Informazioni sullo stato di una locazione
Lo stato di una locazione determina le schede accessibili della pagina Locazione e i campi protetti. In base a questo stato viene inoltre determinato qual è lo stato del conto di locazione, se è necessario specificare un conto C/C e se una determinata camera ha impatto sulla disponibilità.
Quando viene creata, la nuova locazione viene visualizzata come nuova. Dopo il salvataggio, lo stato viene impostato su Provvisorio, viene generato un numero di locazione, viene creato un conto di locazione con stato in sospeso, vengono definiti i periodi di locazione e vengono calcolati i seguenti campi:
- Totale locazione
- Totale affitto
- Totale oneri
Una locazione può avere uno dei seguenti stati:
- Provvisorio: la locazione non è stata confermata e la camera, se specificata, costituisce un blocco non vincolante e non viene rimossa dalla disponibilità della struttura ricettiva. È presente un conto di locazione con stato In sospeso. Alla locazione possono non essere associate prenotazioni.
- Definitivo: la locazione è stata confermata e la camera non risulta più disponibile nella struttura ricettiva. È necessario immettere un valore nel campo Conto C/C. Viene inoltre generato un conto di locazione, se non ne esiste già uno. Il conto di locazione assume lo stato Attivo. Alla locazione possono essere associate prenotazioni. Nota: il pulsante di azione è abilitato se il campo Stato è impostato su Definitivo. Fare clic su per consentire prenotazioni per la camera selezionata.
- Completato: la locazione è stata completata. Il processo di fine giornata imposta lo stato su Completato il giorno successivo alla data di fine della locazione. Quando in Configurazione locazione è selezionata l'opzione Periodi in date meno richieste gestiti per locazione, il processo di fine giornata imposta lo stato su Completato il giorno successivo alla data di fine soggiorno in date meno richieste della locazione. I campi Ciclo di fatturazione, Opzione ciclo di fatturazione, Conto C/C e Camera sono protetti. Il conto di locazione è chiuso.
- Cancellato: la locazione è stata cancellata. Tutti i campi sono protetti, ad eccezione del campo Nota. Per la camera viene ripristinata la disponibilità nella struttura ricettiva. Il conto di locazione è chiuso.
Di seguito sono riportate alcune considerazioni importanti relative alla modifica dello stato di una locazione:
- Una locazione con stato Definitivo o Cancellato può essere aggiornata a provvisoria solo se non sono associati soggiorni ospite non cancellati e se nessuno dei periodi è stato addebitato oppure, in caso di addebito dei periodi, se le spese sono state stornate.
- Non è possibile cancellare una locazione se sono associati record di soggiorno ospite non cancellati o se i periodi di locazione sono stati addebitati senza essere stornati.
- Se un ospite in una locazione effettua il check-out anticipato e non sono previsti ospiti in entrata, lo stato della locazione può essere impostato su Completato per evitare di dover sostenere spese di affitto aggiuntive.