Gestione del registro di cassa

Nella scheda Registro di cassa viene visualizzato un elenco delle transazioni di cassa associate a un registratore di cassa attualmente in uso. I cassieri e il personale della reception possono utilizzare il registro di cassa per registrare assegni incassati, cambi valuta e transazioni di rettifica di cassa. Nel registro di cassa vengono registrate sia le transazioni che riguardano il registratore di cassa, ma non una particolare ricevuta di un ospite, sia le transazioni che influiscono sulle ricevute degli ospiti, ad esempio i pagamenti in contanti o con assegni e le uscite di cassa.

Per gestire il registro di cassa, effettuare le seguenti informazioni:

  1. Selezionare Reception > Gestione cassa.
  2. Nella scheda Vista elenco selezionare il record registratore di cassa da modificare e fare clic sulla scheda Registro di cassa. Viene visualizzato l'elenco di tutte le transazioni del registro di cassa attive per il registratore di cassa e le relative date di registrazione.
  3. Per aggiungere una nuova transazione del registro di cassa, nella sezione Dettagli registro specificare le seguenti informazioni:
    Numero voucher
    Il sistema genera un numero di voucher univoco per ogni transazione del registro di cassa. Ad esempio, un record del registro di cassa può essere creato da una delle seguenti schermate:
    • Ricevuta: per registrazioni di pagamenti in contanti o con assegno o uscite di cassa.
    • Caparra: per caparre pagate in contanti o con assegno.
    • Carta regalo: per pagamenti in contanti o con assegno.
    • Check-out: per pagamenti automatici in contanti o con assegno.
    • Registro di cassa: per qualsiasi tipo di dettaglio del registro.
    • Chiudi registratore di cassa: quando viene registrato un deposito contanti per un dettaglio di cassa relativo a un turno.
    Il numero di voucher viene generato automaticamente in base al parametro CASHJRNLVOUCNUMSEQ della struttura ricettiva che definisce il numero iniziale per la sequenza di numeri di voucher del registro di cassa.
    Tipo di dettaglio
    Specificare il tipo di transazione di cassa da completare: Rettifica di cassa, Verifica di cassa, Cambio valuta. A seconda del tipo di dettaglio selezionato, gli altri campi della sezione Dettagli registro sono abilitati o meno.
    Valuta in entrata
    Specificare la valuta della transazione in entrata.
    Importo in entrata
    Specificare il valore della transazione in entrata.
    Numero assegno
    Se la transazione in entrata è costituita da un assegno, specificare il numero dell'assegno ricevuto.
    Valuta in uscita
    Specificare la valuta della transazione in uscita.
    Importo in uscita
    Specificare il valore della transazione in uscita.
    Nota: l'importo in uscita viene impostato automaticamente in base al valore specificato per l'importo in entrata e il tasso di cambio corrispondente.
    Camera
    Specificare il numero di camera dell'ospite associato alla transazione.
    Nome ospite
    Specificare il nome dell'ospite associato alla transazione.
    Tipo di documento di identità
    Specificare il tipo di documento di identità presentato dall'ospite, ad esempio la patente di guida o il passaporto.
    Numero documento di identità
    Specificare il numero del documento di identità presentato dall'ospite, ad esempio il numero della patente di guida o del passaporto.
    Nota: nella griglia:
    • I campi relativi al numero del passaporto e del documento di identità vengono mascherati in base al valore specificato nel parametro MASKPERSONALINFORMATION della struttura ricettiva.
    • Il parametro MASKPERSONALINFORMATION della struttura ricettiva non è applicabile quando la funzionalità VVIP è abilitata per la struttura ricettiva.
    Commenti
    Specificare eventuali altri commenti o informazioni associate alla transazione, se necessario.
  4. Fare clic su Salva. Il record viene salvato e aggiunto all'elenco del registro di cassa.
  5. Selezionare un registro di cassa per eseguire le azioni desiderate.
  6. Selezionare l'opzione Annulla per impostare il campo Importo in uscita sull'importo negativo della registrazione originaria.

    La griglia dell'elenco del registro di cassa viene aggiornata nel seguente modo:

    • Per l'importo della registrazione originaria viene selezionata la casella di controllo Annullato.
    • La nuova registrazione annullata viene aggiunta alla griglia dell'elenco del registro di cassa dopo la registrazione originaria.

      • Il nuovo valore del campo Numero voucher è costituito dal numero di voucher della registrazione originaria preceduto dal prefisso V.

    Nota: 
    • Non è consentito annullare una registrazione già annullata.
    • Non è consentito annullare una registrazione con Tipo di dettaglio contabile impostato su CSHPMT, CKPMT o PO.
    • Se per il parametro CURREXCHANGEFOLIO della struttura ricettiva è specificato un valore nella schermata Parametro, le transazioni di cambio valuta sono bloccate e l'opzione Annulla della schermata Gestione cassa è disabilitata.
  7. Selezionare questa opzione per accedere alla schermata Dettagli banconota, che consente di creare, modificare o eliminare record di dettaglio valuta.

    È possibile utilizzare questa finestra a comparsa anche per specificare i numeri di serie delle banconote per il cambio valuta eseguito mediante la schermata Ricevuta o Registro di cassa.

  8. Nella sezione Banconote specificare le seguenti informazioni:
    Valuta in entrata
    Per impostazione predefinita, nel campo viene visualizzato il tipo di valuta specificato nella scheda Registro di cassa/Ricevuta.
    Denominazione
    Il valore associato al tipo di valuta.
    Nota: il valore minimo dell'intervallo è 1 e quello massimo è 999999999999999.
    Numero di serie
    Il valore alfanumerico assegnato a ogni banconota composto dalla lettera identificativa della nazione di emissione e da numeri.
    Commenti
    L'eventuale commento relativo alla banconota.
  9. Fare clic su Salva. L'ID record viene salvato nella sezione dell'elenco.