Creazione di una prenotazione di gruppo

È possibile creare una prenotazione di gruppo per gestire le informazioni relative alle date e ai membri per un gruppo di ospiti individuali. Una prenotazione di gruppo consente di gestire le date, le tariffe, i blocchi di camere, le istruzioni di fatturazione e così via, nonché di generare un modello di dettagli da copiare nelle ricevute e nelle prenotazioni delegate. Quando il gruppo viene salvato, viene creato un conto di fatturazione di gruppo con lo stesso nome del gruppo.

Alle prenotazioni delegate vengono applicati i seguenti criteri, in base al valore specificato:

  • Criteri di garanzia: se nel campo Tipo di garanzia è impostato un valore, qualsiasi prenotazione delegata creata per il gruppo viene aggiornata con i criteri configurati ed è applicabile ai delegati.
  • Criteri penale di cancellazione: se nel campo Criteri penale di cancellazione è impostato un valore, qualsiasi prenotazione delegata creata per il gruppo viene aggiornata con i criteri configurati ed è applicabile ai delegati.
  • Criteri di rimborso per cancellazione: se nel campo Criteri di rimborso per cancellazione è impostato un valore, qualsiasi prenotazione delegata creata per il gruppo viene aggiornata con i criteri configurati ed è applicabile ai delegati.

Per creare una prenotazione di gruppo, effettuare le seguenti operazioni:

  1. Selezionare Vendite gruppo > Prenotazione di gruppo.
  2. Fare clic su Nuovo record.
  3. Specificare le seguenti informazioni:
    Tipo di agente prenotazione
    Selezionare il tipo di agente di prenotazione se il gruppo viene creato per un'organizzazione o da un'agenzia di prenotazione. Sono disponibili le opzioni Organizzazione e Agenzia di prenotazione.
    Agente prenotazione
    Se è stato specificato un tipo di agente di prenotazione, la ricerca verrà filtrata per organizzazione o per agenzia di prenotazione. Selezionare un agente di prenotazione.
    Nome gruppo
    Specificare il nome del gruppo. Il nome immesso in questo campo sarà il nome in base al quale verrà eseguita la ricerca e che verrà stampato sui report e sui moduli.
    Stato
    Specificare lo stato. Le opzioni disponibili includono Potenziale, Provvisorio o Definitivo. Non è possibile accedere alle schede aggiuntive di una prenotazione di gruppo con stato Potenziale.
  4. Nella sezione Dettagli gruppo specificare le informazioni desiderate. Di seguito sono riportati ulteriori dettagli sui campi disponibili:
    Tipo di gruppo
    Selezionare il tipo di gruppo desiderato, correlato a un ruolo specifico dell'organizzazione.
    Data di inizio
    Specificare la prima data in cui le camere possono essere assegnate per la prenotazione di gruppo.
    Notti
    Specificare il numero di notti della prenotazione di gruppo. Questo campo è obbligatorio, ma è possibile ignorarlo e specificare in alternativa la data di fine. Il numero di notti verrà calcolato automaticamente dal sistema.
    Data di fine
    Specificare l'ultima data in cui le camere possono essere assegnate per la prenotazione di gruppo. Questo campo è obbligatorio, ma è possibile ignorarlo e specificare in alternativa il numero di notti. La data di fine verrà calcolata automaticamente dal sistema.
    Data di partenza ospite
    La data in cui è prevista la partenza degli ospiti. Il valore di questo campo viene calcolato automaticamente aggiungendo un giorno alla data di fine.
    Data di ripristino disponibilità pianificata
    Specificare la data in cui verrà ripristinata la disponibilità di tutte le rimanenti camere inutilizzate assegnate per la prenotazione di gruppo. Quando in questo campo è specificata una data, non è possibile impostare un valore per Giorni di ripristino disponibilità predefiniti.
    Giorni di ripristino disponibilità predefiniti
    Specificare il numero di giorni, prima della procedura di fine giornata di ogni data di blocco, in base al quale il sistema deve eliminare le assegnazioni delle rimanenti camere inutilizzate. Questo campo viene utilizzato per attivare un ripristino progressivo della disponibilità delle rimanenti camere inutilizzate assegnate per la prenotazione di gruppo. Facoltativamente, è possibile fare clic sull'icona del calendario per creare un programma di ripristino della disponibilità in base alla data. Se tale programma è definito, a destra del campo viene visualizzato un indicatore. Vedere Creazione di un programma di ripristino.
    Crea profilo non attivo
    Selezionare questa opzione per impostare automaticamente come non attivi i profili creati per le prenotazioni delegate. Questa opzione viene utilizzata per i gruppi in cui sono inclusi membri che probabilmente soggiorneranno una sola volta nell'albergo.
    Piano tariffario
    Selezionare il piano tariffario per la prenotazione di gruppo. Se a un piano tariffario sono associati pacchetti diversi da camera o piani alimentari, questi verranno visualizzati nei campi associati.
    Nota: se per il piano tariffario è specificato un regime fiscale, quest'ultimo verrà impostato per la prenotazione di gruppo.
    ID partner fatturazione elettronica
    Il codice univoco che identifica il partner di fatturazione elettronica.
    Copia in prenotazioni delegate
    Selezionare questa opzione per copiare il testo presente nel campo Note nelle prenotazioni delegate del gruppo.
    Blocco tasso di cambio
    Il metodo per bloccare il tasso di cambio per il gruppo con l'importo della caparra. Sono disponibili le seguenti opzioni:
    • Caparra
    • Manuale
    Applicazione tasso di cambio
    L'area di applicazione del tasso di cambio. Sono disponibili le seguenti opzioni:
    • Gruppo
    • Gruppo e delegati
    Valuta gruppo
    La valuta del gruppo basata sul piano tariffario.
    Nota: se è impostata la valuta della struttura ricettiva, i campi Imposta tasso di cambio, Blocco tasso di cambio e Applicazione tasso di cambio non vengono visualizzati.
    Tasso di cambio
    Il valore del tasso di cambio applicabile al gruppo.
    Nota: 
    • È possibile fare clic sull'icona Imposta tasso di cambio per impostare il valore del tasso di cambio corrente.
    • Quando viene duplicato il record di un gruppo, il tasso di cambio non viene copiato.
  5. Nella sezione Dettagli mercato specificare le seguenti informazioni:
    Fonte di reperimento
    Il codice della fonte di reperimento. I codici delle fonti di reperimento vengono creati mediante la schermata Gestisci codici globali.
    Fonte di reperimento secondaria
    Il codice della fonte di reperimento aggiuntiva utilizzato per tenere traccia di tutte le prenotazioni delegate della prenotazione di gruppo.
    Segmento di mercato
    Il segmento di mercato applicabile alla prenotazione di gruppo. Questi campi sono inclusi anche nei profili di agenzia di prenotazione e di organizzazione e vengono copiati nelle prenotazioni associate. L'ordine in cui viene eseguita la copia è controllato dal parametro MARKETFILEDSCOPYORDER della struttura ricettiva. La sequenza predefinita è Gruppo > Agenzia di prenotazione > Organizzazione. Il valore selezionato in Segmento di mercato viene inserito automaticamente nel campo Traccia. La definizione del codice globale della traccia consente di classificare la traccia in base al segmento di mercato. È possibile raggruppare più codici traccia in un'unica categoria di segmento di mercato. Il segmento di mercato può essere modificato. Se il piano tariffario cambia, il segmento di mercato non viene modificato automaticamente dall'applicazione.
    Traccia
    Selezionare il codice traccia da associare all'ID della prenotazione di gruppo.
    Nota: è possibile creare e modificare i codici traccia utilizzando Crea codice traccia.
  6. Nella sezione Associazioni specificare le informazioni desiderate. Di seguito sono riportati ulteriori dettagli sui campi disponibili:
    Percentuale commissione
    Specificare il valore della percentuale della commissione rispetto alla tariffa.
    Importo fisso commissione
    Specificare il valore di una commissione a importo fisso.
    Nota: è possibile impostare più commissioni per lo stesso agente di prenotazione in un record soggiorno ospite specificando sia un importo fisso sia una percentuale e/o associando più volte lo stesso agente di prenotazione a un record di soggiorno con i dettagli della commissione.
  7. Nella sezione Dettagli contatto specificare le seguenti informazioni:
    Cognome
    Il cognome del contatto viene impostato automaticamente in base al valore specificato per l'organizzazione nella sezione Associazione.
    Nome
    Il nome del contatto viene impostato automaticamente in base al valore specificato per l'organizzazione nella sezione Associazione.
    Nazionalità
    La nazionalità della persona di contatto dell'organizzazione.
  8. Nella sezione Garanzia specificare le informazioni desiderate. Se si definiscono criteri di garanzia, qualsiasi prenotazione delegata creata in questo gruppo viene aggiornata con i criteri configurati. I criteri specificati si applicano anche alle prenotazioni delegate.
  9. Nella sezione Garanzia prenotazioni delegate specificare le informazioni desiderate. Questo insieme di informazioni sulla garanzia riguarda le prenotazioni delegate relative alla prenotazione di gruppo e verrà copiato in tutte le prenotazioni delegate.
  10. Nella sezione Agenzia di prenotazione aggiuntiva specificare le informazioni relative alle agenzie di prenotazione. L'opzione Ricerca agenzia di prenotazione esterna è disponibile solo se il parametro EXTERNALTALOOKUP della struttura ricettiva è selezionato.
  11. Nella sezione Pagamento specificare le informazioni desiderate.
  12. Fare clic su Salva.
    Nota: 

    In Attività (Azione) è possibile selezionare le opzioni per accedere alle schermate correlate ad Attività:

    • Prenota attività: consente di accedere alla schermata Attività (Vista elenco/Vista record).
    • Elenco attività: consente di accedere alla schermata Elenco di prenotazione attività.
    • Visualizzazione calendario: consente di accedere alla schermata Calendario di prenotazione attività.