Modifica delle prenotazioni dei soggiorni ospite mediante la Procedura guidata soggiorno

La schermata Procedura guidata soggiorno consente di applicare modifiche alla camera, al tipo di camera, al piano tariffario e alla tariffa durante il soggiorno di un ospite. Gli aggiornamenti apportati alla prenotazione del soggiorno ospite nella scheda Vista record vengono applicati all'intero soggiorno, mentre la Procedura guidata soggiorno consente di programmare le modifiche alla camera, al piano tariffario e al tipo di camera durante il soggiorno, oltre a fornire istruzioni sulle tariffe per sostituirle o mantenerle oppure per calcolare un nuovo preventivo relativo alle camere e ai tipi di camera.

Locazione: non è possibile modificare le locazioni mediante la Procedura guidata soggiorno. Ogni data della locazione viene visualizzata per giorno o per intervallo di date, con le sole date di inizio e di fine del programma di locazione definite in base al parametro RATEDETAILSDATERANGEDISPLAY della struttura ricettiva. Le tariffe e gli oneri di locazione non sono indicati, mentre invece sono visualizzati la data di inizio e di fine locazione e l'importo totale delle spese di locazione. Le date di soggiorno precedenti alla data di inizio o successive alla data di fine della locazione vengono visualizzate consecutivamente quando la camera, il tipo di camera, il piano tariffario, l'importo della spesa, il motivo della modifica tariffaria e la tariffa originaria hanno lo stesso valore.

Elaborazione della valuta estera: è possibile modificare i valori di Tariffa (Valuta struttura ricettiva) o di Valuta ospite. Se si specifica un valore in uno dei campi, il valore dell'altro viene calcolato automaticamente. Se il tasso di cambio è bloccato, per calcolare il valore dell'altro campo viene utilizzato il tasso bloccato. Se il tasso di cambio non è bloccato, per calcolare il valore dell'altro campo viene utilizzato il tasso di cambio corrente.

  • Tariffa: la tariffa è sempre visualizzata nella valuta della struttura ricettiva.
  • Valuta ospite: in questo campo viene visualizzata la tariffa nella valuta dell'ospite.

Quando la valuta dell'ospite e quella della struttura ricettiva coincidono, il campo Valuta ospite è disabilitato ed è quindi possibile modificare soltanto il campo Tariffa.

Quando la valuta dell'ospite non coincide con quella della struttura ricettiva, sono possibili i due seguenti scenari:

  • Pano tariffario in valuta estera: se nel campo Piano tariffario è impostato un piano tariffario in valuta estera, è possibile modificare il valore del campo Valuta ospite.
  • Preventivo di cortesia: se nel campo Piano tariffario è impostato un piano tariffario nella valuta della struttura ricettiva ed è specificata la valuta dell'ospite, per calcolare il valore del campo Tariffa viene utilizzato il tasso di cambio corrente. Il valore del campo Tariffa può essere modificato.

Se il piano tariffario è espresso nella valuta della struttura ricettiva ed è stata impostata la valuta dell'ospite, viene sempre utilizzato il tasso di cambio corrente. L'utente può modificare il campo Tariffa.

Nota: 
  • Se si specifica un nuovo piano tariffario per un record soggiorno ospite con stato Presente o Prenotato e un'attività è collegata al piano tariffario dell'articolo diverso da camera, l'applicazione crea un'attività con stato In sospeso. La Procedura guidata soggiorno è accessibile anche dalla scheda Condivisioni della schermata Soggiorno ospite. Tutte le modifiche apportate a un soggiorno ospite sono applicabili a tutte le condivisioni e ai relativi componenti. Fare riferimento a Creazione di condivisioni.
  • Per i pagamenti in contanti di importo elevato è possibile richiedere l'approvazione del supervisore. Vedere Approvazione del supervisore tramite app mobile.

Per modificare la prenotazione di un ospite mediante la Procedura guidata soggiorno, effettuare le seguenti operazioni:

  1. Selezionare Reception > Soggiorno ospite.
  2. Nella scheda Vista elenco fare doppio clic sul record soggiorno ospite da modificare. Verrà visualizzata la scheda Vista record.
  3. Fare clic su Procedura guidata soggiorno. Viene visualizzata la finestra Procedura guidata soggiorno.
  4. Dall'elenco Vista dettagli selezionare il record da modificare.
  5. Specificare le seguenti informazioni:
    Data di inizio
    Immettere la data di inizio per la modifica del soggiorno ospite.
    Data di fine
    Immettere la data di fine per la modifica del soggiorno ospite. Le modifiche al soggiorno ospite sono applicabili solo alle date specificate in questo intervallo.
    Camera
    Specificare la camera per la modifica del soggiorno ospite. Se per la prenotazione ospite è stata assegnata un'altra camera, la camera esistente verrà sostituita con quella impostata per l'intervallo di date specificato. Se si utilizza il metodo di rotazione delle camere, le camere con il minor numero di punti totali vengono visualizzate in cima all'elenco. Se viene applicato il metodo di rotazione delle camere di proprietà e la camera in cima all'elenco non viene assegnata, verrà chiesto di specificare il motivo. Vedere Informazioni sulla rotazione delle camere.
    Istruzione di disponibilità
    Specificare l'istruzione relativa alla disponibilità per la modifica del soggiorno ospite. Le opzioni disponibili sono Consenti overbooking, Consenti limitazioni e Solo disponibili. Se si seleziona Consenti overbooking, è possibile confermare la modifica a una camera già prenotata e per la quale i dati sull'occupazione dell'ospite non sono effettivamente disponibili. Se si seleziona Consenti limitazioni, è possibile confermare una modifica a una camera con limitazioni. Se infine si seleziona Solo disponibili, è possibile confermare una modifica solo per una camera disponibile.
    Tipo di camera
    Specificare il tipo di camera per la modifica del soggiorno ospite. Se per la prenotazione ospite è stato assegnato un altro tipo di camera, il tipo di camera esistente verrà sostituito con quello impostato per l'intervallo di date specificato.
    Nota: 
    • Il tipo di camera deve essere presente nell'inventario per l'intera durata del soggiorno ospite.
    • È necessario selezionare un tipo di camera per cui la casella di controllo ROH (Run of House) della schermata Tipo di camera non è selezionata.
    • Quando viene impostato il tipo di camera Suite, l'applicazione assegna automaticamente la camera per le date disponibili. Per l'assegnazione automatica delle camere, è necessario che il parametro AutoAssignSuiteOnCreate della struttura ricettiva sia selezionato.
    Piano tariffario
    Specificare il piano tariffario per la modifica del soggiorno ospite. Se per la prenotazione ospite è stato assegnato un altro piano tariffario, il piano tariffario esistente verrà sostituito con quello impostato per l'intervallo di date specificato.
    Nota: se per una data di arrivo specifica si modifica questo valore con il piano tariffario per il quale sono definiti oneri accessori, tali oneri vengono impostati automaticamente nella schermata Soggiorno ospite.
    Percentuale/Importo commissione
    I campi Percentuale commissione e Importo commissione vengono visualizzati nella schermata quando l'importo o la percentuale della commissione del soggiorno ospite cambia durante il soggiorno. I valori di questi campi vengono ricavati automaticamente dai valori di Commissione memorizzati per il soggiorno ospite. I campi sono modificabili quando i valori di Commissione non provengono da una prenotazione di gruppo.
    Istruzioni tariffa
    Specificare le istruzioni relative alla tariffa per la modifica del soggiorno ospite. Le opzioni disponibili sono Sostituzione, Nuovo preventivo e Mantieni tariffa. L'opzione Sostituzione consente di sostituire l'importo della tariffa applicato al soggiorno ospite con una nuova tariffa specificata manualmente. L'opzione Nuovo preventivo consente di fornire all'ospite un nuovo preventivo per il costo della camera e del tipo di camera in base al piano tariffario specificato. Selezionare Mantieni tariffa quando non vi sono camere disponibili del tipo specificato nella prenotazione e per l'ospite è possibile prenotare un tipo di camera diverso allo stesso costo della prenotazione originaria, senza creare un nuovo preventivo.
    Tariffa
    Se per Istruzioni tariffa si seleziona Sostituzione, immettere la nuova tariffa.
    Motivo tariffa
    Se è stata selezionata l'opzione Sostituzione o Mantieni tariffa, specificare il motivo della modifica tariffaria.
  6. Fare clic su Salva. Il soggiorno ospite viene aggiornato.
    Nota: in alcuni casi, sulla barra dei messaggi viene visualizzato un messaggio di conferma in cui viene chiarito un aspetto della modifica del soggiorno ospite e viene chiesto se si desidera continuare. Fare clic su per procedere con la modifica e chiudere la barra dei messaggi oppure fare clic su No per annullare la modifica.
  7. Apportare eventuali altre modifiche al soggiorno ospite e fare clic su Chiudi. Verrà visualizzata la scheda Vista record.
    Nota: 
    • Se si fa clic sul codice del modello di prenotazione o sull'ID dell'offerta, viene visualizzata la schermata Modello di prenotazione ed è possibile esaminare i dati del modello associati.
    • Inclusione del modello di servizio: quando si modifica il piano camere, il tipo di camera o il modello di prenotazione nella schermata Procedura guidata soggiorno, il processo di servizio collega il nuovo modello di servizio alla prenotazione in base alla regola di applicazione associata al modello.
      • La data di arrivo della prenotazione ospite deve coincidere o essere compresa tra i valori di Data di inizio servizio e Data di fine servizio.
      • È possibile collegare più modelli di servizio alla prenotazione ospite. Quando si modifica la data di prenotazione, il modello di servizio esistente viene rimosso.