックスが選択されている場合、決済情報は [利用者プロファイル] 画面の [請求プロファイル] タブに保存されます。

リーダーを有効にする

あるいは、プロパティに電子支払処理インターフェイスが導入されている場合、[リーダーを有効にする] をクリックします。
｢IC チップ入り支払カードの処理｣を参照してください。

売掛金口座

利用者決済で｢売掛金勘定｣を指定します。フォリオを売掛金に設置しているときこのフィールドを利用可能です。決済タイプが直接請求の場合は、[売掛金口座] が必要です。直接請求決済を口座に転記し、ARBATCH が [いいえ] のインストールパラメータのとき、システムは直接請求料金を売掛金口座に転記します。プロパティパラメータ [TAXINV] の値も決済処理に影響を与えます。
｢フォリオの取扱い｣を参照してください。

請求参照

決済のため｢請求参照｣を指定します。

発動予約システム

OTA (オンライン旅行代理店) が金額を直接請求する外部の予約システム名です。
注: [プロパティ売掛金口座] 画面の [売掛金口座] で [発動確認番号が必須] チェックボックスに選択がある場合、この値を指定する必要があります。

発動確認番号

売掛金口座が設定されている予約システムの確認番号です。
注: アプリケーションはこの値をデフォルト設定しています。
[追加情報詳細] セクションで必要な情報を指定します。以下のフィールドについては、補足情報を参照してください。
代替名前

利用者の代替名前を指定します。

代替ミドルネーム

利用者の代替ミドルネームを指定します。

代替名字

利用者の代替名字を指定します。

代替タイトル

利用者の代替タイトルを指定します。

代替サフィックス

利用者の代替サフィックスを指定します。

NRG
このチェックボックスを選択すると、利用者はホテルの未登録利用者として識別されます。利用者はプレフィックス NRG でチェックインされます。
注:
- このチェックボックスをクリアすると NRG プレフィックスは利用者プロファイル (ネームキャプション) から削除されます。
- この利用者に関連する情報は任意の時点でユーザに開示されません。
- NRG 利用者にアクセスするとアプリケーションは確認メッセージを表示します。
ID 番号

提供された身分証明書番号を指定します。

軍務

利用者が所属する軍隊の支部を指定します。たとえば空軍、海軍、陸軍などです。米軍のみ使用するフィールドです。

階級

利用者の階級を指定します。米軍のみ使用するフィールドです。

支払等級

利用者の支払等級を指定します。米軍のみ使用するフィールドです。

等級

利用者等級を指定します。利用者は自身の等級内の部屋タイプに限られます。米軍のみ使用するフィールドです。
[記録を保存] をクリックします。
必要に応じて利用者フォリオを編集するには [フォリオ] をクリックします。 [フォリオ] ウィンドウが表示されます。そこから記録を追加し、修正や調整、｢振替｣、元の口座から別の口座へと記録を移動したりします。

｢フォリオの取扱い｣を参照してください。
必要に応じてクレジットカード支払を認証するには [支払認証] をクリックします。 [支払カード認証] ウインドウが表示されます。利用者フォリオの支払でクレジットカード認証を可能にします。

｢支払カード認証｣を参照してください。
[領収書を印刷] をクリックして利用者の領収書を印刷します。ウインドウが表示され、エクスポート、印刷、領収書をデータフィードにエクスポートすることができます。
[印刷] をクリックします。 [印刷] ウィンドウが表示されます。領収書を印刷するプリンタを指定して、[OK] をクリックします。

注: ファイルとして領収書をエクスポートしたり、または領収書をデータフィードにエクスポートすることもできます。領収書の以下に挙げるすべてのファイル形式でエクスポートできます。レポートデータを伴う XML ファイル、CSV (カンマ区切り)、PDF、MHTML (Web アーカイブ)、Excel、TIFF ファイル、Word ファイルに対応しています。
[メッセージ] をクリックします。 [メッセージ] ウィンドウが表示されます。このウィンドウで利用者予約にメッセージ、内部作業要求、モーニングコール要求、その他メッセージを追加できます。
必要な情報を指定します。

｢利用者メッセージのメンテナンス｣を参照してください。
[メモ] をクリックします。
必要な情報を指定します。

｢利用者メモのメンテナンス｣を参照してください。
利用者予約の情報を入力または更新する必要がある、または [チェックアウト] フォームで実施できない利用者予約に関連するタスクを完了する必要がある場合は、[利用者滞在編集] をクリックします。 [利用者滞在] フォームが表示されます。
｢利用者滞在｣を参照してください。
[チェックアウト] をクリックします。
注:
- 非バーチャル部屋に対するチェックアウト処理中に、 [デイユース状況] ウィンドウが表示され、そこで [部屋状況] と [サービスタイプ] を設定できます。このウィンドウは次の場合にのみ表示されます。
  - プロパティパラメータ DYUSERSSRVCTYP が選択されています。
  - 宿泊数はゼロと等しくなります。
- プロパティパラメータ ITALYSTAMPDUTY に値が含まれ、請求額がしきい値以上の場合、チェックアウト中に請求書に対する印紙税を転記する確認メッセージが表示されます。
- バーチャル部屋のチェックアウト処理中に、[部屋状況] は [清掃] に、[サービスタイプ] は [なし] に設定されます。
- FOLRECT インストールパラメータを「はい」に設定している場合、利用者｢フォリオ｣の領収書を印刷するウィンドウが自動で表示されます。必要に応じて領収書を印刷します。
1. ｢利用者口座｣に未処理の残高がない場合、利用者はチェックアウトされます。
2. 利用者口座に未処理の残高がある場合、メッセージバーに支払 (現金またはチェック) が口座に転記されることを示すメッセージが表示され、支払を受けるよう促され、処理を進めるか問われます。[はい] をクリックします。
3. [決済タイプ] がクレジットカードの場合、そしてクレジットカードの詳細が自動で利用者予約から追加できる場合、カードによる未処理の残高の支払が承認され、利用者をチェックアウトします。
4. [決済タイプ] が直接請求の場合、｢売掛金｣フォリオが決済され、利用者をチェックアウトします。
5. [決済タイプ] がギフトカードの場合、ギフトカードによる未処理の残高の支払が承認され、利用者をチェックアウトします。
6. 請求書が有効となっている場合、チェックアウト時に請求書が自動で生成されます。請求書を生成するときは、個別の請求書が売掛金口座ごとに生成され、その他のすべてのフォリオはその他の請求書でグループ化されます。売掛金口座の支払者は売掛金となります。その他すべての請求書については、支払者は利用者です。
  
  注: もし口座フォリオ以外のすべての処理で税 ID が関連付けられていない場合は、請求書の生成処理は失敗し、エラーメッセージを表示します。請求処理は [請求書] 画面で完了できます。
  
  注: [自動メールフォリオ] を選択している場合、フォリオメールには請求書が添付されます。