Panoramica delle prenotazioni di gruppo
Una prenotazione di gruppo è costituita da tre componenti: agente di prenotazione (profilo dell'organizzazione o dell'agenzia di prenotazione), prenotazioni di gruppo e prenotazioni delegate. È possibile effettuare una prenotazione di gruppo senza un agente di prenotazione, ma questa modalità è consigliata per le organizzazioni e le agenzie di prenotazione che trattano abitualmente affari con la struttura ricettiva ai fini delle statistiche relative alla generazione e alla materializzazione dei ricavi. Un esempio di prenotazione di gruppo senza agente di prenotazione è dato da un gruppo di persone che soggiornano una sola volta presso la struttura ricettiva senza alcuna affiliazione aziendale, come nel caso di una festa di matrimonio o di una riunione di famiglia.
Il profilo di agente di prenotazione viene utilizzato per gestire tutte le informazioni generali relative a un'organizzazione o a un'agenzia di prenotazione che potrebbe ospitare gruppi presso la struttura ricettiva. Nel profilo sono inclusi dettagli quali il nome dell'organizzazione o dell'agenzia di prenotazione, l'indirizzo e i contatti. Il profilo di un agente di prenotazione fornisce un modello di informazioni sull'organizzazione o sull'agenzia di prenotazione che vengono copiate nella prenotazione di gruppo. Il campo di ricerca degli agenti di prenotazione è costituito da un elenco di profili di organizzazione o di agenzia di prenotazione esistenti. I profili degli agenti di prenotazione non sono obbligatori.
La prenotazione di gruppo viene utilizzata per gestire le informazioni relative alle date e ai membri che sono specifiche per un "gruppo" di prenotazioni delegate (singoli ospiti). Nella prenotazione di gruppo sono inclusi i dettagli utilizzati dal sistema per le prenotazioni delegate del gruppo. La prenotazione di gruppo gestisce le date, le tariffe, i blocchi di camere, le istruzioni di fatturazione e altre informazioni relative al gruppo che soggiorna presso la struttura ricettiva. La prenotazione fornisce un modello di dettagli predefiniti che vengono copiati nelle prenotazioni delegate e nelle ricevute.
Per prenotazioni delegate si intendono le prenotazioni dei singoli ospiti appartenenti al gruppo. Le prenotazioni delegate possono essere effettuate singolarmente tramite il modulo Prenotazione centrale o Soggiorno ospite oppure possono essere effettuate come camere singole o elenco di camere mediante Prenotazione di gruppo. Tutte le informazioni di una prenotazione delegata sono collegate alla prenotazione di gruppo e consolidate nelle schermate e nei report della prenotazione di gruppo.
In base allo stato di una prenotazione di gruppo vengono determinate le schede a cui è possibile accedere e la disponibilità interna. Quando si crea una nuova prenotazione di gruppo è possibile selezionare uno dei seguenti stati:
- Potenziale: il gruppo non è al momento confermato e non è possibile inserire un blocco di camere: viene definito semplicemente un record relativo al contatto e alle date richieste.
- Provvisorio: il gruppo non è confermato, ma è possibile inserire il blocco di camere richiesto. Il blocco di camere non viene tuttavia rimosso dalla disponibilità interna a meno che l'opzione Blocco camere provvisorio incide su disponibilità interna non sia selezionata nella scheda . Questa casella di controllo viene visualizzata soltanto se lo stato del gruppo è Provvisorio. Quando lo stato del gruppo è Provvisorio e la casella di controllo non è selezionata, l'inserimento di blocchi non avrà alcun impatto sulla disponibilità. Quando lo stato del gruppo è Provvisorio e la casella di controllo è selezionata, l'inserimento di blocchi avrà impatto sulla disponibilità.
- Definitivo: il gruppo è confermato e le camere vengono rimosse dalla disponibilità interna.
In molte schede di una prenotazione di gruppo è incluso un indicatore a forma di rombo a destra del titolo. Quando nella scheda non sono presenti informazioni, l'indicatore è di colore bianco. Quando nella scheda sono state salvate informazioni, l'indicatore è di colore arancione e avvisa gli utenti che accedono alla prenotazione della presenza di informazioni nella scheda. L'indicatore è presente nelle seguenti schede relative alle prenotazioni di gruppo:
- Tipi di camera
- Tariffe
- Blocco
- Trasferimento automatico
- Preferenze
- Delegati
- Eventi
- Tracce
- Trasporto