Creazione di prenotazioni delegate

È possibile creare prenotazioni delegate da tre aree del sistema, ovvero dai moduli Reception, Call center e Vendite gruppo. In genere, se una prenotazione viene effettuata da un agente di prenotazione o dal contatto di un organizzazione, questi si mette in contatto con il responsabile delle vendite che crea a prenotazione delegata nel record prenotazione di gruppo all'interno della scheda Prenotazione delegata. I seguenti passaggi successivi vengono quindi effettuati automaticamente dal sistema.

  • Le informazioni sulla garanzia della prenotazione delegata di gruppo vengono copiate nella sezione Prenotazione delegata - Garanzia della schermata Soggiorno ospite.
  • Le informazioni sul pagamento della prenotazione delegata di gruppo vengono copiate nella sezione Prenotazione delegata - Pagamento della schermata Soggiorno ospite.

Alle prenotazioni delegate vengono applicati i seguenti criteri, in base al valore specificato nella schermata Prenotazione di gruppo:

  • Criteri di garanzia
  • Criteri penali di cancellazione
  • Criteri di rimborso per cancellazione

Nella sezione Dettagli processo di aggiornamento prenotazioni delegate vengono visualizzati i messaggi relativi alle prenotazioni per le quali l'aggiornamento tariffa non è riuscito.

Per creare una prenotazione delegata all'interno di una prenotazione di gruppo, effettuare le seguenti operazioni:
  1. Selezionare Vendite gruppo > Prenotazione di gruppo.
  2. Nella scheda Vista elenco selezionare una prenotazione di gruppo.
  3. Fare clic sulla scheda Prenotazione delegata.
    Nota: 

    È possibile selezionare il cognome dell'ospite dalla ricerca per Cognome. Per visualizzare l'elenco degli ospiti, è necessario che nella schermata Configurazione struttura ricettiva sia selezionato il parametro CMINTG della struttura ricettiva.

  4. Nella sezione Dettagli prenotazione delegata selezionare Azioni > Stampa coupon prenotazione delegata. I coupon vengono stampati per ogni Soggiorno ospite selezionato.
    Nota: 
    • Nel report relativo ai coupon stampati vengono visualizzati tutti i coupon del soggiorno ospite associato.
    • Sono inclusi anche eventuali coupon che non erano stati precedentemente stampati la prenotazione delegata selezionata.
  5. Nella sezione Dettagli prenotazione delegata specificare le informazioni desiderate. Di seguito sono riportati ulteriori dettagli sui campi disponibili:
    Crea profilo non attivo
    Selezionare questa opzione per impostare automaticamente come non attivi i profili creati per le prenotazioni delegate. Questa opzione viene utilizzata per i gruppi in cui sono inclusi membri che probabilmente soggiorneranno una sola volta nell'albergo.
    Nota: 
    • I campi relativi al numero del passaporto e del documento di identità vengono mascherati in base al valore specificato nel parametro MASKPERSONALINFORMATION della struttura ricettiva.
    • Il parametro MASKPERSONALINFORMATION della struttura ricettiva non è applicabile quando la funzionalità VVIP è abilitata per la struttura ricettiva.
  6. Fare clic su Salva.
  7. Fare clic su Salva record.
    Nota: 
    • Lo Sconto su alimenti e bevande viene ricavato automaticamente dalla scheda Prenotazione delegata della schermata Prenotazione di gruppo. Lo sconto su alimenti e bevande è valido solo per gli ospiti della prenotazione delegata e solo presso i punti vendita di alimenti e bevande dell'albergo. Questo codice viene utilizzato dal sistema POS in modo che il cassiere del punto vendita possa determinare il tipo di sconto applicabile e l'importo.
    • Inclusione del modello di servizio: quando si modifica il campo Piano camere, Tipo di camera o Livello fedeltà nella schermata Prenotazione delegata di gruppo, l'applicazione collega il nuovo modello di servizio alla prenotazione in base al valore del campo Applica regole modello associato al modello.
      • La data di arrivo della prenotazione ospite deve coincidere o essere compresa tra la Data di inizio e la Data di fine del servizio.
      • È possibile collegare più modelli di servizio alla prenotazione ospite.
      • Se si modifica la data di prenotazione, il modello di servizio associato non è più valido.
    • È possibile fare clic sull'icona Camera accanto al campo Numero camera per assegnare una camera. In base allo stato della camera, viene visualizzata l'icona Assegnazione camera corrispondente (verde, gialla o rossa). Posizionando il puntatore sull'icona, è possibile visualizzare i dettagli di stato. È possibile infine utilizzare l'icona Assegna camera in automatico per assegnare automaticamente una camera all'ospite dalla scheda Prenotazioni delegate.