Registrazione delle spese con registrazione rapida

Utilizzare la pagina Registrazione rapida per registrare in rapida successione le spese relative a più ospiti presenti. Questa pagina è utile quando è necessario registrare varie spese su più ricevute di conti ospite. È una procedura più efficiente rispetto alla necessità di accedere a ogni conto ospite, selezionare la scheda Ricevuta e inserire la spesa. Quando le transazioni vengono registrate tramite la pagina Registrazione rapida, seguono le stesse regole di registrazione che seguirebbero se venissero registrate nella scheda Ricevuta del conto ospite:

  • Verranno visualizzate e registrate le imposte e gli oneri accessori associati alla registrazione.
  • Vengono seguite tutte le regole di trasferimento automatico impostate sui conti.
  • Non è possibile registrare le spese nei conti interni se è selezionata la casella di controllo Nessuna registrazione.
    Nota: per impostazione predefinita, la casella di controllo Nessuna registrazione è selezionata per i conti chiusi.
  • Le registrazioni di importo pari a zero sono controllate dal parametro ALLOWZEROFOLIOAMOUNT della struttura ricettiva.
  • Se si specifica il prezzo unitario e nel campo Importo è presente un valore, la Quantità viene calcolata automaticamente dal sistema in base al valore Importo/Prezzo unitario. La quantità non viene aggiornata se la quantità calcolata non è un numero intero.
  • Se si specifica il prezzo unitario e nel campo Quantità è presente un valore, l'Importo viene calcolato automaticamente dal sistema in base alla formula Prezzo unitario * Quantità.
  • Quando viene effettuato un pagamento in contanti, l'importo totale della ricevuta viene arrotondato in base al valore specificato nel parametro POSTROUNDINGDIFFERENCE della struttura ricettiva.

È possibile registrare solo codici transazione configurati con un Tipo di ricavi oppure codici transazione in cui il parametro Tipo di pagamento è impostato su Contanti o Assegno. È possibile registrare importi negativi.

Dopo aver inviato la registrazione iniziale in una sessione della pagina Registrazione rapida, i campi Codice transazione, Descrizione, Ricevuta e Importo vengono duplicati per la registrazione successiva. In questo modo, è possibile registrare rapidamente in altri conti un batch della stessa transazione con lo stesso importo. Questi campi possono essere comunque modificati in base alle esigenze. In seguito alla registrazione, tuttavia, non è possibile modificare alcun campo nella riga registrato, incluso il campo Pagatore. Dopo essere usciti dalla pagina, le registrazioni precedenti non verranno più visualizzate nella sessione della pagina successiva.

Sebbene siano disponibili opzioni di ricerca in base al conto ospite e al numero di camera, è preferibile avere a disposizione un elenco di nomi di camera/ospite prima di iniziare la registrazione nella pagina Registrazione rapida.

Se per un ospite è selezionata la casella di controllo In incognito, l'utente deve disporre dell'autorizzazione In incognito per visualizzare i dettagli Nome ospite e Conto. Vedere Funzionalità In incognito.

Per registrare le spese tramite la pagina Registrazione rapida, effettuare le seguenti operazioni:

  1. Selezionare Reception > Registrazione rapida.
  2. Fare clic su Aggiungi record.
  3. Specificare le seguenti informazioni:
    Camera
    Il numero di camera dell'ospite per cui vengono registrate le spese.
    Nome ospite
    Il nome dell'ospite per cui vengono registrate le spese.
    Conto
    Il conto dell'ospite per cui vengono registrate le spese.
    Nota: 

    È possibile selezionare solo il conto per cui non è selezionata la casella di controllo Nessuna registrazione nella schermata Conto.

    Transazione
    La transazione per cui vengono registrate le spese.
    Motivo rettifica
    Lo scopo di una rettifica o di uno sconto. Se viene rettificata una registrazione, è necessario selezionare un'opzione.
    Nota: questo campo è abilitato quando è selezionato il parametro POSADJREASON della struttura ricettiva.
    Commenti
    Le informazioni aggiuntive relative alla rettifica.
    Numero di conferma
    Il numero univoco generato per la prenotazione confermata.
    Tipo di conto
    Il tipo di conto per cui vengono registrate le spese.
    Identificatore riferimento
    Il codice di identificazione utilizzato per identificare il tipo di conto.
    Ricevuta
    La ricevuta per cui vengono registrate le spese.
    Importo
    L'importo della spesa da registrare.
  4. Fare clic su Invia per registrare la spesa nella ricevuta ospite. Se necessario, aggiungere altre registrazioni.
    Nota: 
    • Viene visualizzato un messaggio di conferma per l'arrotondamento dell'importo e la registrazione del pagamento se si verifica uno dei casi seguenti:
      • Il parametro POSROUNDINGDIFFERENCE della struttura ricettiva è incluso nel codice transazione.
      • È stato specificato un valore nel campo Importo di arrotondamento di cassa presente nella schermata Gestisci codici valuta.
      • Il tipo di ricavi della transazione è impostato su Contanti.
    • I campi Conto, Numero di conferma, Tipo di conto e Identificatore riferimento vengono impostati automaticamente in base alla Camera e al nome Ospite impostati.
    • Viene visualizzata la finestra Approva pagamento in contanti cospicuo in cui è necessario specificare l'ID utente e la password del responsabile (o della persona approvata). Questa finestra viene visualizzata quando l'importo di registrazione supera la soglia di pagamenti in contanti cospicui. È possibile impostare la soglia per pagamenti in contanti cospicui nel parametro ANTIMONEYLAUNDERING della struttura ricettiva. È possibile registrare il pagamento nella ricevuta utilizzando l'opzione Invia.
    • Se l'importo della fattura è uguale o superiore al limite di soglia, viene visualizzato un messaggio in cui si chiede conferma di voler registrare l'imposta di bollo. È necessario specificare un valore per il parametro ITALYSTAMPDUTY della struttura ricettiva.
    • Per i pagamenti in contanti di importo elevato è possibile richiedere l'approvazione del supervisore. Vedere Approvazione del supervisore tramite app mobile.