Creazione di una struttura ricettiva

Selezionare Amministrazione > Struttura ricettiva > Configurazione struttura ricettiva.

Fare clic su Nuovo record.

Specificare le seguenti informazioni:

Struttura ricettiva: Specificare il codice della struttura ricettiva nel primo campo e il nome della struttura ricettiva nel secondo campo. Il nome specificato in questo campo viene visualizzato in molte schermate e anche in vari moduli dell'ospite quali conferme, schede di registrazione e ricevute.
Stato: In genere lo stato di una struttura ricettiva configurata non viene impostato su Attivo finché l'albergo non risulta "in attività".
Vedere Impostazione dello stato della struttura ricettiva su Attivo.

Nella sezione Informazioni struttura ricettiva specificare le informazioni desiderate. Di seguito sono riportati ulteriori dettagli sui campi disponibili:

Indirizzo: L'indirizzo della struttura ricettiva.
Numero civico: Il numero civico dell'indirizzo.
Via: Il nome della via dell'indirizzo.
Tipo di via: Il tipo di via. Ad esempio, via, viale, corso o vicolo.
E-mail prenotazione: Specificare l'indirizzo e-mail del reparto addetto alle prenotazioni.
E-mail di risposta WBE: Specificare l'indirizzo e-mail che verrà utilizzato per tutte le e-mail inviate dalla struttura ricettiva.
E-mail Cc struttura ricettiva: Specificare l'indirizzo e-mail da inserire in Cc per tutte le e-mail in uscita. In questo campo viene in genere impostato l'indirizzo e-mail del reparto addetto alle prenotazioni.
Nota: è anche possibile specificare i dettagli relativi all'indirizzo alternativo, inclusi il numero civico, il nome della via e il tipo di via.

Nella sezione Informazioni sede principale specificare le seguenti informazioni:

Indirizzo sede principale: L'indirizzo della sede principale della struttura ricettiva.
Numero civico sede principale: Il numero civico dell'indirizzo della sede principale.
Via sede principale: Il nome della via dell'indirizzo della sede principale.
Tipo di via sede principale: Il tipo di via. Ad esempio, via, viale, corso o vicolo.
Nota: questa sezione include anche i dettagli relativi alla sede principale, ad esempio l'e-mail, il numero telefono, il sito Web e il codice postale.

Nella sezione Dettagli operazioni specificare le informazioni desiderate. Di seguito sono riportati ulteriori dettagli sui campi disponibili:

Valuta: Specificare la valuta della struttura ricettiva.
Data albergo: Specificare la data albergo, ovvero la data corrente o la data di "attività" della struttura ricettiva.
Data contabile: La data contabile viene utilizzata dal modulo Contabilità clienti e può essere diversa dalla data albergo. Il personale della Contabilità clienti di un albergo può scegliere di operare in una data diversa dalla data albergo perché di solito non lavora nei fine settimana o nei giorni festivi. In genere preferisce non essere vincolato alla data albergo, che cambia ogni notte. Il campo Data contabile viene impostato prima della data di inizio attività nel sistema e definisce la data iniziale per la Contabilità clienti. Quando si imposta la data contabile, il sistema crea il primo record del Registro C/C. La data contabile viene utilizzata anche nella funzionalità Saldo riportato per determinare le date di addebito e fattura. Ad esempio, se l'utente specifica un importo di saldo riportato nell'intervallo di 90 giorni dello scadenzario, il sistema sottrae 90 giorni dalla data contabile di apertura e utilizza il giorno risultante per la data di addebito e fattura.
Differenza orario server: La differenza di orario del server viene utilizzata quando la struttura ricettiva si trova in un fuso orario diverso da quello del server. Quando vengono aggiunti record, la differenza viene utilizzata per fare in modo che l'ora di creazione o aggiornamento corrisponda all'ora della struttura ricettiva anziché all'ora del fuso orario in cui si trova il server.; Il valore minimo è -23:59 e il valore massimo è +23:59.
Ora di controllo: Specificare l'ora di controllo utilizzando un intervallo compreso tra 0:00 e 23:59.
Ultimo controllo: La data in cui è stato completato l'ultimo controllo.
Ultima riorganizzazione: La data in cui è stata completata l'ultima riorganizzazione.
Ora legale: Selezionare questa casella di controllo se nella località della struttura ricettiva è in vigore l'ora legale.

Ora legale - Profilo: Il codice del profilo relativo all'ora legale applicabile alla struttura ricettiva. È possibile selezionare il codice dalla ricerca Ora legale - Profilo. Questa impostazione consente di gestire i costi correlati all'ora legale per la struttura ricettiva.

Nella sezione Dettagli struttura ricettiva specificare le informazioni desiderate. Di seguito sono riportati ulteriori dettagli sui campi disponibili:

Catena

Specificare la catena a cui appartiene la struttura ricettiva. Le opzioni disponibili sono basate sui codici catena creati nella pagina Gestisci codici globali.

Alias struttura ricettiva
Nome fiscale

Ubicazione struttura ricettiva

Specificare l'ubicazione della struttura ricettiva. Le opzioni disponibili sono basate sui codici ubicazione creati nella pagina Gestisci codici globali.

Lingua

Specificare la lingua della struttura ricettiva. Le opzioni disponibili sono basate sui codici lingua controllati dal sistema nella pagina Gestisci codici globali.

Impostazioni locali

Specificare le impostazioni locali della struttura ricettiva. Le opzioni disponibili sono basate sui codici impostazioni locali creati.

Fuso orario

Specificare il fuso orario della struttura ricettiva.

Ora di apertura check-in

Specificare l'orario di apertura del check-in. Le opzioni disponibili sono basate sui codici orario di check-in camera creati nella pagina Gestisci codici globali.

Ora di chiusura check-out

Specificare l'orario di chiusura del check-out. Le opzioni disponibili sono basate sui codici orario di check-out camera creati nella pagina Gestisci codici globali.

Gestisci inventario per edificio

Se questa casella di controllo è selezionata e lo stato della struttura ricettiva è impostato su Attivo, è necessario specificare un valore nel campo Edificio della schermata Tipo di camera. A tutti i tipi di camera deve essere assegnato un edificio valido.

Limite tariffa

Specificare il limite tariffario della struttura ricettiva. Le opzioni disponibili sono basate sui codici limiti tariffari creati nella pagina Gestisci codici globali.

Strategia tariffaria

Selezionare la strategia tariffaria della struttura ricettiva. Le opzioni disponibili includono Alto e Basso.

Note struttura ricettiva

Specificare le note sulla struttura ricettiva. Le note immesse in questo campo includono la descrizione della struttura ricettiva.

Nota: i codici utilizzati in questa sezione sono basati sui codici di sistema creati mediante la schermata Gestisci codici globali.

Nella sezione Impostazioni predefinite struttura ricettiva specificare le informazioni desiderate. Di seguito sono riportati ulteriori dettagli sui campi disponibili:

Spese camera

Specificare il codice transazione predefinito da utilizzare per le spese relative alla camera. Le opzioni disponibili sono basate sui codici transazione creati nella pagina Codice transazione.

Tipo di camera

Specificare il tipo di camera predefinito da utilizzare durante la creazione delle prenotazioni. Le opzioni disponibili sono basate sui codici tipo di camera creati nella pagina Gestisci tipi di camera.

Piano tariffario

Specificare il piano tariffario predefinito della struttura ricettiva. Le opzioni disponibili sono basate sui codici piano tariffario creati nella pagina Codice piano tariffario standard.

Blocca tasso di cambio

Il valore in base al quale viene stabilito il tasso di cambio per un ospite. Di seguito sono riportate le opzioni disponibili:

Al check-in
Controllo notturno
Alla prenotazione

Caparra

Specificare il codice transazione da utilizzare per le caparre. Le opzioni disponibili sono basate sui codici transazione creati nella pagina Codice transazione.

Incamera caparra

Specificare il codice transazione da utilizzare per l'incameramento delle caparre. Le opzioni disponibili sono basate sui codici transazione creati nella pagina Codice transazione.

Pagamento check-in

Specificare il codice predefinito per il pagamento al check-in. Le opzioni disponibili sono basate sui codici transazione creati nella pagina Codice transazione.

Nota: le opzioni dei codici di caparra e di pagamento sono basate sui codici transazione creati nella schermata Codice transazione.

Transazione di pagamento partner esterno

Specificare il codice transazione predefinito per i pagamenti da partner esterno. Il valore di questo campo corrisponde al codice transazione predefinito utilizzato per registrare i pagamenti con carta di credito provenienti da un sistema di elaborazione dei pagamenti esterno se per il codice transazione della struttura ricettiva relativo al tipo di carta di credito non è configurato un codice di registrazione esterno.

Nella sezione Gestione struttura ricettiva specificare le informazioni desiderate. Di seguito sono riportati ulteriori dettagli sui campi disponibili:

Brand: Specificare il brand della struttura ricettiva. Le opzioni disponibili sono basate sui codici brand creati nella pagina Configurazione brand.
Divisione: Specificare la divisione della struttura ricettiva. Le opzioni disponibili sono basate sui codici divisione creati nella pagina Gestisci codici globali.
Categoria: Specificare la categoria della struttura ricettiva. Le opzioni disponibili sono basate sui codici categoria della struttura ricettiva creati nella pagina Gestisci codici globali.
Nota: le opzioni di divisione e categoria sono basate sui codici divisione creati nella schermata Gestisci codici globali.

Nella sezione Programma pulizie specificare il programma di pulizie come Completo, Parziale o Nessuno per ogni giorno del soggiorno ospite. Il valore predefinito è Completo.

Nella sezione Messaggio di benvenuto specificare le seguenti informazioni per visualizzare il testo nelle schermate Soggiorno ospite, Soggiorno 360, Check-in e Check-out.

Messaggio di benvenuto a nuovo ospite: Il testo visualizzato se l'ospite visita la struttura ricettiva per la prima volta.
Messaggio di bentornato (in stessa catena): Il testo visualizzato se l'ospite visita la struttura ricettiva per la prima volta, ma ha soggiornato in altre strutture ricettive della catena.
Nota: è necessario specificare il parametro WELCOMEBACKGLOBALFIELD della struttura ricettiva.
Messaggio di bentornato (in stessa struttura): Il testo visualizzato se l'ospite sta visitando nuovamente la struttura ricettiva.

Nella sezione Autorizzazione carta di credito specificare le seguenti informazioni:

Spese previste

L'importo dell'autorizzazione della carta di pagamento che il sistema deve recuperare per coprire le spese previste. Per spese previste si intendono le spese direttamente correlate al soggiorno ospite, ad esempio camera e imposte, per tutti i giorni del soggiorno. Selezionare Importo per specificare l'importo delle spese previste o Percentuale per specificare la percentuale di tali spese.

Nota:

Per impostazione predefinita, l'opzione Percentuale è selezionata e il valore è impostato su 100%. È possibile modificare il valore.
Le autorizzazioni per un importo inferiore a quello del soggiorno non sono conformi allo standard PCI e gli sconti sulle transazioni potrebbero non essere applicati. La scelta di non rispettare questo standard mediante questa funzione dipende dalla struttura ricettiva.

Spese aggiuntive

Le spese registrate nella ricevuta dell'ospite per spese aggiuntive quali film, telefono e presa adattatore. Questo valore viene aggiunto all'importo delle spese previste per la stima del valore totale del soggiorno da autorizzare. Le spese vengono attribuite alla ricevuta dell'ospite e non sono interessate dalle regole di trasferimento automatico. Selezionare Importo per specificare l'importo delle spese aggiuntive oppure Percentuale per specificare la percentuale di tali spese.

Nota:

Per impostazione predefinita, l'opzione Importo è selezionata. È tuttavia possibile modificare il valore.

Valore aggiuntivo per soggiorno

L'importo specificato in questo campo rappresenta un importo fisso per le spese aggiuntive che viene sommato all'importo dell'autorizzazione richiesto. Il valore di questo campo viene sommato all'importo calcolato dai campi Spese previste e Incrementale. L'importo è associato alla ricevuta dell'ospite.

Autorizzazione pernottamenti aggiuntivi per soggiorno solo a check-in

Se questa casella di controllo è selezionata, il valore specificato nel campo Valore aggiuntivo per soggiorno è applicabile solo durante la procedura di check-in dell'ospite.

Ricevuta spese accessorie

L'importo dell'autorizzazione per spese accessorie associato alla ricevuta occasionale e non interessato dalla regola di trasferimento automatico. Selezionare Importo per specificare l'importo della ricevuta per spese accessorie oppure Percentuale per specificare la percentuale per tali spese.

Nota:

Per impostazione predefinita, l'opzione Importo è selezionata. È tuttavia possibile modificare il valore.

Compensazione spese accessorie in data albergo

Se questa casella di controllo è selezionata, il sistema calcola l'importo rimanente dell'autorizzazione per spese accessorie alla data albergo sottraendo l'importo speso dall'ospite dall'importo autorizzato per spese accessorie.

Nota:

Per una ricevuta ospite, l'importo da compensare è limitato all'importo delle spese aggiuntive.
Per una ricevuta per spese accessorie, l'importo da compensare è limitato all'importo della ricevuta per spese accessorie.

Soglia incrementale

L'importo della differenza che, se superato, determina la richiesta di un'autorizzazione incrementale da parte del sistema. Quando la differenza tra l'importo autorizzato e l'importo richiesto per il gruppo di ricevute supera questo importo, l'applicazione richiede un'autorizzazione incrementale. Selezionare Importo per specificare l'importo della soglia incrementale oppure Percentuale per specificare la percentuale di autorizzazione incrementale.

Nota:

Per impostazione predefinita, l'opzione Importo è selezionata. È tuttavia possibile modificare il valore.

Nella sezione Elaborazione carta di credito specificare le informazioni desiderate. Di seguito sono riportati ulteriori dettagli sui campi disponibili:

Avvisa in caso di carta non strisciata: Selezionare questa casella di controllo per impostare l'invio automatico di un avviso al personale della reception quando la carta di pagamento viene elaborata senza essere strisciata fisicamente.
Richiedi verifica: Selezionare questa casella di controllo per visualizzare la richiesta di inserire i valori CVV per le carte di pagamento nell'interfaccia del personale della reception.
Richiedi codice postale: Selezionare questa casella di controllo per visualizzare la richiesta di inserire il codice postale del titolare della carta di pagamento nell'interfaccia del personale della reception.
ID terminale: Specificare l'ID terminale del lettore di carte di credito.

Nella sezione Configurazione modulo evento specificare le informazioni desiderate. Di seguito sono riportati ulteriori dettagli sui campi disponibili:

Incremento orario visualizzazione disponibilità evento: L'intervallo di tempo in base al quale gli intervalli di disponibilità dell'evento vengono visualizzati nella griglia di prenotazione dell'evento. Il valore di questo campo corrisponde all'incremento di tempo predefinito visualizzato quando l'utente apre la schermata.
Ora di inizio giorno: L'ora in cui ha inizio la giornata ai fini della prenotazione dell'evento. Il valore di questo campo corrisponde al primo incremento di tempo visualizzato nella griglia di disponibilità.
Ora di fine giorno: L'ora in cui termina la giornata ai fini della prenotazione dell'evento. Il valore di questo campo corrisponde all'ultimo incremento di tempo visualizzato nella griglia di disponibilità.

Nella sezione Informazioni aggiuntive specificare le informazioni desiderate. Di seguito sono riportati ulteriori dettagli sui campi disponibili:

Classificazione a stelle

Specificare la classificazione a stelle. Le informazioni definite in questo campo sono disponibili per l'agente di prenotazione nel modulo CRS.

Anno di costruzione

Specificare l'anno di costruzione della struttura ricettiva. Le informazioni definite in questo campo sono disponibili per l'agente di prenotazione nel modulo CRS.

Numero di camere per ospiti

Specificare il numero di camere per gli ospiti. Le informazioni definite in questo campo sono disponibili per l'agente di prenotazione nel modulo CRS.

Numero di sale per riunioni

Specificare il numero di sale per le riunioni. Le informazioni definite in questo campo sono disponibili per l'agente di prenotazione nel modulo CRS.

Numero di ristoranti

Specificare il numero di ristoranti. Le informazioni definite in questo campo sono disponibili per l'agente di prenotazione nel modulo CRS.

Numero di piscine

Specificare il numero di piscine. Le informazioni definite in questo campo sono disponibili per l'agente di prenotazione nel modulo CRS.

Più edifici

Selezionare questa casella di controllo se la struttura ricettiva è configurata con più edifici.

ID conto IDeaS

L'ID conto per il sistema IDeaS.

Fonte di migrazione tariffa

Specificare la fonte di migrazione della tariffa. Sono possibili i seguenti valori:

Ricevi e invia tariffe
Ricevi tariffe in HMS
Invia tariffe da HMS

Nota: queste opzioni sono basate sul nuovo codice globale RATEMG. I valori possibili per il codice sono:

PMS: Ricevi tariffe in HMS
CRS: Invia tariffe da HMS
BOTH: Ricevi e invia tariffe

Queste informazioni interessano specificamente gli alberghi spagnoli:

Numero di letti: Il numero di letti. Il valore specificato in questo campo è disponibile per l'agente di prenotazione nel modulo CRS.

Personale non pagato: Il numero di dipendenti che non ricevono una retribuzione per i servizi resi.

Personale pagato: Il numero di dipendenti che ricevono una retribuzione per i servizi resi.

Personale temporaneo: Il numero di dipendenti assunti a tempo determinato.

Codice polizia albergo: Il codice fornito dalla polizia spagnola. Questo codice è alfanumerico ed è consentito un massimo di 10 caratteri.

Codice conto bancario albergo: Il codice della struttura ricettiva utilizzato dall'agenzia di prenotazione.

Numero banca: Il numero internazionale della banca, noto anche come codice SWIFT o BIC.

Numero conto bancario: Il numero di conto bancario internazionale, noto anche come IBAN.

Numero di registrazione: Il numero di registrazione della struttura ricettiva incluso nel report dei dettagli del soggiorno ospite generato per ogni giorno.
Nome banca: Il nome della banca della struttura ricettiva.
Numero banca: Il numero di banca della struttura ricettiva.

Percentuale imposta predefinita: La percentuale di imposta per la fiscalizzazione di un pagamento prima della generazione della fattura fiscale.
Nota: questo valore viene impostato come predefinito nell'interfaccia fiscale ceca.

Tipo di albergo: Il tipo di alloggio, ovvero di categoria dell'albergo. Fare clic su Sfoglia per selezionare il codice del tipo di albergo dalla schermata Elenco di valori.

Nota: le informazioni specificate sono accessibili all'agente di prenotazione nel modulo CRS.

Fare clic su Salva record e su OK.