利用者のチェックイン

[チェックイン] と [滞在 360] 画面を使用して、予約済の利用者のチェックイン処理を完了できます。利用者滞在情報のほとんどが予約処理時に既に入力されているため、予約済の利用者のチェックイン処理を迅速に行うことができるはずです。 [チェックイン] 画面のグラフィックワークフローにより、｢受付｣と予約担当者は、到着と登録プロセスを直感的に、素早く、効率的に行うことができ、利用者のチェックインプロセスが容易になります。[GUESTRECOGNITIONPOPUP] パラメータが有効の場合、チェックイン中の利用者に関する重要な情報がポップアップウィンドウに表示されます。

利用者記録を [右クリック] して、利用者の予約状況を更新できます。

ページ左側のボタンを使用してチェックイン処理の各ステップを進むと、そのステップが完了したことを示す が表示され、次のステップに進むことができます。[チェックイン] をクリックして利用者の予約を完了する前に、お使いのシステム構成に応じて、予約ワークフローで必要なすべての手順を実行する必要があります。

注: 
  • ログイン済みのユーザに対して [ユーザグループ] ページの [機密レートを非表示] チェックボックスが選択され、さらに [利用者滞在] ページの [機密レート] チェックボックスに選択がある場合、[総計] と [平均夜間レート] フィールドが非表示になります。
  • プロパティパラメータ ADVANCEPOSTINGLIMIT の値が指定がある場合、ドイツのホテルでは特定期間の事前転記が制限されます。

利用者予約をチェックインするには:

  1. [受付] > [チェックイン] の順に選択します。
  2. 利用者記録をダブルクリックします。[記録ビュー] タブが表示されます。利用者により生成された生涯収益や、利用者がホテルに滞在した宿泊数の合計等の利用者に関する情報が [利用者詳細] セクションのヘッダに表示されます。利用者の特殊な状況、たとえば VIP などを示すアイコンも表示します。アイコンの上にマウスを移動すると、それぞれの意味に関する詳細が表示されます。
    注: 該当のユーザが VVIP 認証されていない場合、この画面により VVIP 利用者詳細を無効にする VVIP 機能が適用されます。｢VVIP 機能｣を参照してください。
  3. [利用者詳細] セクションで必要な情報を指定します。以下のフィールドについては、詳細を参照してください。
    メールタイプ
    利用者記録に関連付けるメールタイプを指定します ([代替] または [主要])。
    自動メールフォリオ
    フォリオの作成時に自動的にフォリオを利用者にメールで送信するには、このチェックボックスを選択します。[自動メールフォリオ] が選択されている場合は、[メールアドレス] が必要です。
    YTD ロイヤルティ宿泊数
    現在の暦年内で、利用者が選択したレートプランを使用して滞在した宿泊数を指定します。
    注: 滞在日の計算には、状況が [滞在中] か [チェックアウト済] の予約が考慮されます。滞在日は現在のホテル営業日と同日かそれ以降の必要があります。
    税 ID
    利用者の税 ID 番号を指定します。税請求機能は TAXINV プロパティインストールパラメータの設定に応じて、対象のプロパティで有効、または無効になります。

    TAXINV の詳細については、｢プロパティパラメータ｣を参照してください。税請求の詳細については、｢請求書｣を参照してください。

    滞在タイプ
    所有者部屋交替方法を使用して、利用者が利用する部屋の滞在タイプを指定します。

    詳細については、｢部屋交替について｣をご確認ください。

    利用者画像
    [利用者プロファイル] 画面から、選択したプロファイル ID のデフォルトに設定された利用者画像です。
  4. [部屋割当] をクリックします。 [部屋割当] ページには、予約で指定した部屋タイプに基づいて、すべての｢利用可能部屋｣の一覧が表示されます。部屋交替が使用される場合、合計部屋ポイントが低い部屋からリストの上位に並んで表示されます。所有者部屋交替方法が使用され、リストの一番上にある部屋が割り当てられていない場合、理由を入力するように求められます。｢部屋交替について｣を参照してください。
    [部屋割当] ページには、部屋とその状況、空き状況を示すカレンダーグリッドが一覧表示されます。状況はページ下部の凡例に定義のある、異なる色とアイコンで示されています。たとえば、ある特定の日に利用可能な部屋は緑で表示され、清掃前かどうかの識別にはアイコンが使用されます。部屋番号の上にマウスを移動しても、その部屋詳細が表示されます。
  5. このページの [検索基準] セクションで必要に応じて検索基準を入力し、[部屋リスト] の検索結果を絞り込むか、あるいは変更します。
  6. 以下の情報を指定します。
    現在のレートを維持
    利用者予約で指定した部屋タイプの現在のレートを維持したまま別の部屋タイプを検索するには、これを選択します。この機能は、利用者予約で指定した部屋タイプの｢利用可能部屋｣がない場合にも使用できます。[現在のレートを維持] を選択することで、該当の利用者予約の部屋タイプで見積もった価格を再見積をすることなく、利用者に利用可能部屋を案内することができます。
    レート理由
    [現在のレートを維持] を選択した場合は、その理由を選択します。
    割当済部屋を表示
    現在、別の利用者に割り当てられている部屋を表示するには、これを選択します。
    利用不可タイプを表示
    検索結果には売却済または制限付の部屋タイプを含めるように選択します。
    未清掃を表示
    検索結果で状況が [未清掃] の部屋を含めるには、このチェックボックスを選択します。
    注: このチェックボックスはチェックイン処理中に選択されていません。
    在室を表示
    検索結果に在室部屋の詳細を含めるには、このチェックボックスを選択します。
    注: このチェックボックスはチェックイン処理中に選択されていません。
    部屋属性
    部屋を検索結果に含めるための部屋の属性を指定します。
    注: 同じコードを持つ部屋属性と利用者優先項目は同等で、｢部屋属性｣は部屋属性でもある利用者優先項目にデフォルト設定されます。
    禁煙
    検索結果に禁煙部屋のみを表示するには、これを選択します。
    バリアフリー
    検索結果に身体障害者用のバリアフリー部屋のみを表示するには、これを選択します。
    注:  [禁煙] と [バリアフリー] はともにシステム構成の一部として事前定義されている部屋属性と利用者優先項目です。これらは重要ですので、チェックイン処理の際にもこれで検索結果を絞り込むことができます。
    続き部屋なし
    検索結果に続き部屋のない部屋のみを表示するには、これを選択します。
    続き部屋
    検索結果に選択した部屋に続く続き部屋のみを表示するには、これを選択します。続き部屋とは、廊下を使わずに隣の部屋に直接移動できる部屋を指します。
    眺望
    部屋からの景色あるいは｢眺望｣を選択します。たとえば、オーシャンビューやマウンテンビュー等です。
  7. [検索] をクリックします。指定した検索基準に一致する部屋が表示されます。
  8. 該当の部屋をダブルクリックして、利用者予約に割り当てます。部屋情報で [チェックイン詳細] が更新され、 は部屋割当処理が完了したことを示します。[部屋ピン] フィールドは、必要なインターフェイスがインストールされている場合にのみ入力されます。[部屋ピン] は、利用者が部屋にアクセスできるようにするコードです。コードはキー生成処理が完了した後に作成され、このフィールドに表示されます。コードが請求書に印刷されます。[移動禁止] フィールドが選択されている場合、利用者に割り当てられている部屋を変更することはできません。
  9. 部屋タイプを指定します。デフォルト値は、 [プロパティ] 画面の [プロパティデフォルト] セクションでの [部屋タイプ] の設定により決まります。
    注: 利用者滞在の期間中、部屋タイプは空室数にある必要があります。
  10. [保証/決済詳細] セクションで、必要に応じて決済詳細を指定するか、[決済] ボタンをクリックします。は、利用者予約に対して｢フォリオ｣決済詳細がすでに入力済みであることを示します。支払｢認証｣ページが表示され、利用者予約で利用可能なすべてのフォリオ決済詳細が示されます。
    プロファイルに保存
    このチェックボックスが選択されている場合、決済情報は [利用者プロファイル] 画面の [請求プロファイル] タブに保存されます。
    注: 
    • 転記なし: このチェックボックスを選択していない場合、インターフェイスアウトレット等の任意のソースからのフォリオへの直接転記、迅速転記、EOD、自動振替などのすべての転記が許可されます。このチェックボックスを選択すると、次の転記が許可されます。
      • フォリオへの直接転記
      • EOD による転記
    • 全料金を転記: このチェックボックスを選択すると、利用者口座にすべての未来の料金を転記できます。このチェックボックスは、[ALLOWADVANCECHARGEPOSTING] パラメータが有効の場合に表示されます。
    • 決済詳細は通常、利用者予約処理の際に入力します。

      ｢利用者予約の作成｣を参照してください。利用者予約に決済詳細が追加されていない場合、必要に応じてカードをスワイプするか、あるいは手動でカードか決済情報を入力することができます。｢利用者のチェックイン時に決済詳細の追加｣を参照してください。

  11. [追加情報詳細] セクションで必要な情報を指定します。以下のフィールドについては、補足情報を参照してください。
    代替名前
    利用者の代替名前を指定します。
    代替ミドルネーム
    利用者の代替ミドルネームを指定します。
    代替名字
    利用者の代替名字を指定します。
    個人に関する番号
    利用者の固有 ID 番号です。
    注: 値は [利用者プロファイル] 画面から取得されます。
    代替タイトル
    利用者の代替タイトルを指定します。
    代替サフィックス
    利用者の代替サフィックスを指定します。
    NRG
    このチェックボックスを選択すると、利用者はホテルの未登録利用者として識別されます。利用者はプレフィックス NRG でチェックインされます。
    注: 
    • このチェックボックスをクリアすると NRG プレフィックスは利用者プロファイル (ネームキャプション) から削除されます。
    • この利用者に関連する情報は任意の時点でユーザに開示されません。
    • NRG 利用者にアクセスするとアプリケーションは確認メッセージを表示します。
    プレーヤーカードレベル
    プレーヤーに関連付けられたレベルです。この値は、事前定義された顧客/パートナーインターフェイスに基づいて、[優待計算機] フィールドで指定した値がデフォルトに設定されます。
    ID 番号
    提供された身分証明書番号を指定します。
    軍務
    利用者が所属する軍隊の支部を指定します。たとえば空軍、海軍、陸軍などです。米軍のみ使用するフィールドです。
    階級
    利用者の階級を指定します。米軍のみ使用するフィールドです。
    支払等級
    利用者の支払等級を指定します。米軍のみ使用するフィールドです。
    等級
    利用者等級を指定します。利用者は自身の等級内の部屋タイプに限られます。米軍のみ使用するフィールドです。
  12. [登録カード] クリックします。登録カードが表示されます。必要に応じて、登録カードを印刷するか、エクスポートします。[記録ビュー] ページが表示されます。 は、登録カードの処理が完了したことを示します。
    注: ｢プロパティ｣のプロパティ構成の一部として [チェックインに登録カードが必要] を選択している場合、利用者のチェックインを完了するには、その利用者に対して登録カードを生成する必要があります。
  13. [キーを生成] をクリックします。 [キーを生成] ページが表示され、選択した利用者の詳細が表示されます。
    注: ｢プロパティ｣のプロパティ構成の一部として [キー生成必須] を選択している場合、利用者のチェックインを完了するには、その利用者に対してキーを生成する必要があります。

    ｢部屋キーの生成｣を参照してください。

  14. [フォリオ] をクリックして、利用者のチェックイン時に転記を実行します。
  15. [拡張体験] をクリックします。 [拡張体験] ページが表示されます。このページから食事プラン、追加品目、パッケージ、バンドルを利用者予約に追加できます。その一例には、ゴルフ｢パッケージ｣、温泉療法、マッサージ、ビール、ワイン、シャンパン、ギフトバスケットがあります。拡張体験商品は、食事プランと部屋以外の品目とバンドルに対して、「レートと販売モジュール」内で構成され、出発日を含む利用者滞在中の任意の時点で、利用者の予約に追加することができます。
  16. 以下の情報を指定します。
    品目タイプ
    追加する拡張体験商品のタイプを選択します。
    品目
    追加する拡張体験商品を指定します。[数量] と [頻度] の値が自動的に設定されます。必要に応じて、[数量] の値を編集します。
    開始日
    拡張体験商品を開始する日付を指定します。
    終了日
    拡張体験商品を終了する日付を指定します。
    価格管理
    大人、子供、人、または部屋あたりの品目を請求するために選択します。
  17. [保存] をクリックします。
  18. 必要に応じてさらに拡張体験商品を追加して、[閉じる] をクリックします。拡張体験情報で利用者予約が更新され、 は拡張体験処理が完了したことを示します。
  19. [レート詳細] をクリックします。 [レート詳細] ページが表示されます。
  20. [開く/畳む] をクリックして、予約日ごとの部屋レート、｢パッケージ｣レート、部屋以外のバンドル、拡張体験商品の詳細な概要を確認します。レート概要の品目の上にマウスを移動しても、該当の部屋に関する予約の詳細情報が表示されます。
  21. 概要情報を確認して、[閉じる] をクリックします｡
  22. [メッセージ] をクリックします。 [メッセージ] ウィンドウが表示されます。このウィンドウで利用者予約にメッセージ、内部作業要求、モーニングコール要求、その他メッセージを追加できます。
  23. 以下の情報を指定します。
    タイプ
    追加するメッセージのタイプを選択します (例: 「モーニングコール」)。選択したメッセージのタイプに応じて、[メッセージ詳細] セクションの特定のフィールドが有効、または無効になります。
    送信先
    メッセージの受信者を選択します (例: チェックイン中の利用者の名前)。
    送信元
    メッセージの送信者を指定します (例: 他の利用者またはホテルの従業員)。
    電話番号
    メッセージに関して受信者がかける電話番号を指定します。
    完了
    メッセージの送信が完了したことを示す場合に選択します。
    キャンセル
    メッセージの取扱いまたは送信が必要でなくなった場合に選択します。
    リマインダー日時
    メッセージに関するリマインダーを生成する日時を指定します。
    トピック
    メッセージの内容を示す簡単な説明を指定します。
    メッセージ
    実際のメッセージを指定します。
    緊急
    メッセージが緊急であることを示す場合に選択します。
    電話折り返し済
    受信者がメッセージを受信し、折り返し電話を行ったことを示す場合に選択します。
    電話要
    メッセージの受信者に電話をするように、送信者が要求していることを示す場合に選択します。
    再度電話
    メッセージの送信者が受信者に再度電話をかけることを示す場合に選択します。
  24. [保存] をクリックします。メッセージが利用者予約に追加されます。
  25. 必要に応じて追加のメッセージを追加して、[閉じる] をクリックします。 は、メッセージが利用者予約に追加されたことを示します。
  26. [メモ] をクリックします。 [メモ] ウィンドウが表示されます。入力するメモは、ホテルの従業員のみ閲覧できるようにするか、あるいは利用者とも共用するかを選ぶことができます。
  27. 以下の情報を指定します。
    予約メモ
    ホテルの従業員が閲覧する利用者予約に関するメモを指定します。
    利用者メモ
    利用者と共用するメモを指定します。
    確認時に印刷
    予約の確認時に生成されたメモを印刷する場合に選択します。
    非公開メモ
    メモがプライベートであり、確認時または利用者の登録カードに印刷してはいけないことを示す場合に選択します。
  28. [保存] をクリックします。メモが利用者予約に追加されます。
  29. 必要に応じて追加のメモを追加して、[閉じる] をクリックします。 は、利用者予約にメモが存在することを示します。
  30. [利用者滞在を編集] をクリックします。該当の利用者予約の [利用者滞在] ページが表示されます。

    ｢利用者詳細のメンテナンス｣を参照してください。

  31. [チェックイン] をクリックします。利用者予約がチェックインされます。利用者予約の状況は滞在中に設定され、客室業務の状況は在室に設定されます。プロパティパラメータ [CKINPCKUPSTATUS] が選択されており、割り当てられた部屋の状況が「ピックアップ」の場合、該当の部屋の状況が「ピックアップ」になっている旨のメッセージが、部屋が最後に清掃された日付とともにユーザに表示されます。
    注: プロパティで前払金税請求が有効の場合、前払金が転記された際に、システムにより「預り金課金 (正味金額と税額)」と「預り金税」が利用者口座に転記されます。利用者がチェックインした際に、「預り金課金」と「預り金税」列が契約転記で差引き勘定され、「預り金支払」列が「送信先利用者元帳」で差引き勘定されます。「前払金」処理の貸方も利用者フォリオに転記されます。これらの処理は、 [口座] 画面の [前払金] と [フォリオ] タブで確認することができます。預り金税請求機能は、ADTAXINV プロパティインストールパラメータの設定に応じて、対象のプロパティで有効、または無効になります。

    ADTAXINV に関する詳細については、｢プロパティパラメータ｣を参照してください。

    チェックイン処理の最後のステップとして、関連する一連の予約のうちのある予約のチェックインを行うと、関連する一連の予約の残りの予約の一覧、それらの予約のチェックインが必要であることを示すポップアップが表示されます。