Panoramica delle locazioni

La funzionalità di locazione di HMS consente alle strutture ricettive di gestire ospiti che soggiornano per lunghi periodi in strutture ricettive con residence in grado di fornire servizi di affitto oltre ai tradizionali servizi alberghieri. Le locazioni vengono gestite esclusivamente a livello di struttura ricettiva; non è possibile effettuare prenotazioni per locazioni e le prenotazioni per locazioni non vengono visualizzate in CRS.

Le locazioni possono essere utilizzate da un singolo ospite le cui date di arrivo e partenza corrispondono alle date di inizio e fine del periodo di locazione oppure da un'azienda o un'organizzazione per un intervallo di tempo in cui vari ospiti occupano la camera in giorni diversi e, in alcuni periodi, la camera può restare vuota. La funzionalità di locazione può essere configurata in modo da essere consentita nelle date di soggiorno meno richieste dagli ospiti.

Le tariffe di locazione vengono impostate specificamente per il servizio di locazione e possono essere mensili e/o settimanali e giornaliere. Ciascuna tariffa di locazione include codici transazione separati per il prezzo dell'affitto, il prezzo della camera libera e il prezzo del servizio di locazione. Per ogni tariffa di locazione, inoltre, possono essere associati più periodi tariffari. I tipi di camera disponibili e l'importo della tariffa per ogni tipo di camera sono configurati nel periodo tariffario della tariffa di locazione.

La funzionalità di locazione include la fatturazione del servizio di locazione, che consente l'identificazione dei ricavi per tutta la durata della locazione. Quando viene creata una locazione, è possibile impostarla in modo da adottare un ciclo di fatturazione mensile, settimanale o giornaliero; in alternativa, è disponibile un'opzione di fatturazione in cui è possibile selezionare la data in cui effettuare la registrazione all'interno del ciclo di fatturazione. Viene creato un programma di locazione composto da periodi di locazione allineati al ciclo di fatturazione selezionato. La locazione può includere le spese di noleggio, le spese di manutenzione e le spese dei servizi, che possono essere aggiunte al prezzo dell'affitto, incluse nel prezzo dell'affitto o addebitate separatamente. Possono essere inoltre impostate in modo da adottare un ciclo di separazione separato e personalizzato ed essere fatturate separatamente. È possibile anche impostare spese aggiuntive da registrare. A ogni locazione è necessario associare un conto C/C; è possibile associare più soggiorni ospite, ma solo uno per volta, a meno che non si tratti di condivisioni ospiti. Nel caso in cui la camera in locazione non sia occupata, le spese per le notti non occupate vengono registrate a fini contabili con un codice transazione camera libera, se configurato.

Il record di locazione è il conto in cui sono riportate le spese fatturate. Quando vengono fatturate le spese, viene effettuata una registrazione per il programma di locazione complessivo, che viene quindi registrata sul conto del pagatore impostato in C/C e successivamente saldata in modo automatico e trasferita a C/C per il pagamento. Ogni notte del periodo di locazione, i ricavi effettivi correlati alle spese di locazione fatturate vengono quindi registrati nella ricevuta contabile del conto di locazione. Il record locazione può contenere anche spese varie/accessorie che, una volta fatturate, verranno prima trasferite nella ricevuta C/C, quindi fatturate e registrate nel conto C/C. Se l'ospite riceve un upgrade di camera, le eventuali spese correlate vengono registrate e gestite nel record del soggiorno ospite.

Gli ospiti che occupano una camera d'albergo per un certo numero di notti, vengono considerati "residenti" da molte amministrazioni locali. In questo caso, all'ospite non viene più addebitata l'imposta di locazione dell'albergo. I locatari vengono considerati in modo del tutto simile. Ogni camera è soggetta a una valutazione annuale che corrisponde alla parte dell'importo della tariffa di locazione esente da tassazione attribuibile alla camera. La valutazione annuale di una camera è determinata dall'amministrazione locale. In HMS la valutazione annuale può essere definita a livello di camera o di tipo di camera. Se viene definita a entrambi i livelli, viene utilizzato l'importo definito a livello di configurazione di camera. La valutazione annuale non è obbligatoria e viene utilizzata solo dalle strutture ricettive che lo desiderano.

I valori predefiniti delle impostazioni e dei codici transazione utilizzati nelle locazioni vengono impostati nella schermata Configurazione locazione. I numeri progressivi delle locazioni vengono impostati nella scheda Locazione della schermata Numeri progressivi.