Creazione di prenotazioni di eventi

È possibile utilizzare la scheda Prenotazioni eventi per creare, modificare, copiare e cancellare prenotazioni di eventi. Alle prenotazioni di eventi possono essere collegate le associazioni, ma solo come riferimento. È possibile creare manualmente regole di trasferimento automatico per un gruppo, un'organizzazione o un'agenzia di prenotazione associata o per un conto ospite esistente.

Prima di poter creare prenotazioni di eventi, è necessario configurare le sale per eventi. Per configurare le sale per eventi, selezionare Amministrazione > Struttura ricettiva > Eventi > Configurazione sale eventi.

Fare riferimento ai seguenti argomenti:

Per creare prenotazioni di eventi, effettuare le seguenti operazioni:

  1. Selezionare Vendite gruppo > Eventi > Prenotazioni eventi.
  2. Fare clic su Nuovo record per creare una nuova prenotazione di evento. In alternativa, fare doppio clic su un record per modificarne una esistente.
    Nota: 

    Se si accede a questa schermata dalla schermata Disponibilità sale eventi, vengono inseriti automaticamente i dettagli quali la sala e la data e l'ora di inizio e di fine.

  3. Specificare le seguenti informazioni:
    Nome evento
    Il nome dell'evento.
    Tipo di evento
    Il tipo di evento per il quale si desidera creare la prenotazione. Di seguito sono riportate le opzioni disponibili:
    • Conferenza
    • Gruppo
    • Sociale
    • Matrimonio
    Piano evento
    Il nome del conto del piano evento a cui sono associate le prenotazioni di eventi. Fare clic su Aggiungi per creare un piano evento. Fare clic sul collegamento ipertestuale Piano evento per modificare il piano evento inserito nella ricerca.
    Nota: è possibile selezionare un piano evento esistente dalla ricerca Piano evento.
    Fattura a gruppo principale
    Selezionare questa casella di controllo per annullare le regole di trasferimento automatico esistenti e creare una nuova regola di trasferimento automatico per le prenotazioni di eventi. per impostazione predefinita, questa casella di controllo è selezionata.
    Nota: 

    Tutti gli addebiti delle prenotazioni di eventi con stato Potenziale, Provvisorio, Definitivo o Presente vengono trasferiti nel conto del piano evento. Il campo Nel conto viene impostato automaticamente in base alle informazioni del piano evento riportate nella sezione Dettagli trasferimento automatico della schermata Prenotazione evento. Quando la casella di controllo è selezionata, la regola di trasferimento automatico non può essere modificata manualmente.

    Numero di conferma
    Il numero che indica la conferma della prenotazione. Il numero viene generato dal sistema.
    Stato
    Lo stato della prenotazione. Di seguito sono riportate le opzioni disponibili:
    • Definitivo
    • Potenziale
    • Provvisorio
    Quando si crea la prenotazione, i seguenti stati non vengono visualizzati:
    • Presente
    • Check-out effettuato
    • Cancellato
    • Chiuso
    Azioni
    Fare clic sull'icona per registrare la transazione. Quando si crea la prenotazione, questa icona non viene visualizzata.
    Icona Copia con articoli
    Fare clic sull'icona per copiare gli articoli associati alla prenotazione in una nuova prenotazione di evento.
    Icona Stampa
    È possibile selezionare il menu Ordine evento banchetto (BEO) per stampare il report BEO per l'evento specifico.
  4. Nella sezione Dettagli evento specificare le informazioni desiderate. Di seguito sono riportate ulteriori informazioni sui campi disponibili:
    Data di inizio
    Specificare la data di inizio dell'evento. Per impostazione predefinita, viene visualizzata la data albergo. Questo campo è obbligatorio.
    Nota: 
    • Questa data deve essere uguale o successiva alla data di inizio del piano evento.
    • Questa data deve essere precedente alla data di fine del piano evento.
    • Se la data di inizio viene modificata, l'applicazione aggiorna la data di inizio degli articoli associati alla prenotazione.
    Data di fine
    Specificare la data di fine dell'evento. Questo campo è obbligatorio.
    Nota: 
    • Questa data deve essere uguale o precedente alla data di fine del piano evento.
    • Se la data di fine viene modificata, l'applicazione aggiorna la data di fine degli articoli associati alla prenotazione.
    Layout
    Selezionare il layout dell'evento.
    Persone
    Il numero di persone ospitate nelle sale associate alle prenotazioni di eventi.
    Impostazione
    Specificare l'ora in cui devono essere allestiti gli articoli evento.
    Rimozione allestimento
    Specificare l'ora in cui deve essere rimosso l'allestimento degli articoli evento.
    Venditore
    Il nome del venditore.
    Coordinatore
    Il nome del coordinatore.
    Non spostare
    Selezionare la casella di controllo per indicare che il giorno e l'ora della prenotazione non devono essere modificati.
    Regime fiscale
    Selezionare il codice transazione per indicare il regime fiscale della prenotazione dell'evento. Ciò significa che alcune o tutte le registrazioni correlate all'evento non sono soggette a imposta.
    Tariffa
    Selezionare la tariffa pertinente per l'evento.
    Determinazione dei prezzi
    Selezionare il metodo di determinazione dei prezzi applicabile all'evento. Di seguito sono riportate le opzioni disponibili:
    • Giornaliero
    • Fisso
    • Oraria
    Prezzo totale camera
    Il prezzo totale per tutte le camere utilizzate per l'evento. Fare clic sull'icona Calcola per ricalcolare il prezzo in caso di modifica delle tariffe o del metodo di determinazione dei prezzi.
    Prezzo camera pattuito
    Il prezzo pattuito della camera.
    Prezzo totale articoli
    Il prezzo totale di tutti gli articoli utilizzati nell'evento.
    Prezzo totale articoli pattuito
    Il prezzo totale pattuito degli articoli.
    Prezzo totale camera e articoli
    Il prezzo totale inclusivo della camera e degli articoli.
    Prezzo totale pattuito
    Il prezzo totale pattuito.
    Prezzo totale pattuito + imposta
    Il prezzo totale pattuito, comprese le imposte.
    Note
    Specificare le note, se presenti.
  5. Nella sezione Associazioni specificare le seguenti informazioni:
    Organizzazione
    Selezionare l'organizzazione associata all'evento.
    Gruppo
    Selezionare il gruppo associato all'evento.
    Agenzia di prenotazione
    Selezionare l'agenzia di prenotazione associata all'evento.
    Conto C/C
    Selezionare il conto C/C in cui vengono registrate le transazioni dell'evento.
    Riferimento di fatturazione
    Specificare il numero di riferimento di fatturazione.
  6. Nella sezione Informazioni contatto specificare le seguenti informazioni:
    Cognome
    Il cognome della persona di contatto che organizza l'evento.
    Nome
    Il nome della persona di contatto che organizza l'evento.
    ID partner fatturazione elettronica
    L'ID univoco utilizzato dalla piattaforma di fatturazione elettronica dell'Italia per identificare il partner di fatturazione elettronica.
    Nazionalità
    Il paese a cui appartiene l'ospite.
    Nota: è necessario specificare il valore in questo campo per eseguire la verifica del codice fiscale per la Spagna.
  7. Nella sezione Dettagli pagamento specificare le informazioni desiderate. Di seguito sono riportate ulteriori informazioni sui campi disponibili:
    Data di scadenza caparra
    La data entro la quale l'importo specificato deve essere depositato presso la struttura ricettiva a titolo di caparra per l'evento che si sta organizzando.
    Importo caparra
    L'importo depositato presso la struttura ricettiva a titolo di caparra per l'evento che si sta organizzando.
    Caparra ricevuta
    L'importo ricevuto dalla struttura ricettiva a titolo di caparra per l'evento che si sta organizzando.
  8. Fare clic su Salva record per salvare le informazioni specificate.
    Nota: 

    I dati nella sezione Dettagli contatto vengono ricavati automaticamente dal profilo o dal gruppo in base al valore di Tipo di agente prenotazione selezionato nella schermata Piano evento.

  9. Fare clic sulla scheda Articoli.