Creazione di una prenotazione nel sistema di prenotazione centrale (CRS)

È possibile creare nuove prenotazioni utilizzando la schermata Prenotazione centrale, appositamente progettata per offrire ai call center una funzione di gestione delle prenotazioni versatile e completa. Questa schermata semplifica il processo di check-in degli ospiti attraverso un flusso di lavoro guidato che consente al personale del call center di gestire le prenotazioni in modo intuitivo, rapido ed efficiente.

Man mano che si avanza attraverso le varie fasi del processo di check-in utilizzando i pulsanti sul lato sinistro della pagina, viene visualizzato un segno di spunta verde per indicare che un passaggio è stato completato. In base alla configurazione del sistema, prima di fare clic su Completamento per finalizzare la prenotazione ospite è necessario completare tutti i passaggi obbligatori del flusso di lavoro della prenotazione.

Per creare una prenotazione in CRS, effettuare le seguenti operazioni:

  1. Selezionare Call center > Prenotazione centrale. Nella sezione Strutture ricettive vengono visualizzate tutte le strutture ricettive disponibili.
    Nota: utilizzare la sezione Ricerca per filtrare l'elenco delle strutture ricettive.
  2. Per avviare una chiamata, fare clic su . Il processo della chiamata di prenotazione viene avviato.
  3. Specificare le seguenti informazioni:
    Data check-in
    Specificare la data di check-in per la prenotazione.
    Notti
    Specificare il numero di notti del soggiorno ospite. Questo campo è obbligatorio, ma è possibile ignorarlo e specificare in alternativa la data di check-out. Il numero di notti verrà calcolato automaticamente dal sistema.
    Data check-out
    Specificare la data di partenza. L'impostazione predefinita è la data albergo + 1 giorno.
    Camere
    Selezionare il numero di camere da prenotare.
    Adulti
    Specificare il numero di adulti. Se si inserisce un numero di adulti pari a zero, è necessario associare la prenotazione a un'altra prenotazione in cui sono elencati ospiti adulti.
    Bambini
    Specificare il numero di bambini. Le opzioni sono 1 - 9. Se è attiva una sola categoria bambini, il numero di bambini viene registrato nel campo Bambini. Se sono attive più categorie bambini, ognuna di esse è rappresentata da un campo specifico della schermata e nel campo Bambini viene inserito il totale combinato di tutte le categorie.
    Chiamante
    Specificare il nome della persona che ha chiamato per effettuare la prenotazione. Se il nome del chiamante è specificato, viene propagato in tutte le schermate successive della prenotazione a scopo di promemoria, se necessario.
    Nome ospite
    Specificare il nome dell'ospite.
    Organizzazione
    Specificare l'organizzazione per la prenotazione ospite. Se si seleziona un'organizzazione collegata a un conto C/C, quest'ultimo viene aggiunto automaticamente.
    Gruppo
    Specificare il gruppo per la prenotazione ospite.
    Agenzia di prenotazione
    Specificare l'agenzia di prenotazione per la prenotazione ospite. Se si seleziona un'agenzia di prenotazione collegata a un conto C/C, quest'ultimo viene aggiunto automaticamente.
    Nota: fare clic sull'icona di ricerca per cercare un ospite, un'organizzazione, un gruppo o un'agenzia di prenotazione esistente. Dopo l'inserimento delle informazioni sull'ospite, accanto al pulsante Ospite sul lato sinistro della pagina viene visualizzato un segno di spunta per indicare che le informazioni sull'ospite sono complete.
  4. Nella sezione Strutture ricettive selezionare le strutture ricettive per le quali si desidera cercare la disponibilità.
  5. Fare clic su Verifica disponibilità. Viene creato un nuovo record di prenotazione.
    Nota:  se la struttura ricettiva è in overbooking, la disponibilità negativa viene visualizzata in rosso.
  6. Specificare le informazioni desiderate. Di seguito sono riportate ulteriori informazioni sui campi disponibili.
    Origine
    Per impostazione predefinita, viene visualizzata la fonte di reperimento configurata nell'applicazione CRO. È possibile specificare un nuovo valore. Questo campo è presente anche nelle prenotazioni di gruppo e nei profili delle agenzie di prenotazione e delle organizzazioni e verrà copiato nelle prenotazioni associate. L'ordine di copia è controllato dal parametro MARKETFILEDSCOPYORDER della struttura ricettiva.
    Traccia
    Questo campo viene visualizzato solo se il parametro TrackFieldUsage dell'applicazione è impostato su Yes. Questo campo è presente anche nelle prenotazioni di gruppo e nei profili delle agenzie di prenotazione e delle organizzazioni e verrà copiato nelle prenotazioni associate. L'ordine di copia è controllato dal parametro MARKETFILEDSCOPYORDER della struttura ricettiva.
    Motivo del soggiorno
    Specificare il motivo del soggiorno dell'ospite, che verrà copiato anche nelle prenotazioni associate. L'ordine di copia è controllato dal parametro MARKETFILEDSCOPYORDER della struttura ricettiva.
    Oneri accessori
    Specificare il codice oneri accessori per il soggiorno ospite. Se vengono aggiornate informazioni del profilo nel soggiorno ospite, il codice definizione degli oneri accessori viene aggiornato all'ultimo profilo ospite salvato.
  7. Nel riquadro inferiore della schermata fare clic sul pulsante Prodotti. Viene visualizzata la scheda Selezione struttura ricettiva. Dall'elenco Selezione struttura ricettiva selezionare le strutture ricettive da includere nei risultati della ricerca.
    Nota: fare clic su Ricerca struttura ricettiva alternativa per cercare le strutture esistenti associate alla struttura ricettiva selezionata.
  8. Fare clic sulla scheda Selezione prodotto.
  9. Specificare le seguenti informazioni:
    Strategia di vendita
    Specificare la strategia di vendita per la prenotazione.
    Codice valuta
    Specificare la valuta per la prenotazione.
    Includi pacchetti
    L'opzione Includi pacchetti è selezionata per impostazione predefinita, per indicare che i pacchetti devono essere inclusi nell'elenco di tariffe restituito.
    Visualizza solo tariffe configurate nella valuta selezionata
    Selezionare questa opzione per includere solo le tariffe configurate per la valuta selezionata nell'elenco di tariffe restituito.
    Includi promozioni
    L'opzione Includi promozioni è selezionata per impostazione predefinita, per indicare che le tariffe promozionali speciali devono essere incluse nella selezione di camere o nei tipi di camera e nelle tariffe.
    Includi prodotti con limitazioni
    Selezionare per includere nei risultati della ricerca anche i tipi di camera esauriti o con limitazioni.
  10. Completare le seguenti sezioni in base alle proprie esigenze:
    • Espandere la sezione Piani tariffari e selezionare i piani tariffari configurati da includere nei risultati della ricerca. Se si lasciano deselezionate tutte le caselle di controllo, nei risultati della ricerca verranno inclusi tutti i piani tariffari.
    • Espandere la sezione Tipi di camera e selezionare i tipi di camera configurati da includere nei risultati della ricerca. Se si lasciano deselezionate tutte le caselle di controllo, nei risultati della ricerca verranno inclusi tutti i tipi di camera.
    • Espandere la sezione Combinazioni di articoli diversi da camera e selezionare le combinazioni configurate da includere nei risultati della ricerca. Utilizzando le combinazioni di articoli diversi da camera è possibile includere nella prenotazione ospite articoli o servizi aggiuntivi, come un piano alimentare o un pacchetto di servizi. Gli articoli di questo tipo, ad esempio pacchetti golf, trattamenti spa, massaggi, birra, vino, champagne e cesti regalo, sono configurati nel modulo Tariffe e vendite.
    • Espandere la sezione Promozioni e selezionare le promozioni configurate da includere nei risultati della ricerca.
  11. Fare clic su Verifica disponibilità.
    Nota: per visualizzare le note di vendita relative a uno qualsiasi dei piani tariffari, fare clic su . Viene visualizzata la finestra Note di vendita tipo di camera. Se la struttura ricettiva e i prodotti selezionati non sono disponibili, fare clic su Lista d'attesa per aggiungere l'ospite alla lista d'attesa per la struttura ricettiva e i prodotti.
  12. Nella scheda Disponibilità selezionare il piano tariffario, il tipo di camera e l'importo della tariffa per l'ospite, quindi fare clic su Seleziona. I campi Totale soggiorno, Tipo di camera e Piano tariffario vengono aggiornati con le informazioni del piano tariffario selezionate e viene visualizzato un segno di spunta accanto al pulsante Ospite sul lato sinistro della pagina per indicare che le informazioni sull'ospite sono complete.
    Nota: è anche possibile selezionare fino a quattro combinazioni di Piano tariffario, Tipo di camera e Importo tariffa e quindi fare clic su Confronta. Viene visualizzata la finestra Confronta opzioni di vendita con un riepilogo di ciascuno dei piani tariffari. Determinare quale piano scegliere, quindi fare clic su Seleziona.
  13. Fare clic sul pulsante Garanzia e specificare le informazioni desiderate.
  14. Fare clic sulla scheda Criteri prenotazione. Nella scheda vengono visualizzate le informazioni sulla garanzia o sui criteri di cancellazione applicabili alla prenotazione.
  15. Fare clic su Completamento.
  16. Fare clic su Conferma. Alla prenotazione viene assegnato un numero di conferma e viene visualizzata la schermata Pagina conferma. Le conferme vengono generate in base ai modelli installati e configurati durante il processo di installazione di Infor HMS. È possibile aggiungere del testo al modello preconfigurato per l'intestazione e per il piè di pagina di conferma.
  17. Specificare le seguenti informazioni:
    Intestazione conferma
    Specificare l'intestazione da aggiungere al messaggio di conferma.
    Piè di pagina conferma
    Specificare il piè di pagina da aggiungere al messaggio di conferma.
    E-mail
    Selezionare il tipo di e-mail per il messaggio, alternativo o principale, e quindi immettere l'indirizzo e-mail effettivo nel campo adiacente.
  18. Fare clic su Aggiungi. L'indirizzo e-mail viene aggiunto all'elenco di conferma. Se necessario, aggiungere altri indirizzi e-mail.
  19. Selezionare la casella di controllo accanto a ciascuno degli indirizzi e-mail a cui si desidera inviare la conferma.
  20. Nel campo Lingua selezionare la lingua in cui generare il messaggio di conferma.
  21. Fare clic su Conferma via e-mail. Viene inviato un messaggio e-mail agli indirizzi selezionati e viene visualizzato un messaggio di conferma.
  22. Fare clic su OK. Viene visualizzata la schermata Pagina conferma.
  23. Fare clic su Fine. A questo punto, la prenotazione è completata, la chiamata è terminata automaticamente e viene visualizzata la schermata Prenotazione centrale.
    Nota: fare clic su Cambia prenotazione per modificare la prenotazione prima della conferma. È anche possibile fare clic su Associa prenotazione per creare una prenotazione associata per l'ospite senza completarla.
    Nota: 

    Non è possibile visualizzare i dettagli di un profilo ospite se:

    • L'opzione Autorizzazione VVIP dell'utente è impostata su No nella schermata Gruppo utenti.
    • L'opzione Autorizzazione VVIP dell'utente è impostata su Ospite, ma l'utente non è l'ospite VVIP configurato nel record ospite selezionato.
    • L'opzione Autorizzazione VVIP dell'utente non è specificata nella schermata Gruppo utenti.