Creazione di una locazione

Quando viene creato un nuovo conto di locazione, lo stato viene visualizzato come Nuovo. Dopo il salvataggio, lo stato della locazione viene impostato su Provvisorio, viene generato un numero di locazione, viene creato un conto di locazione con stato In sospeso, vengono creati periodi di locazione in base alle opzioni di fatturazione impostate, quindi vengono calcolati e visualizzati i valori per Totale locazione, Totale affitto, Totale oneri, Ciclo di fatturazione per locazione, Ciclo di fatturazione per affitto, Oneri del ciclo di fatturazione, Locazione giornaliera, Affitto giornaliero, Oneri giornalieri. È possibile specificare una camera, ma questa non viene rimossa dalla disponibilità interna finché lo stato della locazione non è Definitivo. Quando lo stato della locazione è Definitivo, è necessario specificare un conto C/C.

Per creare una locazione, effettuare le seguenti operazioni:

  1. Selezionare Reception > Locazione > Locazione.
  2. Nella scheda Vista record specificare le seguenti informazioni:
    Data di inizio
    La data di inizio della locazione. Questa data corrisponde alla data di inizio della registrazione delle spese di locazione.
    Data di fine
    La data di fine della locazione. Questa data è inclusa in qualsiasi importo addebitato, pertanto la data di partenza degli ospiti non viene utilizzata per una singola locazione poiché le spese dipendono dall'ora di partenza dell'ospite.
    Notti
    Il numero totale di notti associate al soggiorno ospite.
    Data di inizio soggiorno in date meno richieste
    In questo campo viene visualizzata la prima data di soggiorno in date meno richieste (precedente la data di inizio locazione) di uno qualsiasi dei soggiorni ospite associati alla locazione.
    Data di fine soggiorno in date meno richieste
    In questo campo viene visualizzata l'ultima data di soggiorno in date meno richieste (precedente la data di fine locazione) di uno qualsiasi dei soggiorni ospite associati alla locazione.
    Giorni di soggiorno in date meno richieste prima
    In questo campo viene visualizzato il numero totale di notti del soggiorno ospite associate corrispondenti a date meno richieste prima della data di inizio locazione.
    Giorni di soggiorno in date meno richieste dopo
    In questo campo viene visualizzato il numero totale di notti del soggiorno ospite associate corrispondenti a date meno richieste dopo la data di inizio locazione.
    Ciclo di fatturazione
    Il ciclo di fatturazione per la tariffa. L'opzione selezionata controlla le impostazioni di Ciclo di fatturazione:
    • Se Ciclo di fatturazione è impostato su Giorni, è possibile selezionare un'opzione del ciclo di fatturazione specificando un numero di giorni compreso tra 1 e 99.
    • Se Ciclo di fatturazione è impostato su Settimanale è possibile selezionare il giorno di arrivo o un giorno qualsiasi della settimana.
    • Se Ciclo di fatturazione è impostato su Mensile, è possibile selezionare un giorno del mese in base alla data di arrivo o l'ultimo giorno del mese.
    Piano tariffario
    Il codice del piano tariffario di locazione.
    Tipo di camera
    Il tipo di camera per cui viene eseguito l'aggiornamento della locazione.
    Camera
    Il numero della camera da affittare.
    Nota: per selezionare la camera è possibile fare clic sull'icona Assegnazione camera.
    Copia note in Soggiorno ospite
    Selezionare questa casella di controllo per inserire note nel campo Nota sulla prenotazione nella schermata Soggiorno ospite, quando il soggiorno ospite viene creato con una locazione.
    Spese di affitto

    Le spese calcolate per l'affitto della camera di aggiornamento in relazione all'intervallo di date.

    Ad esempio: se l'importo delle spese di affitto per la camera in locazione principale è impostato su 1000 e quello per la camera di aggiornamento è 1250, l'ospite è tenuto a pagare la differenza.

    L'utente può specificare l'importo di queste spese.

    Spese di noleggio

    Le spese di noleggio calcolate per la camera di aggiornamento in relazione all'intervallo di date.

    L'utente può specificare l'importo di queste spese.

    Spese di manutenzione

    Le spese di manutenzione calcolate per la camera di aggiornamento in relazione all'intervallo di date.

    L'utente può specificare l'importo di queste spese.

    Spese servizio

    Le spese di servizio calcolate per la camera di aggiornamento in relazione all'intervallo di date.

    L'utente può specificare l'importo di queste spese.

    Nota: nella colonna Totale generale della fattura di locazione generata viene visualizzato un importo pari alla somma di Spese di affitto, Spese di noleggio, Spese di manutenzione, Spese di servizio e Totale imposte.
    Fattura separatamente

    Se questa casella di controllo è selezionata, vengono generate fatture di credito separate per ogni tipo di spesa, ad esempio noleggio, manutenzione e servizio. Per ogni tipo di spesa vengono registrati pagamenti con addebito diretto separati.

    Per ogni tipo di spesa viene visualizzato il report fattura e lo stato del periodo di aggiornamento della locazione viene modificato in Spese registrate nella ricevuta relativa a ogni conto C/C.

    ,
    Agenzia di prenotazione
    L'ID univoco e il nome dell'agenzia di prenotazione associata alla locazione. È possibile selezionare l'agenzia dall'elenco di ricerca Agenzie di prenotazione.
    Segmento di mercato
    Il segmento di mercato da collegare al piano tariffario standard. Le tariffe definite sono basate sul segmento di mercato per il quale viene impostato il piano tariffario standard.
    Origine
    La fonte di reperimento. I valori possibili sono basati sui codici creati come fonte di reperimento nella schermata Gestisci codici globali.
    Piano tariffario per date meno richieste
    Questo piano tariffario viene selezionato in base all'aggiornamento di cambio camera per le date albergo meno richieste.
    Traccia
    Selezionare il codice traccia da associare alla locazione.
    Nota: è possibile creare e modificare i codici traccia utilizzando Crea codice traccia.
    Prezzo inclusivo di imposta
    Questa casella di controllo è informativa. Se nella tariffa di locazione è inclusa l'imposta, la casella di controllo viene selezionata automaticamente.
    Conto C/C
    È possibile selezionare il conto C/C utilizzando la funzione di ricerca oppure creare un nuovo conto C/C facendo clic sul pulsante Nuovo conto C/C che consente di aprire la finestra Conto C/C struttura ricettiva. Se viene creato un nuovo conto C/C, è necessario salvarlo in Conto C/C della struttura ricettiva, quindi fare clic su Valore restituito per immettere il conto C/C appena creato nel record di locazione. Se è selezionato un conto C/C esistente, i campi del conto C/C vengono compilati con le informazioni del conto C/C. Per le locazioni con stato Definitivo è necessario un conto C/C. Le spese di locazione principali vengono registrate nella ricevuta del conto C/C.
  3. Nella sezione Informazioni contatto specificare il nome e il cognome. È anche possibile utilizzare l'icona Ricerca ospite Guest Stay icon per cercare e selezionare un profilo ospite dall'elenco esistente. In base al profilo ospite selezionato, le informazioni sull'ospite vengono inserite automaticamente nei campi della schermata Profilo ospite.
    • Cognome
    • Nome
    ID partner fatturazione elettronica
    Il codice univoco che identifica il partner di fatturazione elettronica.
  4. Fare clic su Salva.
  5. Facoltativamente, è possibile stampare una fattura pro forma di locazione (richiesta di locazione/affitto) facendo clic su Azioni Stampa e selezionando Pro forma locazione. Se è già stata stampata un fattura pro forma di locazione con un numero fattura, è anche disponibile l'opzione Recupera fattura pro forma.
  6. Quando è presente un aggiornamento DI camera, l'indicatore di aggiornamento viene visualizzato accanto al campo relativo al tipo di camera.
  7. Per la locazione viene impostato un aggiornamento in cui la data di fine è successiva o uguale alla data albergo.