Esecuzione del check-in di un ospite

È possibile completare il processo di check-in per gli ospiti con prenotazione utilizzando la schermata Check in e Soggiorno 360. Poiché molte delle informazioni sul soggiorno ospite sono già state inserite durante il processo di prenotazione, le operazioni di check-in dovrebbero svolgersi molto rapidamente per gli ospiti che dispongono di una prenotazione. La schermata Check-in semplifica la procedura di check-in degli ospiti attraverso un flusso di lavoro collocato graficamente che sposta il personale addetto alla Reception e alle prenotazioni attraverso il processo di arrivo e registrazione in modo rapido, intuitivo ed efficiente. Se il parametro GUESTRECOGNITIONPOPUP è abilitato, viene visualizzata una finestra a comparsa con informazioni importanti sull'ospite che sta effettuando il check-in.

È possibile fare clic con il pulsante destro del mouse su un record ospite per aggiornare lo stato della prenotazione ospite.

Ogni volta che si completa una fase del processo di check-in utilizzando i pulsanti sul lato sinistro della pagina, viene visualizzato il simbolo per indicare che il passaggio corrispondente è stato completato ed è possibile passare alla fase successiva. In base alla configurazione del sistema, è necessario portare a termine tutti i passaggi previsti dal flusso di lavoro di prenotazione prima di poter fare clic sul pulsante Check In e finalizzare il processo di prenotazione ospite.

Nota: 
  • Se si seleziona la casella di controllo Nascondi tariffe riservate nella pagina Gruppi utenti dell'utente connesso e la casella di controllo Tariffa riservata nella pagina Soggiorno ospite è selezionata, i campi Totale generale e Tariffa media per notte risultano nascosti.
  • Se è stato specificato un valore per i parametri ADVANCEPOSTINGLIMIT della struttura ricettiva, la registrazione anticipata è limitata a un periodo specifico per gli alberghi che operano in Germania.
  • Se il parametro SignatureCaptureRegCard della struttura ricettiva non è selezionato, per la stampa dei moduli di registrazione ospite vengono considerati i valori dei parametri del report specificati per i moduli di registrazione nel parametro REGCARDREPORT della struttura ricettiva.

Per effettuare il check-in di una prenotazione ospite, effettuare le seguenti operazioni:

  1. Selezionare Reception > Check-in.
  2. Fare doppio clic sul record ospite. Verrà visualizzata la scheda Vista record. Le informazioni relative all'ospite sono riportate nell'intestazione della sezione Dettagli ospite, così come i ricavi totali generati dall'ospite e il numero totale di notti in cui l'ospite ha soggiornato in albergo. Vengono inoltre visualizzate particolari icone per indicare un'eventuale stato speciale dell'ospite, ad esempio se l'ospite è un VIP. Passando il cursore del mouse su un'icona vengono visualizzati i dettagli del relativo significato.
    Nota: in questa schermata è applicata la funzionalità VVIP, che disabilita i dettagli degli ospiti VVIP se l'utente non è autorizzato a visualizzarne i dettagli. Vedere Funzionalità VVIP.
  3. Nella sezione Dettagli ospite specificare le informazioni desiderate. Di seguito sono riportati ulteriori dettagli sui campi disponibili:
    Tipo e-mail
    Selezionare il tipo di e-mail da associare al record ospite; alternativo o principale.
    Invia ricevuta tramite e-mail in automatico
    Selezionare questa casella di controllo per configurare l'invio automatico della ricevuta all'ospite tramite e-mail nel momento in cui viene generata. Se è selezionata l'opzione Invia ricevuta tramite e-mail in automatico, è necessario specificare un Indirizzo e-mail.
    Notti fedeltà da inizio anno a data corrente
    Specificare il numero di notti in cui l'ospite ha soggiornato con il piano tariffario selezionato nell'anno solare in corso.
    Nota: per calcolare le date del soggiorno, vengono prese in considerazione le prenotazioni con stato Presente o Check-out. La data del soggiorno deve essere uguale o successiva alla data albergo corrente.
    Codice fiscale
    Specificare il codice fiscale dell'ospite. Le funzioni di fatturazione fiscale sono abilitate o disabilitate per le strutture ricettive in base all'impostazione del parametro TAXINV della struttura ricettiva.

    Vedere Parametri per la struttura ricettiva per informazioni su TAXINV. Per informazioni sulla fatturazione fiscale, fare riferimento a Fatture fiscali.

    Tipo di soggiorno
    Specificare il tipo di soggiorno ospite per le camere in cui viene utilizzato il metodo di rotazione delle camere di proprietà.

    Per informazioni, vedere Informazioni sulla rotazione delle camere.

    Immagine ospite
    L'immagine ospite relativa all'ID profilo selezionato ricavata dalla schermata Profilo ospite.
  4. Fare clic su Assegnazione camera. Viene visualizzata la pagina Assegnazione camera con l'elenco di tutte le camere disponibili in base al tipo di camera specificato nella prenotazione. Se si utilizza il metodo di rotazione delle camere, le camere con il minor numero di punti totali vengono visualizzate in cima all'elenco. Se viene applicato il metodo di rotazione delle camere di proprietà e la camera in cima all'elenco non viene assegnata, verrà chiesto di specificare il motivo. Vedere Informazioni sulla rotazione delle camere.
    Nella pagina Assegnazione camera viene visualizzato l'elenco delle camere e una griglia di calendario che indica lo stato e la disponibilità di una camera in base a icone e colori diversi definiti nella legenda a fondo pagina; le camere disponibili in una data specifica, ad esempio, vengono visualizzate in verde e viene utilizzata una determinata icona per identificare una camera come Da pulire. Passando il cursore del mouse sopra un numero di camera, viene visualizzata anche la descrizione della camera.
  5. Nella sezione Criteri di ricerca della pagina immettere un criterio di ricerca per restringere o modificare l'Elenco camere in base alle esigenze.
  6. Specificare le seguenti informazioni:
    Mantieni tariffa corrente
    Selezionare per cercare un tipo di camera diverso mantenendo la tariffa corrente relativa al tipo di camera specificato nella prenotazione ospite. Questa funzione può essere utilizzata quando non esistono camere disponibili del tipo specificato nella prenotazione ospite e, selezionando Mantieni tariffa corrente, è possibile trovare una camera disponibile di tipo diverso, senza tuttavia modificare il prezzo proposto per il tipo di camera specificato nella prenotazione ospite.
    Motivo modifica tariffa
    Se è stato selezionato Mantieni tariffa corrente, specificare il motivo.
    Mostra camere assegnate
    Selezionare per visualizzare le camere attualmente assegnate a un altro ospite.
    Mostra tipi non disponibili
    Selezionare per includere nei risultati della ricerca anche i tipi di camera esauriti o con limitazioni.
    Mostra Da pulire
    Selezionare la casella di controllo per includere nei risultati della ricerca anche le camere con lo stato impostato su Da pulire.
    Nota: questa casella di controllo non viene selezionata durante il processo di check-in.
    Mostra occupate
    Selezionare la casella di controllo per includere nei risultati della ricerca anche i dettagli delle camere occupate.
    Nota: questa casella di controllo non viene selezionata durante il processo di check-in.
    Attributi camera
    Specificare gli attributi che una camera deve avere per essere inclusa nei risultati della ricerca.
    Nota: gli attributi camera e le preferenze ospite con gli stessi codici sono equivalenti e gli attributi camera vengono automaticamente impostati sulle preferenze ospite che costituiscono anche attributi camera.
    Non fumatori
    Selezionare per visualizzare nei risultati della ricerca solo le camere per non fumatori.
    Accessibile ai disabili
    Selezionare per visualizzare nei risultati della ricerca solo le camere accessibili ai disabili.
    Nota:  Non fumatori e Accessibile ai disabili sono sia attributi camera che preferenze ospite predefiniti nell'ambito della configurazione del sistema. In considerazione dell'importanza di queste funzionalità, è possibile limitare i risultati della ricerca anche nell'ambito del processo di check-in.
    Nessuna camera comunicante
    Selezionare per visualizzare nei risultati della ricerca solo camere non comunicanti.
    Camera comunicante
    Selezionare un numero di camera per visualizzare nei risultati della ricerca solo le camere comunicanti con il numero selezionato. Per camera comunicante si intende una camera attigua a cui è possibile accedere direttamente, senza che sia necessario un corridoio tra le due camere.
    Esposizione
    Selezionare la vista o l'esposizione della camera, ad esempio: vista mare, vista montagne, ecc.
  7. Fare clic su Cerca. Vengono visualizzate le camere che corrispondono ai criteri di ricerca specificati.
  8. Fare doppio clic sulla camera da assegnare alla prenotazione ospite. I dettagli del check-in vengono aggiornati con informazioni sulla camera e il simbolo indica che il processo di assegnazione della camera è stato completato. Il campo PIN camera viene compilato solo se è installata l'interfaccia richiesta. È il codice che consente all'ospite di accedere alla camera. Viene creato al termine del processo di generazione della chiave e viene visualizzato in questo campo. Il codice viene stampato anche sulla fattura. Se è selezionato il campo Non spostare, non è possibile modificare la camera assegnata all'ospite.
  9. Specificare il tipo di camera. Il valore predefinito è determinato dall'impostazione Tipo di camera nella sezione Impostazioni predefinite struttura ricettiva della schermata Struttura ricettiva.
    Nota: il tipo di camera deve essere presente nell'inventario per l'intera durata del soggiorno ospite.
  10. Nella sezione Dettagli garanzia/pagamento specificare i dettagli del pagamento o fare clic sul pulsante Pagamento, se necessario. Un segno di spunta indica che per la prenotazione ospite sono già stati inseriti i dettagli del pagamento con ricevuta. Viene visualizzata una pagina di autorizzazione di pagamento in cui sono riportati tutti i dettagli del pagamento con ricevuta disponibili per la prenotazione ospite.
    Salva nel profilo
    Se questa casella di controllo è selezionata, le informazioni sul pagamento vengono salvate nella scheda Profili di fatturazione della schermata Profilo ospite.
    Nota: 
    • Nessuna registrazione: se questa casella di controllo non è selezionata, sono consentite tutte le registrazioni da qualsiasi origine, ad esempio punti vendita inclusi nell'interfaccia, registrazione diretta nella ricevuta, registrazione rapida, processo di fine giornata e trasferimenti automatici. Se la casella di controllo è selezionata, sono consentite le seguenti registrazioni:
      • Registrazione diretta nella ricevuta.
      • Registrazione dal processo di fine giornata.
    • Registra tutte le spese: se questa casella di controllo è selezionata, è possibile registrare sul conto ospite tutte le spese future. Questa casella di controllo viene visualizzata quando è abilitato il parametro ALLOWADVANCECHARGEPOSTING.
    • I dettagli di pagamento vengono solitamente immessi durante il processo di prenotazione ospite.

      Fare riferimento a Creazione di prenotazioni di ospiti. Se invece i dettagli di pagamento non sono stati aggiunti, è possibile strisciare o inserire manualmente la carta di credito oppure digitare le informazioni di pagamento. Fare riferimento a Aggiunta dei dettagli di pagamento durante il check-in di un ospite.

  11. Nella sezione Dettagli aggiuntivi specificare le informazioni desiderate. Di seguito sono riportate ulteriori informazioni sui campi disponibili:
    Nome alternativo
    Specificare un nome alternativo per l'ospite.
    Secondo nome alternativo
    Specificare un secondo nome alternativo per l'ospite.
    Cognome alternativo
    Specificare un cognome alternativo per l'ospite.
    Numero personale
    Il numero di identificazione univoco per l'ospite.
    Nota: il valore viene recuperato dalla schermata Profilo ospite.
    Titolo alternativo
    Specificare un titolo alternativo per l'ospite.
    Suffisso alternativo
    Specificare un suffisso alternativo per l'ospite.
    NRG
    Se questa casella di controllo è selezionata, l'ospite viene identificato come Ospite non registrato (NRG, Non Registered Guest) per l'albergo, ovvero l'ospite ha effettuato il check-in con il prefisso NRG.
    Nota: 
    • Se questa casella di controllo è deselezionata, il prefisso NRG viene rimosso dal profilo ospite (didascalia nome).
    • Le informazioni relative all'ospite non vengono divulgate in nessun momento.
    • L'applicazione visualizza un messaggio di conferma per l'accesso all'ospite NRG.
    Livello carta del giocatore
    Il livello associato al giocatore. Questo valore viene impostato automaticamente in base al valore specificato nel campo Calcolatore omaggi dell'interfaccia cliente/partner preconfigurata.
    Numero ID
    Specificare il numero del documento d'identità fornito.
    Nota: questo valore viene mascherato se il valore del parametro MASKPASSPORTIDNUMBER della struttura ricettiva è impostato su ID.
    Corpo armato
    Specificare il reparto delle forze armate a cui appartiene l'ospite. ad esempio: Air Force, Navy, Army e così via. Questo campo è utilizzato solo per le forze armate statunitensi.
    Livello
    Specificare il grado dell'ospite. Questo campo è utilizzato solo per le forze armate statunitensi.
    Livello retributivo
    Specificare il livello retributivo dell'ospite. Questo campo è utilizzato solo per le forze armate statunitensi.
    Classificazione
    Specificare la classificazione dell'ospite. Gli ospiti sono limitati ai tipi di camera che rientrano nella rispettiva classificazione. Questo campo è utilizzato solo per le forze armate statunitensi.
  12. Fare clic su Modulo di registrazione. Viene visualizzato un modulo di registrazione. Stampare o esportare il modulo di registrazione, in base alle esigenze. Viene visualizzata la pagina Vista record e il simbolo indica che il processo del modulo di registrazione è stato completato.
    Nota: se durante la configurazione della struttura ricettiva è stata selezionata l'opzione Modulo di registrazione necessario per il check-in, per poter completare il check-in dell'ospite è necessario generare un modulo di registrazione.
  13. Fare clic su Genera chiavi. Viene visualizzata la pagina Genera chiavi che mostra i dettagli dell'ospite selezionato.
    Nota: se durante la configurazione della struttura ricettiva è stata selezionata l'opzione Richiedi generazione chiave, per poter completare il check-in dell'ospite è necessario generare una chiave.

    Vedere Generazione di chiavi camera.

  14. Fare clic su Ricevuta per effettuare le registrazioni durante il check-in dell'ospite.
  15. Fare clic su Esperienza avanzata. Viene visualizzata la pagina Esperienza avanzata, che consente di aggiungere alla prenotazione ospite piani alimentari, articoli aggiuntivi, pacchetti e combinazioni di articoli, ad esempio: pacchetto golf, trattamenti SPA, massaggi, birra, vino, champagne e cesti regalo. Gli articoli per un'esperienza avanzata sono configurati per piani alimentari, articoli diversi da camera e combinazioni di articoli nel modulo Tariffe e vendite e possono essere aggiunti a una prenotazione ospite in qualsiasi momento durante un soggiorno ospite, incluso il giorno della partenza.
  16. Specificare le seguenti informazioni:
    Tipo di articolo
    Selezionare il tipo di articolo per un'esperienza avanzata da aggiungere.
    Articolo
    Specificare l'elemento per un'esperienza avanzata da aggiungere. I valori dei campi Quantità e Frequenza vengono compilati automaticamente. Modificare il valore Quantità in base alle proprie esigenze.
    Data di inizio
    Specificare la data di inizio validità dell'articolo per un'esperienza avanzata.
    Data di fine
    Specificare la data di fine validità dell'articolo per un'esperienza avanzata.
    Controllo prezzi
    Selezionare per addebitare l'articolo per ogni adulto, bambino, persona o camera.
  17. Fare clic su Salva.
  18. Aggiungere altri articoli per un'esperienza avanzata, se necessari, e fare clic su Chiudi. La prenotazione ospite viene aggiornata con informazioni sull'articolo per un'esperienza avanzata e il simbolo indica che il processo di esperienza avanzata è stato completato.
  19. Fare clic su Dettagli tariffa. Viene visualizzata la pagina Dettagli tariffa.
  20. Fare clic su Espandi/Comprimi per visualizzare un riepilogo dettagliato delle tariffe delle camere, delle tariffe dei pacchetti, delle combinazioni di articoli diversi da camera e degli articoli per un'esperienza avanzata per ogni data di prenotazione. Passando il cursore del mouse su un articolo del riepilogo tariffe, vengono visualizzate anche informazioni dettagliate sulla prenotazione associata alla camera.
  21. Visualizzare le informazioni di riepilogo e fare clic su Chiudi.
  22. Fare clic su Messaggi. Viene visualizzata la finestra Messaggi, che consente di aggiungere messaggi, richieste di azioni interne, richieste di chiamate di sveglia e altri tipi di messaggi per una prenotazione ospite.
  23. Specificare le seguenti informazioni:
    Tipo
    Selezionare il tipo di messaggio da aggiungere, ad esempio Chiamata di sveglia. Alcuni campi risulteranno abilitati o disabilitati nella sezione Dettagli messaggio in base al tipo di messaggio selezionato.
    A
    Selezionare il destinatario del messaggio, ad esempio il nome dell'ospite di cui è in corso il check-in.
    Da
    Specificare chi sta inviando il messaggio, ad esempio un altro ospite o il personale dell'albergo.
    Telefono
    Specificare il numero di telefono che il destinatario deve chiamare in merito al messaggio.
    Completato
    Selezionare per indicare che il messaggio è stato consegnato.
    Cancellata
    Selezionare per indicare che non è più necessario gestire o consegnare il messaggio.
    Data/ora promemoria
    Specificare una data e un'ora in cui generare un promemoria relativo al messaggio.
    Argomento
    Specificare una breve descrizione del messaggio per indicarne l'oggetto.
    Messaggio
    Specificare il messaggio effettivo.
    Urgente
    Selezionare per indicare che il messaggio è urgente.
    Ha richiamato
    Selezionare per indicare che il messaggio è stato ricevuto dal destinatario, che ha tentato di richiamare.
    Telefonare al numero
    Selezionare per indicare che il mittente del messaggio desidera essere richiamato dal destinatario.
    Richiamerà
    Selezionare per indicare che il mittente del messaggio chiamerà di nuovo nel tentativo di contattare il destinatario.
  24. Fare clic su Salva. Il messaggio viene aggiunto alla prenotazione ospite.
  25. Aggiungere eventuali altri messaggi se necessario e fare clic su Chiudi. Il simbolo indica che sono stati aggiunti messaggi alla prenotazione ospite.
  26. Fare clic su Note. Viene visualizzata la finestra Note. È possibile inserire le note in modo che possano essere visualizzate solo dal personale dell'albergo o condivise con l'ospite.
  27. Specificare le seguenti informazioni:
    Nota sulla prenotazione
    Specificare una nota che il personale dell'albergo deve visualizzare in merito alla prenotazione ospite.
    Nota ospite
    Specificare una nota da condividere con l'ospite.
    Stampa su conferma
    Selezionare per stampare la nota sulla conferma generata dalla prenotazione.
    Nota privata
    Selezionare per indicare che la nota è privata e non deve essere stampata sul modulo di conferma o di registrazione ospite.
  28. Fare clic su Salva. La nota viene aggiunta alla prenotazione ospite.
  29. Aggiungere eventuali altre note, se necessario, e fare clic su Chiudi. Il simbolo indica che sono presenti note sulla prenotazione ospite.
  30. Fare clic su Modifica soggiorno ospite. Il sistema visualizza la pagina Soggiorno ospite relativa alla prenotazione ospite.

    Fare riferimento a Gestione dei dettagli relativi agli ospiti.

  31. Fare clic su Check-in. Viene eseguito il check-in della prenotazione ospite. Lo stato della prenotazione ospite è impostato su Presente e lo stato delle pulizie della camera ospite è impostato su Occupata. Se il parametro CKINCKUPSTATUS della struttura ricettiva è selezionato e alla camera è assegnato lo stato Da verificare, viene visualizzato un messaggio in cui si specifica che lo stato della camera è Confermata e vengono indicate la data e l'ora dell'ultima pulizia.
    Nota: se per una struttura ricettiva è abilitata la fatturazione fiscale della caparra, ogni volta che viene registrata una caparra, il sistema registra nel conto ospite i valori Addebito caparra (importo netto e importo dell'imposta) e Imposta caparra. Quando l'ospite effettua il check-in, le righe Addebito caparra e Imposta caparra vengono compensate con contro-registrazioni e la riga Pagamento caparra viene compensata con una transazione A registro ospiti. Nella ricevuta ospite viene registrato anche un credito per la transazione caparra. È possibile visualizzare queste transazioni nelle schede Caparra e Ricevuta della schermata Conto. Le funzioni di fatturazione fiscale della caparra sono abilitate o meno per le strutture ricettive in base all'impostazione del parametro di installazione ADTAXINV della struttura ricettiva.

    Per ulteriori informazioni su ADTAXINV, fare riferimento a Parametri per la struttura ricettiva.

    Se si effettua il check-in di una prenotazione che fa parte di un insieme di prenotazioni associate, come ultimo passaggio del processo di check-in viene visualizzata una finestra a comparsa in cui sono elencate le prenotazioni rimanenti appartenenti allo stesso gruppo di prenotazioni associate per le quali è necessario effettuare il check-in.