Modulo Attività - Panoramica
La funzionalità di HMS sono state migliorate per supportare nuove attività. HMS può infatti svolgere la funzione di consolidatore di attività. A questo scopo, HMS supporta l'interfaccia HTNG SGI (Single Guest Itinerary), che consente ai fornitori di attività di inviare attività a HMS e al sistema HMS di visualizzare un elenco consolidato delle attività disponibili presso la struttura ricettiva. Nella lettera di conferma è incluso un elenco di attività. È disponibile anche un report in cui poter elencare tutte le attività associate alla struttura ricettiva.
La gestione delle attività è molto complicata e la maggior parte delle attività viene gestita da un sistema esterno che comunica con HMS attraverso l'interfaccia SGI. HMS mette a disposizione un modulo Attività di base che consente di prenotare e gestire attività in HMS. Questa funzionalità, tuttavia, è idonea solo per una semplice programmazione delle attività e non è in grado di supportare tariffe o programmazioni complesse. Le attività esterne sono di proprietà del sistema esterno e non possono essere modificate tramite HMS. HMS, inoltre, NON informa i sistemi esterni delle attività interne programmate in HMS.
Le attività possono essere associate a un Soggiorno ospite o a un Profilo ospite. Nelle schermate Profilo ospite, Soggiorno ospite e Check-in viene visualizzata un'icona se sono presenti attività associate. Dalle schermate Soggiorno ospite e Profilo ospite l'utente può richiamare la schermata Elenco prenotazioni attività per visualizzare un elenco di tutte le attività. Dalla schermata Elenco prenotazioni attività è inoltre possibile richiamare la schermata Prenotazione attività per prenotare o modificare un'attività. È possibile infine richiamare una schermata in cui le prenotazioni di attività vengono visualizzate in una vista Calendario.
Le attività sono configurate a livello di struttura ricettiva. In questo ambito HMS gestisce tre entità:
- Fornitore attività: l'entità che gestisce le attività. Sono fornitori, ad esempio, il negozio di noleggio biciclette o la SPA.
- Configurazione attività: l'attività generica, ad esempio noleggiare una bicicletta o farsi fare un massaggio.
- Prenotazione attività: l'appuntamento o la prenotazione effettiva, ad esempio l'appuntamento per un massaggio connettivale alle 13.00 per Anna o il noleggio di una bicicletta sabato pomeriggio per Giulio.
Le spese delle attività prenotate, interne o esterne, possono essere registrate in HMS. L'interfaccia SGI supporta l'invio di spese se e pagamenti a HMS. I requisiti da soddisfare per consentire prenotazioni di attività in un profilo ospite ha generato la necessità di aggiungere conti profilo in HMS. L'utente può creare manualmente un conto profilo dalla schermata Profilo ospite. Questi conti profilo, tuttavia, non sono limitati alla registrazione di attività e possono essere utilizzati per molti altri scopi. Se si aggiunge una prenotazione attività a un profilo ospite, verrà creato un account, se non ne esiste già uno. I requisiti da soddisfare per associare le attività ad articoli diversi da camera ha determinato la necessità di aggiungere anche l'opzione di Esperienza avanzata nella sezione Profilo ospite di HMS.
Fornitore attività: la sezione Fornitore attività è la prima da configurare. Include informazioni su come contattare il fornitore dell'attività, che viene impostato automaticamente anche nella schermata Configurazione attività, dove può essere tuttavia sostituito. La configurazione di un'attività esterna richiede che venga impostato un partner Databridge per l'interfaccia SGI e che il fornitore dell'attività venga associato al partner Databrige. Il partner Databrige può supportare anche più strutture ricettive. Questa schermata consente di visualizzare i contatti "interni" alla struttura ricettiva e informazioni su come prenotare l'attività.
Configurazione attività: nella schermata Configurazione attività sono previste limitazioni per la programmazione e il tipo di ospite. Sono inoltre disponibili le tariffe, che possono essere specificate per Tipo di ospite, Persona o Attività. I tipi di ospite Attività, Persona e Adulto devono essere sempre mantenuti attivi. È possibile attivare e rinominare tipi di ospite aggiuntivi. Le limitazioni sulla programmazione e sul tipo di ospite sono solo a titolo informativo per per le attività esterne e non vengono applicate. È possibile utilizzare le tariffe di una configurazione di attività esterna per stimare la tariffa di una prenotazione di attività esterna in sospeso. La schermata Configurazione attività consente all'utente di specificare i dettagli sulle modalità di prenotazione di un'attività. Questo aspetto è particolarmente importante per le attività esterne. Se l'ospite richiede informazioni su un'attività, il receptionist è tenuto a fornire all'ospite informazioni su come prenotare l'attività con il fornitore esterno, poiché non può essere prenotata in HMS. Queste informazioni possono essere costituite, ad esempio, da un sito Web, un numero di telefono o un indirizzo e-mail. Le informazioni sulla prenotazione e alcune altre informazioni relative alla configurazione dell'attività vengono visualizzate nella schermata di prenotazione dell'attività. Per le attività interne è possibile configurare le tracce.
Prenotazione attività: la schermata Prenotazione attività è correlate a Configurazione attività. Nelle prenotazioni di attività vengono visualizzate la tariffa e la data/ora dell'attività. Per le prenotazioni di attività interne, l'utente può specificare il numero di partecipanti per Tipo di ospite. L'interfaccia SGI non supporta il campo Tipo di ospite e viene fornito solo il numero totale di persone. L'utente può anche specificare un elenco di partecipanti, così come l'interfaccia SGI può inviare un elenco di partecipanti. HMS non esegue la convalida incrociata del numero di partecipanti rispetto ai numeri specificati per Tipo di ospite. In una prenotazione di attività esterna può essere disponibile un collegamento a un sito Web che consente all'ospite di visualizzare e/o modificare la prenotazione dell'attività. Questo collegamento è riportato nel messaggio di prenotazione dell'attività in SGI.
Soggiorno/Profilo ospite: le schermate Soggiorno ospite, Check-in e Profilo ospite sono contrassegnate da un'icona se includono un riferimento a un'attività. Queste schermate contengono anche un collegamento alla schermata Elenco di prenotazione attività. Nella schermata elenco relativa a un soggiorno ospite sono incluse tutte le attività associate al soggiorno ospite, oltre a quelle associate al profilo ospite principale e ai profili ospiti aggiuntivi. Al check-in, l'utente viene informato di eventuali attività non prenotate/in sospeso. Se le date del soggiorno ospite vengono modificate, l'utente viene avvisato nel caso in cui siano presenti attività prenotate in una data esterna al nuovo periodo di soggiorno. Per le attività esterne, viene inviato un messaggio al fornitore in merito alla modifica delle date del soggiorno. Se l'utente cancella un soggiorno ospite, viene visualizzato un messaggio un cui si chiede all'utente se desidera la cancellazione automatica delle attività interne. L'utente può rifiutare la cancellazione automatica delle attività interne e continuare con la cancellazione del soggiorno ospite. In questo caso, l'utente dovrà tuttavia rivedere singolarmente le prenotazioni delle varie attività. Per le attività esterne, viene inviata una notifica al sistema esterno relativa alla cancellazione del soggiorno ospite. Le attività possono essere incluse nella tariffa del pacchetto oppure offerte come extra tramite l'opzione Articolo diverso da camera. Quando si aggiunge un pacchetto o un articolo extra, viene creata un'attività in sospeso (in attesa di prenotazione). In HMS è stata aggiunta anche una funzionalità di upselling. Le attività e gli articoli diversi da camera possono essere contrassegnati come idonei per l'upselling. Al momento del check-in, viene visualizzata la finestra a comparsa Upselling con le 5 attività e i 5 articoli diversi da camera maggiormente prenotati dall'ospite nei soggiorni precedenti.